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Nota di debito in fattura: guida completa e FAQ

di Noemi Ricci

Cos'è una nota di debito, come si inserisce nelle fatture cartacee ed elettroniche, quando è necessaria e come si registra: la risposta a tutte le FAQ.

La nota di debito, o nota di addebito, è un documento contabile integrativo che viene emesso per rettificare una fattura già emessa con un importo inferiore a quanto effettivamente dovuto dal cliente. In estrema sintesi, serve per attestare un debito del cliente nei confronti di chi ha fatturato il bene o servizio.

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L’operazione comporta l’aumento dell’imponibile, pertanto è necessario che i soggetti passivi IVA sappiano cosa sono le note di debito e come si emettono, sia in caso di fattura cartacea che di fattura elettronica. Vediamo di dare una risposta chiara e pratica allle domande più frequenti di Partite IVA, imprenditori e liberi professionisti in merito alla nota di debito.

Cosa si intende per nota di addebito?

La nota di debito – o nota di addebito – è fondamentalmente una nota di variazione emessa qualora in fattura sia presente, in difetto, un errore nella base imponibile; nel calcolo dell’imposta; nell’applicazione dell’aliquota IVA.

Che differenza c’è tra nota di debito e nota di variazione?

La nota di variazione è in generale il documento contabile che serve a correggere gli errori sull’importo riportato in fattura, modificandolo in aumento (nota di debito) o in diminuzione (nota di credito).

Che differenza c’è tra nota di debito e fattura?

La nota di debito può sembrare molto simile a una fattura, ma c’è una differenza fondamentale: la fattura viene generata per attestare la vendita/cessione di beni o servizi, mentre la nota di debito viene emessa solo nel caso in cui sia necessario integrare – o meglio correggere, aumentando – gli importi di una fattura già inviata.

Chi può emettere nota di debito?

Ad emettere la nota di debito è colui che ha emesso la fattura, commettendo un errore da correggere notificando un debito in essere.

Quando viene emessa la nota di debito?

Qualora gli importi registrati siano inferiori a quelli dovuti, bisogna integrare l’imponibile e l’IVA, evidenziando il maggior debito nei confronti dell’Erario. In caso di fattura elettronica, se questa non è ancora stata inviata allo SdI non è necessario emettere la nota di debito, ma è possibile correggere gli importi e inviarla.

=> E-fattura: errori e soluzioni

Tra le situazioni più frequenti per cui si rende necessaria l’emissione di una nota di debito, che richiedono per chi la riceve di pagare la differenza, ci sono:

  • l’indicazione errata, in difetto, dell’importo in fattura rispetto al prezzo concordato o per errore di calcolo IVA;
  • errori nella logistica, con un fornitore che consegna al cliente più merce rispetto a quella ordinata e fatturata;
  • necessità di stornare una precedente nota di credito errata;
  • necessità di addebitare costi extra come ad esempio le spese di spedizione.

Ci sono sanzioni per mancata emissione di nota di debito?

La nota di debito è un documento integrativo e il suo utilizzo è obbligatorio per legge in caso di errori commessi in una fattura già inviata (accettata dal Sistema di Interscambio e recapitata al cliente, in caso di e-fattura) per regolarizzare la contabilità – ed evitare eventuali sanzioni in caso di controlli fiscali – senza annullare la fattura già emessa.

La nota di debito deve essere emessa appena ci si accorge dell’errore, possibilmente prima della liquidazione periodica, in caso contrario sono previste sanzioni per omessa fatturazione.

Come si registra una nota di debito?

La nota di debito deve essere registrata nei Registri IVA e nel Libro Giornale seguendo le stesse modalità-tempistiche delle classiche fatture, specificando il numero di fattura da rettificare e la data di emissione della stessa.

Come si fa una nota di debito con fattura elettronica?

La nota di debito si compila fondamentalmente nello stesso modo della fattura, ma l’intestazione viene denominata “nota di debito”. La numerazione segue quella delle fatture.

Con riferimento alla fattura elettronica, la “tipologia di documento” da scegliere per scrivere una nota di debito può essere di due tipi:

  • TD05 nota di debito;
  • TD09 nota di debito semplificata, volta a rettificare solamente l’importo dell’aliquota IVA.

Nella nota di debito vanno inoltre inserite le seguenti informazioni:

  • i dati di chi ha emesso fattura ed emette la nota di debito;
  • i dati di chi ha ricevuto la fattura errata;
  • la data (ovviamente successiva a quella della fattura errata emessa);
  • il riferimento alla fattura da integrare, con l’indicazione del numero e della data di emissione;
  • la motivazione per la quale viene emessa la nota di debito;
  • l’importo da integrare.

Come si annulla una nota di debito?

Una nota di debito deve essere annullata con una nota di credito (così come una nota di credito deve essere annullata con una nota di debito). Successivamente è possibile riemettere la fattura corretta, con numero diverso.