Aziende costituite in forma societaria e professionisti hanno ancora solo fino a martedì 29 novembre, per comunicare al Registro delle Imprese della Camera di Commercio il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata, PEC, secondo quanto previsto dalla Legge n. 2 del 28 gennaio 2009 (conversione del Decreto Legge 185/2008).
Dotarsi di PEC è obbligatorio (come specificato nella Circolare 3645/C, diffusa il 3 novembre 2011 dal Ministero dello Sviluppo economico) per le società di capitali e di persone, per le società semplici, le società cooperative, quelle in liquidazione e quelle estere che hanno nel nostro Paese una o più sedi secondarie.
La scadenza della prossima settimana è stata fissata per le imprese costituite in forma societaria prima del 29 novembre 2008, data dell’entrata in vigore del DLgs 185/2008: per le aziende fondate in seguito, tale obbligo era- ed è tuttora- da attuare contestualmente all’iscrizione al Registro delle Imprese. Sono tenuti a dotarsi di PEC anche i professionisti iscritti ad albi o elenchi e (obbligatoriamente dal 2008) le pubbliche amministrazioni, ma non le ditte individuali.
Ma cos’è e a cosa serve la PEC? La casella di posta elettronica certificata costituisce un mezzo di comunicazione simile a quello della posta elettronica tradizionale, che ha però i vantaggi della sicurezza e certificazione della trasmissione. E’ uno strumento che consente di recapitare al mittente una ricevuta a seguito dell’invio del suo messaggio, fornendo così alle comunicazioni e ai documenti eventualmente allegati spediti tramite posta elettronica un valore legale pari a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale, in conformità a quanto prescritto dal CAD, Codice di Amministrazione Digitale.
La PEC facilita dunque la comunicazione telematica con le Pubbliche Amministrazioni: nei confronti di queste, l’indirizzo PEC è un riferimento legale per le aziende, al quale inviare le comunicazioni di tipo ufficiale. E’ importante perciò che l’indirizzo elettronico scelto rispecchi, similmente agli indirizzi dei siti web, l’identità aziendale e rimanga lo stesso nel tempo. Qualora l’utente volesse cambiare provider, dovrà notificarlo alla Camera di Commercio e sostenere delle spese.
Al fine di essere riconosciuti come validi a fini legali, i documenti inviati tramite PEC devono essere sottoscritti con firma digitale: in mancanza di questa, la PEC non certifica l’identità del mittente e dunque il messaggio inviato non equivale a un documento ufficiale.
La domanda di iscrizione va inoltrata con la procedura della “Comunicazione Unica”, per la quale non sussistono imposta di bollo e diritti di segreteria, a eccezione del caso in cui ad essa sia associata la richiesta di iscrizione di ulteriori atti. Al rappresentate legale dell’impresa che non rispetti la scadenza di comunicazione fissata al 29 novembre saranno applicate sanzioni amministrative oscillanti da un minimo di 206 a un massimo di 2.065 Euro.
