Stampare a colori tenendo bassi i costi: panoramica sulle tecnologie

di Alessandro Vinciarelli

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Anche negli uffici delle piccole e medie imprese si cominciano a valutare i benefici della stampa a colori. Ecco quali sono i vantaggi e i motivi per lasciare il bianco e nero

Anche negli uffici delle piccole e medie imprese si cominciano a valutare i benefici della stampa a colori. Ecco quali sono i vantaggi e i motivi per lasciare il bianco e nero.

La stampa a colori è uno dei punti di discussione in ogni ufficio, società, impresa. Le domande a cui spesso, con poche informazioni, si cerca di dare una risposta sono del tipo:

  • A cosa serve comprare una stampante a colori se già ne sono presenti in bianco e nero?
  • Come è possibile coniugare la stampa a colori con una spesa contenuta?
  • Quali sono le tecnologie e i prodotti di stampa offerti dal mercato? E se si avesse bisogno di una stampa di tipo professionale?

Questo articolo cercherà di risolvere questi apparentemente semplici quesiti andando prima di tutto a sottolineare come il colore può avere un impatto tangibile sull’immagine aziendale e arrivando a mostrare quali sono le possibili alternative d’acquisto in ogni ambito sia professionale sia non professionale.

Il motivo per cui la stampa a colori non è ancora così diffusa, soprattutto nelle piccole e medie imprese, è che in molti casi decisioni sull’acquisto di stampanti vengono fatte ancora basandosi su idee e presupposti ormai datate. Il fatto è che i sistemi di stampa sono cambiati e il preconcetto che vuole che la stampa a colori sia sempre svantaggiosa non è più valido. Fino a poco tempo fa infatti stampare a colori, a meno di non centellinare l’uso della stampante, significava sprecare molti soldi. Oggi invece anche per la varietà di offerta presente sul mercato la stampa a colori può risultare uno strumento efficace per il miglioramento dell’immagine per l’azienda stessa.

Sì, perché anche se ad uno sguardo poco attento può passare inosservato, l’uso del colore nelle stampe può trasformarsi in un utile strumento di marketing. Questo per due motivi, che vedremo nella pagina successiva.

Primo perché spesso si sottovaluta la versatilità di una stampante e la sua capacità di stampa in diversi formati, siano essi biglietti da visita o buste per le lettere personalizzate, solo per fare due esempi. Ovviamente “producendo” in proprio queste tipologie di servizi si tagliano fuori tutti quei costi legati a servizi di stampa esterni e tipografie, ma non solo. Produrre biglietti da visita dall’interno, infatti, riduce notevolmente gli sprechi di materiale e le stampe eccessive. Tutto sta nella scelta della stampante e nell’accuratezza con la quale si vanno a sondare le sue caratteristiche di versatilità. Se la nostra azienda utilizza molto backup o diffusione di informazioni su Cd, esistono delle stampanti a colori, con il loro corredo di software in dotazione, che permettono di stampare anche per questi supporti.

In secondo luogo, perché come dimostrano studi affidabili, l’utilizzo del colore porta a risultati sorprendenti soprattutto nel:

  • aumentare il ricordo: crescita del 60%
  • comprensione del testo: crescita del 60%
  • catturare l’attenzione: crescita del 60%
  • identificazione del marchio: crescita del 70%

Come accennato le stampanti a colori, anche quelle con prezzo di vendita contenuto, hanno oggi raggiunto, un livello tecnologico notevole e molte possiedono meccanismi cosiddetti “a passaggio singolo”, analogo agli strumenti utilizzati in tipografia per stampare riviste, che offrono vantaggi sia dal punto di vista dei costi che della qualità.

Dal punto di vista dei costi è importante ricordare una cosa che può sembrare banale. Il costo di una singola pagina dipende sostanzialmente dal rapporto tra la superficie coperta dal colore e quella lasciata bianca, o scritta in bianco e nero. Inoltre costi diversi si hanno a seconda del numero di toner che intervengono sulla pagina e quindi dal colore o dai colori scelti. Questo per dire che se la scelta delle stampe e dei colori viene fatta con accuratezza, il costo di una stampa a colori si avvicina, e quasi corrisponde, al costo di una pagina in bianco e nero.

In ogni caso, a differenza del passato, abbiamo diverse possibilità per la stampa a colori, ognuna utile a seconda delle esigenze di produzione dei documenti. Queste possibilità possono essere riassunte nelle seguenti categorie:

  • stampa offset
  • stampa digitale / copisteria
  • stampanti a colori di rete

Ognuna di queste ha i suoi vantaggi e svantaggi e il loro utilizzo deve essere valutato di volta in volta per ridurre al minimo i costi.

Nel primo caso, quello della stampa offset, il lavoro viene richiesto a terzi e risulta conveniente quando si tratta di documenti che superano 5.000 pagine e quando la scadenza di consegna non è importante. Spesso richiede giorni o settimane e potrebbe comportare costi di spedizione e trasporto. Inoltre spesso in questi casi il rischio è quello di dimensionare erroneamente il numero di copie e rimanere quindi con un numero elevato di documenti stampati inutilmente.

Nel secondo caso la convenienza si ha quando il numero di copie non è inferiore alle mille unità. Come il precedente, il prodotto spesso ha una qualità che supera quello di una normale stampante a colori aziendale, ma una volta richiesto il lavoro il livello di personalizzazione si riduce a zero.

Nell’ultimo caso ci troviamo ad utilizzare le stampanti di rete a colori interne all’azienda stessa. È conveniente quando il numero di stampe non è troppo elevato in quanto il costo per pagina cresce al crescere del volume di stampe. I vantaggi sono evidenti anche nei costi di trasporto o spedizione e nei tempi di attesa ridotti a zero. Inoltre, a differenza delle precedenti due soluzioni, i dati e le informazioni contenute nei documenti hanno un livello di sicurezza e protezione molto elevato.