Il bilancio d’esercizio di un’azienda è il documento di pianificazione costituito da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa, la cui struttura specifica è dettata rispettivamente dagli articoli 2424, 2425 e 2427 del Codice Civile. Redatto in unità di euro, senza cifre decimali, il bilancio d’esercizio deve essere redatto con chiarezza, per rappresentare in modo veritiero e corretto situazione patrimoniale e finanziaria della società e risultato economico. Sia lo stato patrimoniale che il conto economico sono composti da una serie di voci denominate “conti” che individuano in maniera univoca la tipologia di attività/passività, crediti/debiti e costi/ricavi cui essi appartengono.
Stato patrimoniale
Particolare importanza, nel passivo dello stato patrimoniale, riveste il patrimonio netto, ciò che resta delle attività dell’impresa dopo avere dedotto tutte le passività o, più semplicemente, la differenza tra attività e passività. Nelle attività, invece, è possibile individuare, fra le immobilizzazioni immateriali, l’Avviamento, la capacità di un’azienda nel produrre reddito. Tale conto, ai sensi dell’articolo 2426 del Codice Civile, può essere iscritto con il consenso del collegio sindacale e ammortizzato per un periodo di cinque anni (tuttavia con l’articolo 5-bis del Decreto Legislativo 203 del 2005 è stata rettificata la durata minima del periodo di ammortamento).
Conto economico
Nel conto economico, invece, costi e ricavi della produzione sono dati rispettivamente da acquisto di merci e servizi, costi del personale e ammortamenti in dare, ricavi delle vendite e delle prestazioni in avere. Ricavi e proventi, i costi e gli oneri devono essere indicati al netto dei resi, degli abbuoni e di premi nonché delle imposte connesse direttamente con la vendita dei prodotti e la prestazione di servizi.
Nota integrativa
La nota integrativa deve indicare, fra gli altri, i criteri applicati in sede di valutazione delle voci di bilancio e delle rettifiche, e i movimenti delle immobilizzazioni (per le quali dovrà essere evidenziato il costo storico, la composizione dei costi di impianto e di ampliamento e dei costi di ricerca, sviluppo e pubblicità, le variazioni dei fondi, la composizione dei ratei e dei risconti attivi e passivi).
Valutazione delle voci di bilancio
La valutazione delle voci che compongono il bilancio deve essere fatta osservando il principio della prudenza e della continuazione dell’attività, come disposto dall’articolo 2423-bis del Codice Civile. Tali criteri di valutazione non possono essere modificati da un esercizio all’altro. Tuttavia in casi eccezionali è possibile derogare tale principio e, in tal caso, occorrerà darne dettagliata motivazione nella nota integrativa. Il bilancio deve essere corredato dalla relazione degli amministratori, in modo tale da illustrare l’andamento della gestione e dimostrare la solidità delle scelte aziendali: elemento fondamentale per azionisti, interlocutori finanziari e stakeholder, ossia i soggetti che hanno un interesse nei confronti dell’azienda e che in qualche modo ne influenzano l’attività. Deve essere comunicato al collegio sindacale, che farà proposte e osservazioni e provvederà alla successiva approvazione.
Bilancio in forma abbreviata
Facoltà delle società è redigere il bilancio in forma abbreviata. In tal caso è necessario che nel primo esercizio o nei due esercizi consecutivi non siano stati superati due dei seguenti limiti:
- Totale attivo: euro 3.125.000;
- Ricavi delle vendite e delle prestazioni: euro 6.250.000;
- Media dei dipendenti: 50 unità.
Nel bilancio in forma abbreviata lo stato patrimoniale comprende solamente le voci contrassegnate nell’articolo 2424 c.c. con le lettere maiuscole e con i numeri romani. Le Spa, Sapa, Srl, società cooperative e le mutue assicurazioni che controllano un’altra impresa sono obbligate, ai sensi del Decreto Legislativo n. 127/91, a redigere e presentare il bilancio consolidato.
Piano dei conti
Per riuscire a sviluppare un bilancio, un sistema contabile richiede il caricamento di un piano dei conti, ossia una tabella nella quale sarà indicato un numero di conto (che individua in maniera univoca il conto stesso), un nome e una destinazione in bilancio (l’indicazione che determina se in sede di stampa tale conto andrà raggruppato nel conto economico o nello stato patrimoniale). Scrivere un piano dei conti è sicuramente un’operazione delicata, che richiede un’analisi scrupolosa su quelle che potrebbero essere le voci che interesseranno gli assets dell’azienda. Nel corso della vita aziendale sarà possibile inserire nuovi conti, tuttavia il sistema contabile inibirà la possibilità di poter eliminare quelli già inseriti per i quali abbia avuto luogo una registrazione contabile.
Durante la fase di registrazione in prima nota, il sistema visualizzerà una lista contenente l’elenco completo del piano dei conti: sarà quindi possibile selezionare il relativo conto, indicare una eventuale descrizione dell’operazione e, contestualmente, il valore in dare o avere. Il sistema, dopo aver quadrato gli importi inseriti, memorizzerà la registrazione nel database. In questo modo sarà possibile, in qualunque momento della vita aziendale e in tempi ragionevolmente brevi, visualizzare il bilancio. Provvederà, infatti, a raggruppare tutte le registrazioni in prima nota secondo l’ordine dettato dal piano dei conti, riportando il relativo saldo attivo/passivo.
Di norma, il sistema contabile dovrà permettere all’utente di visualizzare i bilanci di prova grazie ai quali potrà provvedere alla riconciliazione dei conti. Solo una volta completate le scritture di ammortamento, completamento e rettifica verrà lanciata la stampa definitiva del bilancio.
Bilancio di previsione
Altro strumento di gestione aziendale parallelo al bilancio dell’esercizio è il budget, inteso come bilancio di previsione. Prima dell’apertura dell’esercizio contabile, l’imprenditore analizza quelli che potrebbero essere i costi che graveranno sull’attività e i ricavi da vendite attraverso una stima delle stesse (sales budget) e determinerà i relativi target da raggiungere. Alla fine dell’esercizio o periodicamente (di norma trimestralmente per le imprese meno esigenti ma anche mensili per quelle più pretenziose), viene confrontato il bilancio con il budget (in caso di bilancio infrannuale, il budget verrà diviso in dodicesimi e sarà tenuta in considerazione solo la quota parte maturata.
Rispetto del budget
La tecnica che consente di interpretare le motivazioni del mancato rispetto del budget prende nome di analisi degli scostamenti: in questo modo è possibile includere concrete misure di riduzione dei disavanzi, preferibilmente lato spesa. Chi, invece si occupa di verificare che le risorse impiegate consentano di raggiungere gli obiettivi, attraverso il confronto fra dati consuntivi parziali e dati di budget, è il controllo di marketing. Il budget, però, può non essere inteso come una struttura rigida, in tal caso si parla di flexible budget, tecnica di previsione che contempla due o più piani alternativi in relazione all’andamento di variabili difficilmente quantificabili a priori. A differenza del budget fisso, è soggetto a revisione durante il periodo preso in considerazione.
Software di contabilità e bilancio
In commercio si trovano diversi software di contabilità e bilancio, tuttavia, uno strumento molto usato per la predisposizione del bilancio, la sua analisi, la redazione del budget, le pianificazioni finanziarie e gli studi di fattibilità è il foglio elettronico. Tale strumento consente, infatti, di organizzare dati in tabelle e compiere operazioni matematiche e statistiche tra i dati stessi. Attraverso le sue funzioni, infatti, sarà possibile eseguire calcoli di ammortamento (a quote fisse proporzionali ai valori residui, americano, oppure costante per un determinato periodo), finanziarie e matematiche.
