Gestionale con Microsoft Office: stampa documenti contabili e di inventario

di LavoroImpresa

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Tutorial per la creazione di un applicativo realizzato con MS Office: come gestire reportistica e documentazione inerente le giacenze di magazzino.

Dopo aver completato la procedura di gestione magazzino ed emissione contabile (fatture o documenti di trasporto) con un database Access, vediamo ora come creare due report che permetteranno la stampa dei documenti contabili e dell’inventario degli articoli giacenti in magazzino (scarica il modello di esempio)

Selezionare la scheda Report. Anche in questo caso, come per la creazione delle maschere e al fine di velocizzare la procedura, utilizzeremo la creazione guidata. Premere il pulsante Nuovo, selezionare l’opzione Creazione guidata Report e premere il pulsante Ok.

Selezionare la tabella T_MOVIMENTI e inserire tutti i campi disponibili.

=> Creare un software gestionale con Office: db Clienti, Fornitori e Magazzino

Ripetere l’operazione con le tabelle D_MOVIMENTI e CLIFO quindi premere il pulsante Avanti. La creazione guidata riconoscerà automaticamente la possibilità di creare un report in stile testata-dettaglio e, per questo, chiederà di specificare la modalità di visualizzazione dei dati. Scegliere l’opzione “In base a T_MOVIMENTI” e premere il pulsante Avanti.

La procedura guidata chiederà di specificare i livelli di gruppo. Si tratta, in pratica, della possibilità che offre il report di nidificare ovvero di raggruppare un set di record all’interno di altri gruppi di record. I livelli possono avvenire in base a uno o più campi. Inserire i campi ID_T_MOVIMENTO della tabella T_MOVIMENTI e il campo CIFO_RAGSOC della tabella CLIFO. Quindi premere il pulsante Avanti.

È possibile ordinare i record fino ad un massimo di quattro campi, in senso crescente o decrescente. Selezionare il campo ID_D_MOVIMENTI e, fra le “Opzioni di riepilogo”, selezionare l’opzione Somma del campo D_MOVIMENTI.PREZZO. Quindi premere il pulsante Avanti.Completare la creazione guidata scegliendo il layout e lo stile da utilizzare. Infine indicare il titolo del report che sarà STAMPA_DOCUMENTI e premere il pulsante Fine. Il report è stato completato. La creazione guidata ha creato il report inserendo intestazione, dettaglio e piè di pagina del documento e ha posizionato i campi selezionati secondo il metodo ritenuto più soddisfacente dalla procedura stessa.

Dovremo, a questo punto, adattare i campi alle nostre esigenze. Per fare questo si farà affidamento alle regole elementari di Access e alla personale creatività. Prima di procedere, però, è bene conoscere meglio come funzionano le intestazioni del report, di pagina o di gruppo e i relativi piè di pagina. Si tratta, in pratica, della possibilità che offre Access di raggruppare i dati all’interno di un gruppo ossia di etichettare gruppi o riassumere i dati in un gruppo di record. E’ possibile, ad esempio, attribuire specifiche proprietà alle diverse intestazioni o piè di pagina. Le proprietà impostate alle sezioni del report influiscono sull’aspetto e sul comportamento di ogni singola sezione.

La sezione “Intestazione report” dovrà essere liberata da qualsiasi oggetto. La sezione “Intestazione pagina”, invece, dovrà contenere i dati della nostra azienda e quelli della controparte. Per i primi utilizzeremo una serie di etichette all’interno delle quali riporteremo i dati dell’azienda e un’immagine a rappresentarne il logo. Dal menu Visualizza accedere alla voce Casella degli strumenti quindi selezionare l’oggetto Etichetta e disegnarlo nella struttura del report. Ripetere l’operazione con l’oggetto Immagine. I campi relativi ai dati della controparte sono stati inseriti nel report dalla creazione guidata. Sarà sufficiente selezionarli e spostarli all’interno della sezione “Intestazione pagina”.

Il corpo del report sarà costituito dal dettaglio degli articoli in movimento. In questa sezione, oltre ai dati inserititi automaticamente dalla creazione guidata, si dovrà inserire una nuova Casella di testo e visualizzare le proprietà dell’oggetto. Nel campo “Nome Elemento” scrivere “IMPORTO”, nel campo “Origine controllo” inserire la seguente formula: = [D_MOVIMENTI.PREZZO] ∗ [QUANTITA], quindi selezionare l’opzione “Valuta” nel campo Formato e l’opzione “2” nel campo Posizioni decimali.

Inserire un nuovo campo nel Corpo del report, richiamare le proprietà e scrivere nel campo “Nome Elemento” il valore “”IVA”, nel campo “Origine controllo” scrivere la seguente formula: = [IMPORTO] ∗ [D_MOVIMENTI.IVA] / 100; selezionare l’opzione “Valuta” nel campo Formato e l’opzione “2” nel campo Posizioni decimali.

Rimuovere il contenuto delle sezioni contrassegnate come Piè di pagina. Selezionare la sezione Piè di pagina T_MOVIMENTI.ID_T_MOVIMENTO e richiamare le proprietà. Selezionare l’opzione “Dopo sezione” nel campo “Interruzione pagina”. Questa sezione è destinata anche a contenere il totale dei documenti. Per questo inserire 3 caselle di testo i cui nomi saranno rispettivamente: TOT_IMPONIBILE, TOT_IVA e TOT_DOC.

Il campo “Origine controllo” della casella TOT_IMPONIBILE dovrà contenere la seguente formula: =Somma([D_MOVIMENTI].[PREZZO]∗[QUANTITA]).

Il campo “Origine controllo” della casella TOT_IVA dovrà contenere la seguente formula: =Somma(([D_MOVIMENTI].[PREZZO]∗[QUANTITA])*[D_MOVIMENTI].[IVA]/100).

Il campo “Origine controllo” della casella TOT_DOC dovrà contenere la seguente formula: =[TOT_IMPONIBILE]+[TOT_IVA].

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Vediamo, adesso, come realizzare un report contenente le giacenze dei prodotti in magazzino. La procedura è simile a quella appena descritta. Dalla scheda Report premere il pulsante Nuovo e scegliere l’opzione Creazione guidata Report. Selezionare la tabella D_MOVIMENTI e inserire i campi MAGAZZINO_CODICE e ENTRATA_USCITA. Selezionare la tabella MAGAZZINO e inserire il campo CODICE. Premere il pulsante Avanti. La creazione guidata riconoscerà automaticamente la possibilità di creare un report in stile testata-dettaglio e, per questo, chiederà di specificare la modalità di visualizzazione dei dati. Scegliere l’opzione “In base a MAGAZZINO” e premere il pulsante Avanti. Completare la creazione guidata scegliendo il layout e lo stile da utilizzare. Infine scegliere il titolo da dare al report che sarà STAMPA_MAGAZZINO e premere il pulsante Fine.

Nella sezione Intestazione report inserire i dati dell’azienda, il logo e il nome della stampa. Visualizzare le proprietà e scegliere l’opzione “Dopo sezione” nel campo “Interruzione di pagina”. Dalla sezione “Intestazione CODICE” rimuovere la casella di testo CODICE e spostare la casella MAGAZZINO_CODICE presente nella sezione “Corpo”. Quindi inserire una Casella di testo, visualizzare le proprietà e inserire nel campo “Origine controllo” la seguente formula: =Somma([D_MOVIMENTI]![ENTRATA_USCITA]). Infine eliminare la casella ENTRATA_USCITA presente nella sezione Corpo.

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