Convocare una riunione

di Francesca Vinciarelli

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Il successo di una riunione inizia dalla gestione e dalla successiva comunicazione, ecco di cosa si parla.

Le riunioni sono il momento dove si condividono e si scambio la maggior parte delle informazioni ed inoltre è il momento in cui si prendono le decisioni efficaci per la riuscita dei progetti.  Per preparare al meglio un riunione bisogna pianificare, convocare, discutere e infine stilare un verbale.

La pianificazione della riunione include la decisione di quali persone invitare, la decisione del luogo e l’ora dell’incontro. Si convoca una riunione per risolvere un problema o per prendere una decisione, per questo è fondamentale nel momento della convocazione, capire quali argomenti devono essere intrapresi, quali informazioni possono essere e devono essere condivise e infine chi deve prendere eventuali decisioni urgenti.

La convocazione è infatti l’elemento essenziale per non creare dal principio una runione fallimentare. Serve comunicare in modo chiaro e in tempo tutto quello che può essere utile sapere prima della riunione. Solo una corretta gestione di questo primo elemento può evitare di ritrovarsi partecipanti in ritardo, poco preparati, assenti e svogliati.

Solo dopo si può pensare agli elementi successivi, ad esempio la discussione durante una riunione, deve essere supervisionata dal project manager, nonché colui che far rispettare un protocollo preciso durante la discussione. Infine il project manager o la persona che viene incaricata, deve scrivere il verbale, alcune volte non è essenziale scrivere tutto quello detto durante la riunione ma basta annottare le cose più importanti con precisione. La nota positiva del verbale sintetico è la lettura completa da parte degli interessati, un verbale troppo lungo rischia di non essere letto.