Project Cycle Management: metodologia per progetti Ue

di Simona Caracciolo

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Consulenti e Project Manager coinvolti nella realizzazione di progetti europei possono trovare particolare beneficio dalla conoscenza e dall'uso di questa metodologia introdotta dalla Commissione Europea

Gli anni recenti sono stati testimoni di un cambiamento radicale nello scenario della programmazione economica originato dalla spinta alla territorializzazione e alla contestualizzazione incentivata dall’Unione europea e assunta come riferimento centrale dalle nuove politiche di sviluppo nazionale.

La “nuova programmazione” si ispira a concetti forti e innovativi come partenariato, concertazione, approccio ascendente (bottom-up) e, soprattutto, partecipazione di una pluralità di soggetti.

Caratteristica essenziale degli strumenti della nuova programmazione per lo sviluppo (si pensi ai diversi strumenti della programmazione negoziata) è proprio la complessità del “governo del programma”, dovuta all’intervento di soggetti diversi, istituzionali e privati, che devono convergere verso un comune obiettivo di sviluppo.

Per le Pmi coinvolte in progetti di Cooperazione internazionale e sviluppo locale è molto importante ed utile governare le logiche dell’europrogettazione in ottica di Project Cycle Management.

Facciamo il punto della situazione, prendendo come nostra fonte informativa l’utile Manuale per la formazioneProject Cycle Management“, pubblicazione del 2002 del Formez/Dipartimento per la Funzione Pubblica.

Cos’è il PCM

Il Project Cycle Management – PCM è la metodologia e l’insieme di strumenti che la Commissione europea ha introdotto agli inizi degli anni ’90 per garantire una maggiore efficacia dei progetti e dei programmi e anche un miglioramento complessivo dei meccanismi di gestione dei programmi stessi.

Indipendentemente dai diversi ambiti di intervento, gli obiettivi perseguiti e raggiunti sono sempre gli stessi:

  • diffondere il concetto dell’integrazione delle competenze nella progettazione;
  • dare corpo alla pratica della concertazione;
  • abituare gli attori della progettazione a pensare in termini di “problemi” e soluzioni, non di “mancanza di…”.

Il PCM (Project Cycle Management) scandisce le diverse fasi di un progetto. Trattandosi di un percorso ciclico, il PCM consente di sottoporre il progetto a verifica continua, sin dalla sua prima formulazione e di intervenire in itinere sull’attività progettuale, apportando modifiche e/o miglioramenti.

La gestione del ciclo del progetto

La preparazione e realizzazione dei progetti in ottica PCM viene definita in fasi, dando vita al Ciclo del Progetto, che ha sei fasi standard:

  1. Programmazione. È la fase delle decisioni “a monte” di un singolo intervento progettuale. Nella prassi oggi comune, questa è la fase in cui l’Unione Europea, di concerto con gli Stati Membri, definisce le linee guida di un programma o di una’niziativa comunitaria ed emette quindi il bando.
  2. Identificazione. È il momento in cui una prima idea-progetto, ancora non dettagliata, è definita o direttamente presentata da un soggetto promotore in un bando di gara.
  3. Formulazione. A seguito di uno studio di fattibilità, la proposta progettuale assume la sua veste definitiva di progetto esecutivo, con descrizione o previsione degli aspetti dettagliati (quantità, costi ecc.).
  4. Finanziamento. È la fase di contrattualizzazione per l’avvio del progetto.
  5. Realizzazione. A questo punto si dà corso all’intervento progettuale, al cui interno di svolgono le azioni di monitoraggio e valutazione in itinere.
  6. Valutazione. In questa fase conclusiva si avvia una riflessione sui risultati raggiunti dal progetto, per indurre i responsabili della programmazione a definire programmi sempre migliori o fornire elementi utili per l’identificazione di ulteriori idee-progetto nellìambito del programma.

Lo scopo del Ciclo del Progetto è quello di assicurare che tutti gli attori siano attivamente coinvolti nelle decisioni da prendere. Tali decisioni, aspetto non meno importante, dovranno essere fondate su informazioni sufficienti e pertinenti.

I principi della GCP (Gestione del Ciclo di Progetto) possono essere così riassunti in cinque passaggi chiave. Vediamoli:

  1. Aderenza alle fasi del Ciclo del Progetto per assicurare un processo decisionale strutturato e basato su informazioni pertinenti.
  2. Processo orientato verso “il cliente” attraverso l’uso di laboratori di programmazione partecipativa nei momenti chiave del ciclo, e la formulazione dell’Obiettivo Specifico in termini di benefici sostenibili ed effettivamente fruibili da gruppi beneficiari.
  3. Integrazione degli aspetti di sostenibilità nella progettazione per assicurare benefici sostenibili.
  4. Uso del Quadro Logico per assicurare un approccio analitico continuato sia in corso di preparazione sia nella gestione del progetto.
  5. Un approccio integrato per connettere gli obiettivi di ogni progetto agli obiettivi della Commissione e a quelli nazionali e settoriali del Paese partner.

Quadro Logico

Il principale strumento di progettazione e gestione nel contesto della GCP è l’Approccio del Quadro Logico (AQL).
L’AQL è una tecnica efficace che permette agli attori del processo di identificare ed analizzare questioni e problemi pertinenti, e di definire obiettivi e attività che devono essere portate avanti per risolvere i problemi individuati.

Il Quadro Logico (QL) è uno strumento dinamico che fornisce una struttura alla progettazione e al budget senza essere percepito come schema prefissato, rigido e costrittivo.

Riunendo gli attori principali nella fase d’analisi per discutere di problemi, obiettivi e strategie, l’AQL incoraggia a prenderne in considerazione le aspettative e il modo in cui soddisfarle.

Affermando con chiarezza gli obiettivi ed ordinandoli secondo una scala d’importanza, il QL fornisce uno strumento di controllo della logica interna della bozza di progetto che assicuri che Attività, Risultati e Obiettivi siano interconnessi.

I coordinatori di un progetto sono così obbligati a identificare le condizioni e i possibili rischi che possono influenzare la fattibilità del progetto, e a specificare gli indicatori e le fonti d’informazione che saranno usati per il Monitoraggio e la Valutazione. Questo insieme d’informazioni chiave è riunito in un unico documento (il QL) che fornisce un utile sommario.

Il QL Consiste in una tabella o matrice, composta da quattro colonne e, nel formato base, quattro righe.
Nelle colonne s’individua ciò che il progetto intende fare, si chiariscono i rapporti causali e si specificano condizioni e incertezze che esulano dal controllo della gestione diretta del progetto: Logica d’Intervento, Indicatori Oggettivamente Verificabili, Fonti di Verifica, Condizioni.
Nelle righe ci si riferisce alla misurazione degli effetti del progetto definiti con indicatori-chiave e mezzi di verifica, e alle risorse utilizzate: Obiettivi Generali, Obiettivo Specifico, Risultati ed Attività.

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