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4ASoft Agenda per la gestione di dipendenti, clienti e fornitori

di Marco Mattioli

scritto il

Programma avanzato per gestire eventi, progetti e posta elettronica in relazione con clienti e fornitori.

4ASoft Agenda è un programma utile per la pianificazione di impegni in relazione ai propri contatti (colleghi, fornitori e clienti), ma si può utilizzare anche per gestire turni di lavoro, pianificare le presenze, calcolare ore e spese, inviare fatture, tenere sotto controllo lo svolgimento delle attività in corso ed i costi ad esse connessi.

Specifiche

Le sue specifiche consentono di mettere a punto prospetti diversificati e di visualizzare l’agenda in base a viste giornaliere, settimanali, mensili e trimestrali.  L’elenco dei contatti è importabile od esportabile facilmente attraverso formati quali CSV, vCard e MS Excel e sono previste opzioni per filtrare gli elementi o rimuovere eventuali duplicati.
La comunicazione con i clienti si può espletare anche con newsletter e mailing list, al fine di creare campagne di marketing e sondaggi.

La creazione di report dettagliati si presta inoltre per rivedere ed analizzare le attività svolte in determinati periodi e valutare quindi i risultati relativi a determinati progetti. L’archivio integrato permette di impostare lettere e documenti personalizzabili sul piano del layout, ad esempio contratti e questionari, salvabili come modelli per poterli riutilizzare in qualsiasi momento.

Profili aziendali multiutente

4ASoft Agenda è un prodotto versatile, in quanto consente la gestione di più profili aziendali multiutente caratterizzati da gruppi di lavoro, attività e progetti tra loro differenti. L’integrazione con strumenti quali Google Maps, MapQuest e ViaMichelin, la compilazione automatica di campi di testo e una calcolatrice multifunzione costituiscono altre caratteristiche a favore di questo software PIM in grado di migliorare la produttività personale.

4ASoft Agenda è fruibile anche in versione Pro, la quale si rivolge in particolare alle reti locali disponibili in uffici e piccole e medie imprese. Si riescono così a sincronizzare attività, eventi, task e progetti tra le postazioni che fanno parte del network e mantenere costantemente aggiornato il personale.

Il database univoco rende centralizzato l’accesso alle informazioni dei contatti, il quale avviene in modo concorrente per evitare l’inconsistenza dei dati e agevolare i processi di sincronizzazione e condivisione anche quando si è lontani dalla propria postazione di lavoro.

Configurazione iniziale e interfaccia utente

Il suo utilizzo può avvenire sia in ambiente Windows che Mac, con requisiti minimi che consentono di installarlo anche su computer datati o privi di prestazioni elevate, come i netbook.

Al primo avvio dell’applicativo viene richiesto l’inserimento del nome utente che ne identifica univocamente l’accesso. Viene quindi eseguita una procedura guidata di registrazione la quale prevede la selezione della lingua (manca purtroppo quella italiana), la compilazione dei dati personali e aziendali e la scelta di login e password preferiti.

Al primo impatto, l’interfaccia utente si presenta leggera e ordinata, ma atipica a livello grafico e nell’organizzazione degli elementi principali.

La finestra iniziale è divisa in tre aree comprendenti la barra degli strumenti, i pulsanti più significativi e i campi “Today” e “To do” relativi alla giornata odierna e alle attività previste.

Le funzionalità associate ai singoli pulsanti sono piuttosto intuitive e anche chi non abbia utilizzato in precedenza programmi di questo genere dovrebbe riuscire a padroneggiarle nell’arco di un breve periodo di tempo.

Fra esse si evidenziano quella per eseguire il backup dei dati, cambiare profilo utente, accedere alla guida in linea e chiudere l’applicazione. I pulsanti ospitati nell’area centrale consentono di accedere alle funzioni più significative di 4ASoft Agenda, fra le quali spiccano “Jobs”, “Address”, “Agenda”, “Letter” e “General”.

  • Jobs fa entrare nella sezione relativa ai progetti, potendo anche aprire direttamente quelli da completare (Open) o quelli in cui è possibile proporre attività (Action).
  • Addressapre l’archivio dei contatti e il collegamento “Auto text” ad esso relativo permette di aprire direttamente una nota di testo.
  • Letter fa accedere alla casella di posta e con i collegamenti “Incom. mail” e “Letter temp.” si passa rispettivamente alla posta in arrivo e ad un template di un documento di testo.
  • General fa infine entrare nelle impostazioni base e avanzate di configurazione e personalizzazione del software. Fra queste vi è la lista dei campi inerenti indirizzi, vendite, agenda, lettere e calcolatrice, a conferma di come il software sia plasmabile per andare incontro alle più diverse esigenze dell’utenza.

Gestire contatti ed eventi

L’area “Address” è composta da un ampio gruppo di schede per l‘inserimento e la gestione dei record e anche in questo caso una pratica barra degli strumenti comprende un insieme di icone per interagire in modo abbastanza intuitivo con gli elementi e scorrere rapidamente tra essi. Fra i pulsanti principali disponibili vi sono quelli per selezionare tutti i contatti, eseguire una ricerca specifica, cambiare la modalità di visualizzazione, creare un duplicato, eliminare un record, cambiare tipologia e generare elenchi ordinati in base a diversi criteri.

Vi è inoltre la possibilità di aprire report, esportare biglietti da visita nel formato vCard e importare un contatto da un file esterno secondo vari formati come XLS, XML, ODBS e CSV.

Per creare un evento associato all’agenda, come un appuntamento, vi sono due alternative. La prima prevede di cliccare il pulsante “+” disposto nella parte inferiore della schermata agenda e specificare data e durata desiderate, lasciando al sistema l’incombenza di calcolare il tempo totale ad esso relativo. Se si tratta di un’attività che prevede un compenso si può specificare il prezzo orario e spuntare la voce “Invoice” e se diverse azioni sono collegate ad un medesimo progetto, lo si può selezionare dall’apposito menù di tipo pop-up.

Ciascuna attività è caratterizzata da un determinato stato selezionabile dal menù “Action” e al termine può essere trasferita tra quelle completate. La seconda alternativa per creare un evento associato a un contatto richiede di selezionare l’agenda dal menù principale e nella vista settimanale cliccare il tasto “+” per inserire il testo voluto. Il tasto verde consente di aprire la medesima voce nella vista giornaliera ed ottenere così un maggiore dettaglio su di esso.

Nuovamente dal menù principale si può selezionare la voce “E-mail” presente in “General” per configurare i parametri dell’account di posta elettronica tenendo conto dei valori forniti dal proprio provider per quanto concerne SMTP, POP, login e password.

Creare template e progetti

4ASoft Agenda si presta anche per la definizione di template relativi a differenti tipi di messaggi, utilizzabili come riferimenti per lettere, mailing list, campagne pubblicitarie e sondaggi.

Per creare un modello si può cliccare la voce “Letter temp.” contenuta in “Letter” e selezionare il tasto “+” ospitato nella barra degli strumenti.

Per generare un progetto, dopo aver selezionato dal menù principale la voce Address, bisogna entrare nella scheda “Jobs” e cliccare il consueto tasto “+” ospitato nell’area inferiore della schermata. Ciascun progetto viene identificato dal sistema mediante un numero univoco e vi è la possibilità di assegnargli un nome, indicare una persona di riferimento e un logo da inserire nei documenti. Un progetto può inoltre essere corredato da informazioni aggiuntive riguardanti materiali e documentazione, grazie anche alla creazione di collegamenti a pagine web ed applicativi office come MS Excel e Word. Per avere un resoconto sul lavoro svolto è quindi sufficiente cliccare il pulsante “Report” e visualizzare l’elenco dei rapporti sinora creati.