Documenti informatici ai fini fiscali: conservazione e riproduzione

di Alessandra Caparello

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Guida all'applicazione delle regole per la conservazione e riproduzione dei documenti informatici ai fini tributari.

Le regole sulla conservazione e riproduzione ai fini fiscali dei documenti informatici (libri contabili, registri e fatture) – in vigore dal 27 giugno 2014 – lasciano la possibilità di mantenere le vecchie modalità per i documenti già archiviati (in alternativa, devono essere riversati in un database appositamente creato e conservato con i nuovi criteri). Le principali novità riguardano il superamento del limite temporale dei 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche, le semplificazioni per l’imposta di bollo, l’eliminazione dell’obbligo di comunicazione dell’impronta dell’archivio digitale, l’estensione delle nuove regole ai documenti doganali, prima esclusi.

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Linee guida

Il documento informatico deve avere caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità e deve essere conservato in modo tale che:

  • siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale (CAD) e e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
  • siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, nome, denominazione, codice fiscale, Partita IVA, data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

Il processo termina apponendo un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. I documenti si conservano con cadenza annuale entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Riproduzione

La riproduzione di copie informatiche e per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici deve terminare apponendo: firma elettronica qualificata, firma digitale; firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali. Un notaio o altro pubblico ufficiale autorizzato deve autenticarne la conformità all’originale.

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Comunicazione

Il contribuente ha l’obbligo di comunicare, nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento, che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti ai fini tributari. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente, il luogo di conservazione delle scritture dichiarato o per via telematica (secondo modalità stabilite con successivi provvedimenti).

Imposta di bollo

Niente obbligo di versamento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti per i soggetti passivi IVA. Al suo posto:

  • versamento imposta con modello F24 per via telematica
  • pagamento imposta di bollo relativa a fatture, atti, documenti e registri emessi o utilizzati durante l’anno in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione ai sensi del Decreto MEF 17 giugno 2014. L’imposta su libri e registri tenuti in modalità informatica è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.