Archiviazione documentale: quali vantaggi?

di Massimo Castelli

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Già  quattro anni fa la delibera CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio, che definisce le note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico, aveva posto l’attenzione su come gestire tramite l’informatica l’archiviazione dei documenti.

La normativa ha interessato soprattutto l’ambito pubblico i cui volumi cartacei sono da sempre ingenti e meglio organizzabili.

Ma per quali motivi una PMI dovrebbe valutarne costi e benefici al di là  degli aspetti legali e normativi? Per quale ragione dovrebbe dedicarsi a un’attività  dispendiosa – per tempo e denaro – come la digitalizzazione dei propri archivi, dei documenti, dei certificati?

Fermo restando che la gestione dell’informazione è una risorsa essenziale per il funzionamento di un’organizzazione e ricopre una posizione strategica in grado di generare competività , conservare comporta garantire:

  • reperimento dei documenti per fini amministrativi e storico-culturali
  • non deperimento e accessibilità  certa alle informazioni
  • sufficienti livelli di sicurezza delle informazioni conservate

Su queste basi l’archiviazione ottica ha dei benefici oggettivamente quantificabili:

  • Risparmio di spazio
  • Risparmio di carta
  • Risparmio sui costi di archiviazione
  • Minor tempo di ricerca
  • Trasmissione documenti
  • Aumento produttività  del personale
  • Minori rischi di perdita accidentale dei dati

Mentre rimangono elevati i rischi dovuti all’obsolescenza tecnologica, che però può essere efficaciemente contrastata:

  • Preservando la tecnologia originale
  • Emulando la tecnologia originale su nuove piattaforme
  • Migrando il software necessario per accedere,trasmettere e visualizzare i documenti
  • Convertendo i documenti ed i dati associati verso formati aggiornati e standard

In conclusione, anche se l’archiviazione in ambiente digitale garantisce indubbi vantaggi, considerate le problematiche tipiche dell’evoluzione informatica, la soluzione più affidabile e sicura rimane quella di avvalersi di soluzioni miste (digitali-analogiche), riservando ai documenti più critici in assoluto un’ulteriore copia in carta.