Gestire i meeting

di Francesca Vinciarelli

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Meeting che spesso vengono visti come incontri inutili, ecco allora come gestirli al meglio.

I meeting sono un incontro necessario per tutti i lavoratori, solo e soltanto se organizzati e gestiti nella corretta maniera. Purtroppo troppo spesso si perdono tempo e soldi dietro incontri inutili e poco produttivi. I meeting non hanno lo scopo di perdere del tempo, ma al contrario nascono per scopi ben più utili.

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Un’occasione per confrontarsi, per informarsi e per conoscere ma allo stesso tempo un evento odiato da molti e considerato noioso e frustrante, molti manager lo considerano un’enorme perdita di tempo. Il problema è presente alla base, nonché nel momento in cui si organizza e successivamente si gestisce tale evento, gli errori più comuni sono ben chiari a tutti e per molti non ci sono dubbi, infatti per il 51% dei partecipanti pesa l’assenza di una guida precisa della discussione, per il 32% si parla di scarsità di decisioni prese ed infine per il 26% è presente una scarsa preparazione dell’incontro che causa improduttività.

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Puntare il dito verso gli errori è molto facile, ma spesso si fa poco per cercare di eliminarli, perché l’errore può partire dall’organizzazione scarsa del meeting, ma spesso il fallimento procede anche con la scarsa professionalità di chi li segue. Nello specifico si parla di poca motivazione, attenzione e capacità nel rendere l’incontro comunque costruttivo ed efficace. La gestione di un meeting si trova quindi anche dalla parte di chi lo segue, se si hanno le abilità qualsiasi meeting può rivelarsi molto utile. Attuare, come tutto ciò che circonda il lavoro, qualche piccola regola può aiutare ad evitare noiose ore in sale asettiche. 

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Ovviamente chi è alla guida di questi meeting non può certo stare tranquillo, al contrario deve pensarne sempre una nuova per rinnovare attenzione e curiosità. Tra le tante idee anche variare il luogo di incontro migliora la situazione, mettere da parte impersonali sale riunioni e trasferirsi in luoghi aperti stimola la fantasia e la creatività, due alleati molto validi in tali situazioni. Ma il luogo non è sufficiente, serve anche molta chiarezza, gli argomenti devono essere coincisi, diretti e chiari, per questo è consigliato inviare un’email agli interessati con gli argomenti che verranno trattati poi nell’incontro. Ed infine è essenziale non lasciare nulla al caso, per quanto un vero leader sappia come gestire anche imprevisti, è comunque fondamentale sapere verso cosa si andrà incontro, questo per evitare troppa confusione e argomentazioni inutili.

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