Stampa di documenti con Word 2007

di Gianni Nigro

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Come impostare la stampa di un documento aziendale prevedendo modifiche, ristampe parziali e configurazioni specifiche? Partiamo dall'A, B, C

Un documento aziendale destinato alla stampa può esigere diverse impostazioni. Word riassume il tutto a partire dalla Finestra di dialogo Stampa.

Supponiamo di aver steso un corposo documento aziendale che non resterà soltanto su Intranet ma diverrà un documento cartaceo da distribuire al personale. Una volta terminata la stesura del testo, completata la correzione e scelto il layout di pagina, non resta da stabilire le impostazioni di stampa.

Con Word 2007, il percorso per accedere alla finestra madre di tutte le impostazioni di stampa è: Clic sul Pulsante Office > menu a tendina > comando Stampa > finestra di dialogo Stampa.

La finestra è abbastanza intuitiva. Nella casella combinata Nome permette di scegliere, tramite menu a tendina, l’hardware e il tipo di documento (ad esempio quale stampante o l’invio di un Fax).

Quando si decide di stampare un documento in formato cartaceo, nella sezione Pagine da stampare è possibile impostare la stampa di Tutte le pagine o di alcune. A rigor di logica la prima volta che si stampa un documento, a meno di particolari esigenze, dovrebbero essere stampate tutte le pagine del documento.

Le altre due opzioni possono servire in situazioni particolari o, soprattutto, quando, in sede di rilettura dello stampato, siano stati rilevati errori che erano sfuggiti in fase di correzione al computer. E dato che sono lontani i tempi del bianchetto e della ribattitura a macchina, la soluzione migliore che si presenta è di ristampare la pagina o le pagine contenenti l’errore.

Se le pagine contenenti errori sono molte, la stessa finestra di dialogo fornisce ampiamente le istruzioni per impostare la ristampa delle pagine incriminate, scegliendo l’opzione Pagine, e indicando nella relativa casella la numerazione delle pagine da stampare.

Oltre a elencare il numero delle pagine da stampare separandone la numerazione mediante virgola, è possibile anche indicare intervalli, ad esempio 3-8 (comprese la 3 e la 8). Le istruzioni possono essere inserite anche in modo misto, virgole e trattino (es.: 1,3, 5-12).

L ‘ opzione Selezione permette di stampare solo una parte del testo di una pagina, selezionando (con il mouse o i tasti Maiusc + freccette) la sezione di nostro interesse. L’istruzione può anche essere inserita nlla casella Pagine. La lettera minuscola “s” imposta la stampa della sola sezione: ad esempio s8 porterà alla stampa del solo frammento di testo selezionato, della pagina numero 8.
Anche in questo caso si possono comporre, all’interno della casella Stampa, delle istruzioni miste, del tipo: 5,8,49,55-80,83s3.

Se la pagina da ristampare è una sola è sufficiente eseguire un clic del tasto sinistro del mouse in un punto qualsiasi della pagina da ristampare, e scegliere l’opzione Pagina corrente.

Il tutto, stando attenti che il cursore del mouse sia effettivamente giacente sulla pagina da ristampare. In altre parole non basta che la pagina visualizzata dal monitor sia quella giusta.

Stampa su due facciate

Il metodo più semplice per stampare su tutte e due le facce di ogni foglio, specialmente se il documento non si presenta molto voluminoso, consiste nell’utilizzare la casella combinata Stampa. Nel menu a tendina di tale casella si può selezionare la voce Pagine dispari e stampare.

Quindi, si rivoltano le pagine stampate (o comunque si seguono le istruzione allegate alla stampante), si torna al menu della casella e si sceglie la voce Pagine pari. In alternativa, si può utilizzare la casella di controllo Stampa fronte retro.

In questo caso, però, è necessario che la stampante sia adibita a effettuare automaticamente questa operazione. Spesso, quelle economiche non possono farlo e necessitano comunque di un intervento manuale. Resta dunque valida l’alternativa di stampare dapprima le dispari e poi le pari, prestando attenzione a non fare stampare tutto sopra le stesse facciate, perdendo inchiostro e fogli!

Stampare più copie

Invece di produrre una sola copia di stampato, per poi ricorrere ad una fotocopiatrice per ottenerne più copie, è possibile stampare direttamente più copie dei fogli di un file. La sezione Copie visualizza una casella in cui si indica quante copie di ogni foglio devono essere stampate.

Al di sotto di tale casella vi è una raffigurazione grafica che cambia se si inserisce o meno il segno di spunta nella casella di controllo Fascicola. Quando è presente, verrà prodotta dalla stampate una prima copia di tutti i fogli in ordine numerico, quindi una seconda copia, ecc. Quando invece non vi è il segno di spunta, la stampante produrrà dapprima tutte le copie richieste del primo foglio, quindi tutte quelle del secondo foglio, e così via.

Lo zoom

La sezione zoom, infine, contiene due caselle. La casella Pagine per foglio consente di decidere quante pagine Word inserire in un foglio cartaceo. La casella Adatta al formato imposta l’adattamento al tipo di foglio (per default è impostata sull’assenza di adattamento).

Altri pulsanti

La finestra contiene altri due comandi molto importanti. Il pulsante Opzioni, se cliccato, apre una nuova finestra, che, nella versione 2007 di Word, fa parte delle finestre delle impostazioni di Word (o Opzioni di Word), ed è raggiungibile anche tramite il menu del Pulsante Office e la selezione, sul lato di sinistra, della voce Visualizzazione.

Con le caselle di controllo contenute in questa finestra possiamo configurare la visualizzazione del documento e, in particolare, con le caselle della sezione finale (Opzioni di stampa) possiamo determinare la stampa o meno di una serie di elementi: colore di sfondo, testo nascosto eccetera. In un documento online, ad esempio, può essere ben accetto un colore o un’immagine di sfondo, mentre in una operazione di stampa di un documento voluminoso, si potrebbe arrivare rapidamente all’esaurimento delle cartucce, altre che a un’estrema lentezza della stampa stessa.

Il pulsante Proprietà, infine, apre una finestra di controllo della stampante, per definire le impostazioni di qualità della stampa, tipo e formato della carta, orientamento del testo (verticale o orizzontale) e stampa fronte/retro, sempre che il tipo di stampante lo permetta.