Le nuove regole per i documenti informatici

di Francesca Vinciarelli

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Documenti informatici PA: nuove regole tecniche in Gazzetta Ufficiale.

Sono state pubblicate in Gazzetta Ufficiale, la n. 8 del 12 gennaio 2015 le nuove regole tecniche per il documento informatico definite dal DPCM 13 novembre 2014 (che si attendeva da più di tre anni) dando applicazione al Codice dell’Amministrazione digitale. Si tratta più in particolare delle nuove norme per la formazione l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici che dovranno essere rispettate d’ora in poi sia dai privati che dalle Pubbliche Amministrazioni. Fondamentalmente il Decreto stabilisce le modalità con le quali è possibile mantenere il valore legale del file digitale prodotto (certificati, atti amministrativi, etc.).

=> Documenti informatici: conservazione e riproduzione

Entrata in vigore

Le nuove regole entreranno in vigore l’11 febbraio 2015, ovvero decorsi 30 giorni dalla pubblicazione in Gazzetta del DPCM, a partire dalla quale la PA avrà 18 mesi di tempo per adeguarsi alle nuove norme e abbandonare il cartaceo.

Documento informatico

Nel DPCM viene ribadito il concetto di documento informatico, come definito nell’art. 1 comma 1 lett. p) del CAD: una rappresentazione informatica di atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti che per avere valore legale deve essere adeguatamente staticizzato, gestito e conservato in idonei sistemi. Il documento informatico di considera immodificabile solo se creato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione. Il documento informatico, identificato in modo univoco e persistente, deve essere memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o di conservazione, anche delegando a terzi.

Metadati

Una novità riguarda i metadati: al documento informatico immodificabile vengono associati i metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L’insieme minimo dei metadati è costituito da:

  • l’identificativo univoco e persistente;
  • il riferimento temporale di cui al comma 7;
  • l’oggetto;
  • il soggetto che ha formato il documento; l’eventuale destinatario;
  • l’impronta del documento informatico.

Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessità gestionali e conservative.

=> L’efficacia probatoria del documento informatico

Copie e duplicati informatici

Estratti e copie di documenti originariamente analogici o nativamente informatici sono ammesse a patto che siano prodotte in forma e contenuto identici a quelli dei documenti da cui sono tratte anche con la certificazione del processo adottato per garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

Modelli organizzativi, sicurezza e professionalità

Vengono poi fornite ulteriori precisazioni su modelli organizzativi, ruoli, funzioni e professionalità nei sistemi di gestione e conservazione documentale di imprese e PA. (Fonte: DPCM 13 novembre 2014)