Scambio di dati tra Word e Access: la Stampa unione

di LavoroImpresa

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Come gestire contemporaneamente Word e Access e creare una Stampa Unione per stampe personalizzate sulla base di un database già esistente.

Dopo aver appreso con un precedente tutorial come realizzare un software gestionale con il pacchetto MS Office – utilizzando Access per creare le tabelle di base, per i movimenti di magazzino e per l’emissione dei documenti contabili con le relative stampe – vediamo adesso come mettere in relazione le informazioni contenute nei diversi software della suite di produttività Microsoft.

Sono infatti innumerevoli i motivi per cui in azienda si ha necessità di sfruttare la sinergia tra Microsft Access e Word per realizzare stampe personalizzate: invio di biglietti di auguri ai clienti, di promozione e offerte ai partner, di comunicazioni di servizio ai fornitori, ecc. Con questo tutorial vediamo dunque come sfruttare la funzione di Word chiamata “Stampa unione” per personalizzare un documento con i dati delle tabelle presenti in altro file, al fine di creare lettere, indirizzari, elenchi, liste di distribuzione e così via.

In un documento Word dovranno essere individuate due sezioni: la sezione fissa che rappresenta il contenuto del documento che si vuole trasmettere e che resta immutato per tutti i destinatari; la sezione variabile formata dai dati personali dei destinatari come ad esempio ragione sociale, indirizzo, Partita Iva e così via. In questa sezione andranno inseriti i campi delle tabelle del database Access. Vediamo come fare.

Scarica il database di esempio

Partendo dal database di esempio già in nostro possesso,  il primo passo è la creazione di una query che consenta di filtrare l’elenco dei clienti a cui si vuole inviare il documento. Per fare questo apriamo il database Access, selezioniamo la scheda Query e premere il pulsante Nuovo. Selezionare la voce “Visualizzazione Struttura” e premere il pulsante OK. Nella finestra “Mostra tabella” selezionare la tabella CLIFO e premere Aggiungi, quindi Chiudi.

La finestra della query è divisa in due sezioni: quella superiore con l’aspetto grafico e quella inferiore con l’elenco dei campi da includere nella query e i relativi criteri di selezione dei record. Dalla sezione superiore trasciniamo i campi della tabella CLIFO dentro le colonne della sezione inferiore.
Nella colonna relativa al campo TIPO rimuoviamo il flag dall’opzione mostra e inseriamo “Cliente” (incluse le virgolette) nell’opzione Criteri; nella colonna relativa al campo RAGSOC scegliamo l’ordinamento Crescente. Salviamo la query con nome Q_ELENCO_CLIENTI.

Avviamo Microsoft Word e scriviamo il corpo della Lettera-Tipo da spedire ai clienti.

Accedere al menu Strumenti, “Lettere e indirizzi” quindi “Creazione guidata stampa unione”. Specificare l’opzione “Lettere” quale tipo di documento al quale si intende lavorare e premere il pulsante Successivo.

Per impostare le lettere scegliere l’opzione “Usa il documento corrente” e premere il pulsante Successivo. Selezionare l’opzione “Usa elenco esistente” quindi premere il pulsante Sfoglia e selezionare il database da cui prelevare i record. La procedura riconoscerà automaticamente che il database selezionato è di tipo Access e presenterà la lista delle tabelle e delle query da cui prelevare i record. Selezionare l’opzione Q_ELENCO_CLIENTI e confermare.

Verrà, quindi, presentato un elenco contenente i destinatari della Stampa unione. In questa tabella sarà possibile modificare nuovamente la lista dei clienti cui inviare la lettera rimuovendo il segno di spunta presente sulla prima colonna a sinistra, ordinare l’elenco in base al criterio ritenuto più idoneo o filtrare il contenuto dell’elenco utilizzando le frecce nell’intestazione delle colonne. Confermare con il pulsante OK.

Con il pulsante Successivo sarà possibile inserire i campi del database all’interno del documento Word. E’ sufficiente posizionare il cursore nel punto in cui il campo dovrà essere inserito e premere il pulsante Altro.

Comparirà la maschera “Inserisci campo unione”. E’ sufficiente selezionare il campo del database che si vuole inserire e premere il pulsante Inserisci. Ripetere l’operazione con tutti i campi.

Visualizzando le lettere in anteprima è possibile verificare che tutte le informazioni siano riportate correttamente. Una volta completate le operazioni sull’anteprima è possibile completare la Stampa Unione creando tante lettere quanti sono i record. Ognuna di queste lettere, quindi, potrà essere personalizzata aggiungendo commenti esclusivi.