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Nota di credito in fattura: guida completa e FAQ

di Noemi Ricci

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Nota di credito nelle fatture cartacee ed e-fatture, tutte le risposte ai dubbi più frequenti: cos'è, quando si fa, come si emette, quando si può evitare.

La nota di credito è, in estrema sintesi, un documento contabile che serve per rettificare una fattura che contiene uno o più errori, attestando un credito verso il cliente rispetto a un bene o un servizio già fatturato. Sono diverse – e molto comuni – le situazioni che portano all’emissione di una nota di credito. Ecco perché i soggetti passivi IVA devono conoscere il meccanismo: prima o poi, nel corso della propria attività o carriera lavorativa, si troveranno a doverlo utilizzare.

Vediamo dunque di capire bene di cosa si tratta, rispondendo a quelle che sono le domande più frequenti in merito alla nota di credito.

Cosa si intende per nota credito?

La fattispecie della nota di credito è disciplinata dall’articolo 26, comma 1, del Dpr 633 del 1972. Quando si parla di fatturazione, con il termine nota di credito si fa riferimento al documento che emette il soggetto passivo IVA per rettificare una fattura emessa verso un cliente.

Si tratta quindi di una particolare nota di variazione dell’imponibile e dell’imposta presenti nella fattura emessa, cartacea o elettronica, che si rende necessaria quando bisogna modificare o stornare l’importo indicato in fattura – o quello dell’imposta – successivamente all’emissione del documento fiscale.

Quando si fa una nota di credito?

La nota di credito viene solitamente emessa per correggere degli errori emersi nella fattura inviata. Ad esempio: per stornare l’importo in caso di resi, o per gestire le fatture contestate e già emesse (ad es. per difetti della merce o errori negli importi fatturati), per effettuare dei rimborsi (ad esempio qualora non sia stato applicato correttamente uno sconto), per gestire i casi di fatture doppie, o di fatture non saldate e così via.

Come funziona la nota di credito di una fattura elettronica?

Parlando di fatturazione elettronica, se il cliente la contesta, o il fornitore si accorge di aver commesso degli errori, o sopraggiungano altre situazioni che richiedono una modifica di importi/imposte, dopo che il documento è stato recapitato dal Sistema di Interscambio (SdI), diventa necessario emettere una nota di credito elettronica a storno totale della fattura elettronica errata.

Questo succede solitamente qualora si tratti di una fattura emessa verso un privato, che non può rifiutare la fattura ricevuta da SdI, ma solo contestarla fuori dal Sistema, chiedendo lo storno e/o l’emissione del documento corretto. L’eventuale nuova e-fattura dovrà essere caratterizzata da un numero differente da quella originaria, per non essere scartata dallo SdI.

Se l’e-fattura è diretta a una Pubblica Amministrazione, invece, la PA può rifiutarla se non la ritiene corretta. In questo caso il mittente riceverà una ricevuta di scarto contenente la segnalazione degli errori rilevati. Il mittente potrà quindi apportare le dovute correzioni ed inviare nuovamente la fattura elettronica attraverso SdI.

=> Fattura elettronica errata: come annullarla

La nota di credito deve essere emessa anche qualora si commetta l’errore di inviare allo SdI una fattura doppia che non viene scartata in automatico perché alcuni dati – quali numero identificativo, anno di emissione, numero di protocollo – sono differenti, pur trattandosi di due documenti che fanno riferimento alla stessa cessione di beni o prestazioni.

Quando si può evitare di emettere la nota di credito?

Non è necessario emettere una nota di credito: se il ricevente non invia allo SdI una notifica di rifiuto della fattura; il problema viene rilevato prima dell’invio allo SdI; SdI invia una notifica di scarto; in tutti gli altri casi in cui la fattura risulta ancora non è considerata emessa, quindi può essere corretta e re-inviata; in caso di errori formali, che non comportano una differenza nell’importo e/o nell’imposta.

In caso di fattura elettronica, qualcosa ci si accorga di aver commesso un errore dopo averla inviata al Sistema di Interscambio, il consiglio è di attendere a correggerla che SdI l’abbia effettivamente accettata. In caso di scardo o codice di errore, la fattura non viene considerata emessa e, quindi, è possibile correggerla senza note di variazione.

=> Errore e-fattura: nota di credito necessaria?

Che differenza c’è tra nota di credito e nota di accredito?

La nota di credito viene anche chiamata nota di accredito. Si tratta, dunque, dello stesso tipo di documento fiscale. Lo storno effettuato con la nota di credito può essere totale o parziale, ma si tratta comunque di una nota di variazione in diminuzione.

Che differenza c’è tra nota di credito e nota di debito?

Al contrario, con la nota di debito, la variazione dell’imponibile e dell’imposta aumentano, si tratta quindi di una nota di variazione in aumento. In questo caso, è il cliente ad avere un debito da saldare con chi ha emesso la fattura e quindi dovrà versare la somma indicata nella nota di variazione.

Cosa si scrive su una nota di credito?

Una nota di credito si scrive fondamentalmente come una normale fattura, con la sola differenza dell’intestazione che viene denominata “nota di accredito”. Con riferimento alla fattura elettronica, la “tipologia di documento” da scegliere per scrivere una nota di credito è il “TD04 Nota di Credito”, indicando nella causale:

  • i motivi della sua emissione (fattura stornata, bolla di reso, eventuale documento di reclamo o non conformità);
  • l’importo da stornare.

Come si registra la nota di credito?

Le note di credito devono essere registrate: anteponendo il segno meno nel Registro delle vendite, di fatto effettuando uno storno dei ricavi e dell’IVA e la chiusura totale o parziale dei crediti verso i clienti; anteponendo il segno più nel Registro degli acquisti.

=> Trattamento contabile delle note di credito

Come si incassa una nota di credito?

La nota di credito può essere utilizzata per effettuare dei rimborsi. Questo avviene quando la nota di credito riguarda degli importi già versati dal cliente, che vanno stornati completamente o in parte (ad esempio per applicare degli sconti non inseriti in fattura).

In alcuni casi può essere utile incassare la nota di credito effettuando una compensazione tra l’importo spettante e quello risultante dalle fatture intestate allo stesso cliente e/o fornitore.