Le aziende che intendono estendersi all’estero e puntano a produrre risultati competitivi, valutano integralmente la possibilità che ogni loro direttrice sia integrata con l'ICT.
Nel contesto di e-business abbiamo già trattato i primi vettori, ossia commercio e distribuzione.
L'applicazione dell'ICT, però, abbraccia anche l'approvvigionamento di beni e servizi, che è una delle fasi che sul piano economico e organizzativo favorisce massimamente la vita di un'azienda.
Scelta dei fornitori, richiesta dei preventivi, gestione dell’ordine, aggiornamento della contabilità di magazzino, generale e analitica, pagamenti delle forniture sono attività che richiedono una costante attenzione per la necessità di ottimizzare il processo e definire una strategia che consenta di ottenere risultati finali di indubbio valore: condizioni di concorrenzialità tra i potenziali fornitori e convenienza per l'azienda.
Quasi tutte le attività legate all'approvvigionamento sono ad alto contenuto informativo, dunque si prestano ad essere gestite attraverso l’uso delle ICT e delle tecnologie di rete.
Questo tipo di digitalizzazione è denominata eProcurement, uno dei punti chiave della politica Ue volta a favorire il consolidamento di un mercato unico europeo, in cui tutte le imprese, Pmi comprese, possano operare liberamente.
In questo senso, il progetto pilota Peppol – che interconnette le informazioni e le offerte veicolate dai singoli sistemi nazionali di eProcurement – per l’avvio di un sistema di appalti pubblici elettronici di respiro europeo è un ottimo esempio.
In generale, l’eProcurement fornisce le seguenti funzioni principali: (a) accesso a cataloghi online; (b) creazione di aste web per la selezione del fornitore; (c) gestione del processo di approvazione dell’ordine; (d) connessione via email con tutti i soggetti coinvolti; (e) monitoraggio dello stato di avanzamento dell’ordine; (f) gestione elettronica dei pagamenti; (g) collegamento ed aggiornamento in tempo reale verso i sistemi informativi aziendali.
I vantaggi sono legati anzitutto ai parametri di costo e di efficacia, almeno sotto tre punti di vista:
– prezzo: è possibile individuare i fornitori che richiedono il prezzo minore, grazie alla possibilità di concentrare il volume degli acquisti e razionalizzare i flussi.
La predisposizione di strumenti di web based consente di accedere ad un bacino più ampio di potenziali fornitori, sia a livello nazionale che internazionale.
– processo: vengono ridotte o eliminate le fasi del processo a minor valore aggiunto poiché la loro gestione elettronica risulta più rapida e meno soggetta ad errori;
– gestione della domanda: la domanda a livello di impresa può essere aggregata, razionalizzata e standardizzata. Inoltre viene migliorata la gestione delle scorte.
L'acquisto dei materiali di supporto alla manutenzione, alla riparazione e alle attività operative di un'azienda ben si prestano all'utilizzo dei cataloghi poiché è relativamente semplice definire le caratteristiche del prodotto richiesto e verificarne la disponibilità nell'offerta del fornitore. Il materiale che invece possiede specifiche particolari è sottoposto ad una richiesta d'offerta estremamente dettagliata da parte del compratore e si conclude con il confronto, tramite meccanismi d'asta, delle offerte pervenute.
La digitalizzazione delle attività di approvvigionamento riduce i costi perché tutta la circolazione documentale di supporto e la relazione con il cliente è effettuata in via telematica azzerando eventuali difficoltà legate al numero e alla dislocazione geografica dei potenziali fornitori.
La scelta dell'e-procurement richiede qualche sforzo in termini di standardizzazione e di definizione delle caratteristiche dei beni ma ha ricadute significative a livello di gestione, in quanto la facilità di scambio delle informazioni rende l'acquisto maggiormente aderente alle proprie esigenze che in passato.
