Le “review di progetto”

di Simona Caracciolo

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Quali sono le differenze fra "stato di avanzamento" e "review" e come utilizzare al meglio i due strumenti

Ogni attività di “controllo” effettuata su un qualsiasi aspetto progettuale può essere classificato come un “momento di valutazione e di revisione”, allo scopo di acquisire informazioni e assumere, se necessario, delle decisioni. Nel corso dello sviluppo di un progetto possono essere effettuate decine, se non centinaia, di “review di progetto”.

Per dare al termine “review” un significato preciso ed univoco, in modo da trovarne una precisa collocazione ed utilità all’interno dello sviluppo di un progetto, tra gli strumenti e metodi di monitoraggio di un progetto occorre distinguere tra “Stato Avanzamento Lavori” (SAL), costi di progetto inclusi, e “Review di progetto”.

Stato Avanzamento Lavori (SAL)

Il processo di rilevamento dello stato di avanzamento di un progetto è, tipicamente, un processo da basso verso l’alto (bottom-up).

Esso chiama in causa innanzitutto i responsabili delle singole attività, poi i responsabili dei diversi Work Package in cui il progetto si scompone ed infine i livelli di gestione più alti nell’ambito dell’Organizzazione, ovvero il Project Manager in qualità di responsabile del progetto, il Project Board, l’eventuale Project Management Office ed il Top Management.

Il SAL è un processo che si ripete e solitamente:

  • si svolge in fase esecutiva, quando il piano di progetto è stato grossomodo completato
  • si conclude con la fine del progetto
  • deve essere programmato e svolto a intervalli predefiniti, coincidenti con i “periodi” chiave nella vita di un progetto, allo scopo di permettere, se necessario, un minimo di ripianificazione delle attività tra un certo un “periodo” ed il successivo

Gli obbiettivi del SAL possono essere così riassunti:

  • rilevare gli scarti nei tempi di esecuzione dei lavori rispetto al piano di origine (baseline)
  • valutare eventuali influenze, in concomitanza alle date di completamento previste, sia per i singoli Work Package che poi, se necessario, per l’intero progetto
  • definire, se necessario, le possibili azioni correttive per scongiurare rinvii o comunque effetti negativi verso il raggiungimento degli obiettivi iniziali
  • evidenziare i costi effettivamente sostenuti e gli eventuali scarti rispetto al budget (piano previsionale dei costi)
  • circoscrivere, anche per l’aspetto costi, le eventuali azioni correttive necessarie ad evitare o frenare sfori di budget

Il rapporto sullo stato di avanzamento è il documento che, emesso e distribuito periodicamente, offre a tutte le persone direttamente coinvolte nel progetto e al Management dell’Organizzazione un quadro complessivo della situazione corrente, delle problematiche che potrebbero influire negativamente sui tempi e sul budget e delle azioni correttive identificate.

Le Review di progetto

Nella maggior parte dei casi il processo decisionale che porta alla realizzazione di una Review di progetto, al contrario degli Stati di Avanzamento Lavoro, è un processo dall’alto verso il basso (o top-down), per dire che una Review di progetto è spesso un evento “subito” dai team di progetto.

Le Review di progetto sono,infatti, degli strumenti a disposizione del Management in generale, del Project Board, dell’eventuale Project Management Office, del Project Manager e dei responsabili funzionali coinvolti nel progetto.

Lo scopo principale di una review è analizzare e indagare in profondità un determinato aspetto del progetto per:

  • individuare l’esistenza di aree di rischio (potenziali e reali) per ogni aspetto riguardante il progetto
  • stabilire per ogni possibile rischio il livello (qualitativo e quantitativo) e le influenze sul raggiungimento degli obiettivi di progetto
  • individuare o proporre le possibili azioni di limitazione e/o di controllo continuo delle aree di rischio identificate
  • essere di sostegno al processo decisionale

Le Review di progetto possono essere di due tipologie:

  • le Project Review (PR)
  • le Independent Project Review (IPR).

Le Project Review sono, o possono essere, degli eventi non formali. Ciascuna funzione organizzativa, eventualmente con il contributo del Project Management Office e/o del Project Manager, può stabilire lo svolgimento di una Project Review se e quando lo ritiene utile, decidendo contenuti ed obiettivi del caso.

Le PR possono, però, anche essere precedentemente stabilite in fase di pianificazione del progetto e all’interno del Ciclo di Vita del progetto. Solitamente questa definizione delle revisioni progettuali viene effettuata in base alle esperienze pregresse, o in presenza di potenziali aree di rischio tipiche, già identificate, perché insite nella natura stessa del progetto.

Al momento di una Review predefinita è importante che il Project Team possegga il maggior numero possibile di dati e informazioni sull’argomento oggetto della revisione.

Il Project Manager può e deve, comunque, avere la facoltà di indire una Project Review in qualsiasi momento del Ciclo di vita del progetto, qualora ritenga necessario valutare specifiche aree di preoccupazione o rischio.

Le aree che generalmente vengono “riviste”, ad esempio, in un progetto di realizzazione di un prodotto software, riguardano il disegno concettuale e di dettaglio del prodotto (Design Reviews), la sua qualità finale (Deliverable Reviews), la qualità dei suoi processi di sviluppo (Quality Reviews) e dei servizi o delle attività di supporto al Prodotto, in particolare per verificare il livello di completezza e adeguatezza raggiunto nella loro preparazione (Readiness Review).

Le Independent Project Review sono invece delle “revisioni formali” di tutti i principali elementi di un progetto e del prodotto, sia dal punto di vista tecnico sia commerciale. Queste review devono essere preventivamente e opportunamente collocate nel piano di progetto e all’interno del Ciclo di Vita del Prodotto.

Le Independent Project Review sono fissate, preparate ed eseguite dalle funzioni di Project Management (il Project Management Office e/o il Project Board e/o il Project Manager) all’avvicinarsi del termine di scadenza di ciascuna fase del Ciclo di Vita del Prodotto, con lo scopo di identificare i rischi insiti nel progetto in quello specifico periodo.

Ogni IPR viene condotta da un leader del Review Team (Chair person), il quale deve individuare i membri del Review Team, ovvero l’insieme delle persone che sono in possesso delle specifiche competenze tecniche, gestionali e di business concernenti lo specifico progetto/prodotto sottoposto a revisione.

I membri del Review Team, per far sì che una Project Review possa dirsi “indipendente”, devono essere estranei ed obiettivi rispetto alla vita del progetto, privi di responsabilità nella sua pianificazione o sviluppo, o privi di qualsivoglia contributo, diretto o indiretto, dato al successo del progetto.

Il Project Manager ed il suo team devono limitarsi a fornire al Rewiew Team tutto il necessario supporto, le informazioni e i documenti con cui gli esperti indipendenti potranno esaminare e valutare i singoli aspetti del progetto/prodotto, identificare la presenza di aree di rischio (reali o potenziali),esprimere valutazioni, proposte e raccomandazioni.

Il rapporto finale del Review Team ha un valore esclusivamente consultivo, nel senso che le decisioni concernenti la prosecuzione del progetto vengono prese, poi, da chi ha la responsabilità del progetto stesso (il Project Management Office e/o il Project Board e/o il Project Manager), facendo buon uso delle stime, dei commenti e delle raccomandazioni dei revisori.

Conclusioni

Nel corso dello sviluppo di un progetto possono essere effettuate decine, se non centinaia, di “review di progetto”. Attenzione però a non confondere le review con gli stati di avanzamento lavori, perché cambia la prospettiva di chi dà il via al processo di revisione/valutazione.