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Dematerializzazione e digitale: soluzioni e best practice

di Redazione PMI.it

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Esempi virtuosi di realtà puntano sulla dematerializzazione investendo sui servizi digitali qualificati offerti da Aruba Enterprise.

Il processo di digitalizzazione in Italia ha compiuto numerosi passi in avanti negli ultimi anni, tuttavia l’emergenza sanitaria degli ultimi mesi ha in qualche modo accelerato ulteriormente la digital transformation imponendo nuove sfide da affrontare. Se da un lato i provider stanno permettendo a tutti di fruire di servizi indispensabili da qualsiasi postazione di lavoro, dall’altro le aziende sono consapevoli di quanto questo tipo di servizi possano rivelarsi fondamentali per mandare avanti il proprio business ed evitare interruzioni.

Un ruolo primario è affidato ai Trust Services, i servizi fiduciari qualificati utilizzati per la dematerializzazione e l’ottimizzazione di processi interni alle aziende che diventano il fulcro di tutti i progetti e le soluzioni IT. Aruba Enterprise traccia alcuni esempi virtuosi di realtà che favoriscono il proprio business proprio attraverso i Trust Services, sapendo cogliere i vantaggi che derivano dalla semplificazione dei propri processi aziendali e lo spostamento verso il paperless.

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Banca IFIS, ad esempio, ha mirato a un duplice traguardo. Per la dematerializzazione della documentazione gestita durante le attività degli agenti in ambito NPL (crediti deteriorati) è stato ideato un processo che prevede l’utilizzo di una soluzione di Firma Elettronica Avanzata (FEA) in modalità Grafometrica, il servizio di Marca Temporale e la Conservazione Digitale a Norma di tutta la documentazione. Per la digitalizzazione del processo di raccolta dei riconoscimenti di debito e degli accordi di dilazione mediante Call Center, invece, è stata progettata una soluzione integrata di strumenti e procedure per la registrazione, la Marcatura Temporale e la Conservazione Digitale a norma dei file audio prodotti durante le operazioni dei Call Center.

Andando incontro alla necessità di ARPAT (Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana) di diventare una PA paperless, è stato implementato un software proprietario, sviluppato e customizzato internamente che rende possibile la produzione originale in digitale di tutti i documenti. L’Agenzia ha iniziato anche a utilizzare una soluzione di Posta Elettronica Certificata integrata con il sistema di protocollo e gestione documentale, per poi dotare il proprio organico anche di Firme Digitali e Firme Digitali Remote.

Regione Veneto, nel Comune di Caprino Veronese, è stata pioniera di una soluzione per digitalizzare la presentazione del biotestamento con un sistema conforme con la normativa vigente, accessibile e usufruibile presso gli sportelli dell’anagrafe comunale. La soluzione implementata prevede la predisposizione, presso gli sportelli comunali dove viene presentata la DAT (Dichiarazione Anticipata di Trattamento), di una tavoletta grafometrica collegata a una postazione desktop e un’applicazione per la raccolta dei vettori grafometrici.

Il Consiglio Nazionale degli Ingegneri (CNI) aveva invece bisogno di dotare tutti gli iscritti di caselle di Posta Elettronica Certificata per ottimizzare le comunicazioni tra enti e ingegneri iscritti all’Ordine e tra gli ingegneri stessi. Grazie a una soluzione avanzata di PEC è stato possibile rendere riconoscibili tutti gli iscritti attivando delle PEC su dominio@ingpec.eu, in modo tale che ogni ingegnere possa essere univocamente definito.

Il percorso intrapreso nel progetto di ‘Scuola Digitale’ ha visto l’utilizzo di diverse soluzioni, dalla Firma Digitale Remota alla Firma Grafometrica, con l’obiettivo di snellire specifici processi che avvengono quotidianamente nelle segreterie scolastiche.

Le trasformazioni hanno coinvolto le scuole ma anche software house, come Axios Italia, che mettono a disposizione prodotti facili da utilizzare, formazione e supporto nei processi informatici e amministrativi.

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