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Fatturazione online con Zoho Invoice

di Gianfranco Budano

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Come utilizzare in pratica l'applicazione Web di Zoho per creare e registrare le fatture direttamente online

La progressiva migrazione delle applicazioni aziendali su Internet sembra favorire un notevole abbattimento di costi relativi ai software aziendali e rende l’innovazione alla portata di tutte le tasche, soprattutto a vantaggio delle piccole imprese.

Anche la fatturazione non è più appannaggio di grosse aziende informatiche con sofisticati ed onerosi prodotti contabili; per professionisti e piccole imprese, che gestiscono un esiguo numero di fatture, è disponibile un nuovo servizio on line: Zoho Invoice.

Il servizio richiede la registrazione di un account ed offre la possibilità di provare il wizard di fatturazione gratuitamente, ovvero è possibile creare gratis le prime 5 fatture. Uno schematico piano tariffario ci consentirà di scegliere il profilo più consono al numero di fatture che produciamo mensilmente: si parte da 5 dollari al mese per 25 fatture e si arriva ad un abbonamento da 35 dollari per 1500 fatture mensili. Qualunque profilo ci consentirà sempre di usufruire del servizio senza limitazioni di funzionalità.

Ora diamo un’occhiata a come funziona il servizio seguendo il comodo wizard, che ci porta passo passo verso la creazione dello schema della fattura.

Una volta effettuata la registrazione di un nuovo account sull’home page di Zoho, dopo il login, scegliamo di accedere al servizio Zoho Invoice ed arriviamo sulla prima schermata di inserimento delle informazioni aziendali.

Come si vede nell’immagine, abbiamo a disposizione un’area contatti, nella quale possiamo specificare il referente della fatturazione: il suo nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono e fax.

È bene ovviamente conoscere in minima parte la normativa relativa alla fatturazione, in modo da non omettere informazioni indispensabili ai fini fiscali. Oltre ai dati relativi all’azienda – nome, sede, indirizzo, etc. – ricordiamoci di inserire la partita IVA e il Codice Fiscale, abbiamo a disposizione dei campi liberi e personalizzabili.

La fase successiva è dedicata agli elementi grafici della fattura, e precisamente ai loghi. Possiamo infatti scegliere un logo per personalizzare Zoho Invoice e un logo per personalizzare la fattura.

In entrambi i casi – “System Logo” e “Invoice Logo” – cliccando sul link “Change” si aprirà una casella con il pulsante “Sfoglia” che ci consentirà di cercare il logo migliore fra le nostre immagini, mentre il servizio ci ricorda le dimensioni massime che possiamo sfruttare per questo “stemma aziendale” (140x60px nel caso per il logo sul Web e 580x250px per il logo sulla fattura).

Andiamo allo step successivo cliccando su “Save & Next”. Qui possiamo impostarela valuta della fattura e la zona di riferimento del servizio. Per default, il sistema lavora con dollari americani e sulla time zone USA, ma dalla casella a cascata possiamo ovviamente modificare la valuta in Euro, e la time zone in “Amsterdam, Berlin, Bern, Rome, Stockholm, Vienna”.

Clicchiamo di nuovo su “Save & Next” e passiamo ad impostare la tassa da applicare in fattura: per l’IVA il servizio prevede la possibilità di inserire la percentuale e il nome della tassa, o di escludere la tassa scegliendo di inserire in fattura direttamente il valore finale del bene fatturato, optando, dalla casella a discesa, per ItemAmount+Tax.

Passiamo dunque alla videata relativa all’aspetto della fattura; il servizio ci offre diversi layout già pronti:

ma qualora non fossimo soddisfatti, nella tab “Custom”, abbiamo la possibilità di creare un layout personalizzato, seguendo lo schema offerto, cui si accede cliccando su “Add Template”.

Per questo esempio abbiamo optato per il layout preconfezionato Classic, quindi possiamo passare senza sforzo alla videata successiva.

Contrariamente ad un modello di fattura basato su uno schema aperto, magari realizzato in Excel senza particolari controlli sui duplicati, questo servizio offre la possibilità di tenere conto della numerazione progressiva richiesta per le fatture e ci consente anche di anteporre una sigla al numero per contraddistinguere i servizi o prodotti che si stanno fatturando.

I campi vuoti consentono di inserire annotazioni sul servizio o prodotto fatturato e i termini di pagamento o note di altro genere

Come tutti i servizi online di nuovissima concezione, non poteva mancare la possibilità di effettuare il pagamento della fattura tramite PayPal. Un apposito campo conterrà il nostro indirizzo e-mail associato al servizio PayPal e spuntando l’opzione “Notify me on online payments”, verremo avvisati dell’avvenuto pagamento.

Nel passaggio successivo possiamo impostare i termini di pagamento che utilizzeremo per le fatture (15, 30, 45, 60 gg). Abbiamo anche la possibilità di impostare more per i ritardi dei pagamenti ma nell’esempio non lo facciamo.

Andando avanti, possiamo preparare dei testi preconfezionati per:

  • lettera di ringraziamento al cliente da allegare alla fattura, personalizzabile nei vari dettagli
  • notifica dell’emissione della fattura
  • sollecito di pagamento, anch’esso già precompilato e personalizzabile con i dati del cliente, della fattura scaduta e con un link a PayPal per il pagamento immediato

Vediamo un esempio di promemoria automatico da inviare alla scadenza del pagamento. Utilizziamo l’opzione Configure Message della sezione Payment Reminders.

Sul lato destro del box per le lettere troviamo le diverse voci che ci consentono di personalizzare i dati.

L’ultimo di questi passaggi iniziali, è l’impostazione della firma, che deve venire stampata sulla fattura.

Conclusa questa fase preparatoria possiamo inserire i dati cliente e sfruttare il database messo a disposizione dal servizio di fatturazione online di Zoho, per trarre alcuni interessanti dati circa le scadenze e le vendite.

Ora la pagina iniziale del servizio si presenta diversa, perché il servizio mostra subito i crediti in scadenza con i relativi importi (che nel nostro caso non sono ancora stati inseriti).

Clicchiamo quindi sulla tab “Customers” e procediamo all’inserimento del nuovo cliente. Possiamo di creare un database dei clienti e delle fatture, in modo da poter trarre dei report indicativi dell’attività economica sottostante.

Clicchiamo su “New Customer” per accedere alla pagina di inserimento dei dati del cliente. Nel primo campo inseriamo il nome del cliente (che ovviamente deve corrispondere alla ragione sociale o ditta del cliente) e nel secondo campo selezioniamo dal menu a discesa la forma di pagamento (net 15, 30 giorni, etc.).

Nell’area “Contact Details” inseriamo tutti i dati personali del cliente: nome, cognome, e-mail e telefono; per aggiungere un nuovo campo, clicchiamo su “Add new contact” e per toglierne uno clicchiamo sulla “X” a sinistra del campo.

Nell’area “Address” inseriamo i dati relativi all’indirizzo di fatturazione e a quello di spedizione se essi sono diversi, altrimenti lasciamo la spunta all’opzione “Same as billing address”.

Il servizio lascia spazio all’inserimento di dati aggiuntivi che possono riguardare il cliente o il regolamento dei rapporti con questi, come ad esempio il tipo di IVA, eventuali sconti da ricordare, eventuali merci o servizi ancora da fatturare, etc.

A questo punto clicchiamo su “Save customer” per aggiungere il cliente al database. Cliccando nuovamente sulla tab “Customers”, possiamo verificare che il cliente sia effettivamente stato aggiunto, perché il nome dovrebbe apparire nella lista dei clienti.

Passiamo ora ad inserire l’oggetto da fatturare dalla tab “Item”: questo può essere un articolo o un servizio; clicchiamo su “New item” per aggiungerne uno e compiliamo i dati con il nome dell’articolo o servizio, la descrizione, il prezzo e la tassazione.

Nota: essendo il servizio ancora solo con un front-end americano, il prezzo, se comprensivo di decimali, deve avere il punto e non la virgola; inoltre poiché abbiamo impostato l’IVA al 20%, possiamo selezionare la relativa voce nel menu a cascata “Tax”.

Cliccando ora sulla tab “Item” verifichiamo gli inserimenti effettuati: nella parte sinistra della finestra clicchiamo su “All Item” per visualizzare tutti gli oggetti di fatturazione inseriti.

Se vogliamo apportare modifiche agli oggetti in lista, clicchiamo sulla piccola icona a forma di matita a destra di ognuno; se dobbiamo fatturare il singolo oggetto, clicchiamo sull’icona a forma di paginetta a destra dell’oggetto; se, infine, dobbiamo fatturare tutti gli oggetti in lista, mettiamo la spunta a tutti e clicchiamo sul link Create Invoice.

In quest’ultimo caso sarà generata automaticamente la fattura contenente tutti gli articoli selezionati, e dovremo scegliere, nel primo campo, dal menu a cascata, il cliente cui vogliamo fatturare. Se il cliente non dovesse figurare in elenco, clicchiamo sul segno “+” accanto al campo e inseriamo il nuovo cliente nel database, come visto in precedenza.

Se tutti i campi sono a posto, clicchiamo su Save as Draft o su Save and send (se vogliamo inviarla subito). Nel primo caso verrà caricata l’anteprima della fattura, con possibilità di esportarla in PDF, cliccando sull’icona “Export” o di inviarla via posta elettronica, cliccando su “Send”. In qualsiasi momento possiamo modificarla, stamparla o cestinarla, cliccando sulle rispettive icone:

Cliccando sul link “Add Payment” possiamo registrarne il pagamento se è già avvenuto:

In tal caso, clicchiamo anche sulla tab “Report” per vedere la nostra situazione finanziaria a seguito dell’incasso: è possibile fare una sorta di estratto conto, settando le date di riferimento e cliccando su Show Report.

Concludiamo con una nota aggiuntiva sulla funzionalità di report: nella sezione a sinistra, possiamo modificare il report, effettuando un estratto della fatturazione per articolo o per cliente, così da poter monitorare sia la tipologia degli articoli o servizi che si vendono maggiormente, sia i clienti più fedeli o che acquistano di più. Si ottiene così un servizio aggiuntivo che non tutti i programmi di fatturazione sono deputati a svolgere.

Se infine clicchiamo nuovamente sulla tab “Home” troveremo tutte le fattura create e quelle in scadenza.

 

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