Vietati i controlli delle email dei dipendenti

di Paolo Iasevoli

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Un provvedimento emanato dal Garante per la privacy stabilisce regole che impediscono all'azienda di controllare la navigazione dei propri dipendenti, salvo casi eccezionali

Con un provvedimento generale che sarà presto pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale, il Garante per la privacy ha compiuto un passo decisivo nel regolamentare i rapporti tra dipendenti e datori di lavoro per quanto riguarda l’uso di internet.

L’iniziativa mira a mettere ordine in una situazione dove finora ha imperato una diffusa anomia, come testimoniano anche i numerosi casi che vedevano contrapposti i lavoratori a capo ufficio troppo ‘invadenti’ che controllavano le email e i siti visitati dai propri sottoposti. Un’attività, questa, che secondo le nuove disposizioni è considerata illegale.

Il Garante stabilisce infatti chiaramente che «i datori di lavoro pubblici e privati non possono controllare la posta elettronica e la navigazione in Internet dei dipendenti, se non in casi eccezionali. Spetta al datore di lavoro definire le modalità d’uso di tali strumenti ma tenendo conto dei diritti dei lavoratori e della disciplina in tema di relazioni sindacali».

Dunque è proibito un controllo continuo e non esplicitamente dichiarato poiché violerebbe lo Statuto dei lavoratori. I dipendenti non sono tuttavia liberi di fare qualsiasi utilizzo della rete, dal momento che ai datori di lavoro è comunque consentita un’azione ‘preventiva’. Infatti l’Authority invita le aziende ad adottare un regolamento disciplinare interno, preferibilmente stabilito in accordo con i sindacati.

In particolare, l’azienda può tutelarsi preparando una lista di siti ritenuti non inerenti all’attività lavorativa e impostando filtri di navigazione per impedirne l’accesso da parte dei dipendenti. Allo stesso modo il datore di lavoro può prendere provvedimenti preventivi per proibire attività illegali come il download di mp3.

Per quanto riguarda le email, strumento cardine sia nella comunicazione di lavoro sia in quella personale, le disposizioni del Garante predispongono che l’azienda:

  • renda disponibili anche indirizzi condivisi tra più lavoratori, rendendo così chiara la natura non privata della corrispondenza;
  • valuti la possibilità di attribuire al lavoratore un altro indirizzo (oltre quello di lavoro), destinato ad un uso personale;
  • preveda, in caso di assenza del lavoratore, messaggi di risposta automatica con le coordinate di altri lavoratori cui rivolgersi;
  • metta in grado il dipendente di delegare un altro lavoratore (fiduciario) a verificare il contenuto dei messaggi a lui indirizzati e a inoltrare al titolare quelli ritenuti rilevanti per l’ufficio, ciò in caso di assenza prolungata o non prevista del lavoratore interessato e di improrogabili necessità legate all’attività lavorativa.