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Gestione di progetti online con Zoho Projects

di Gianfranco Budano

scritto il

Come coordinare il lavoro in team attraverso la gestione degli step, la conservazione delle tracce di avanzamento dei lavori, la condivisione degli strumenti e la generazione di documenti visibili ai membri designati

Uno strumento completo in grado di gestire oline progetti seguiti in gruppo è Zoho Projects e fa parte della nota suite online, affiancando tutte le altre applicazioni che si possono usare con una semplice registrazione al sito Zoho.

A titolo di esempio, in questo tutorial creeremo un progetto per la realizzazione di un sito web.

Come già anticipato, tutte le applicazioni di Zoho richiedono una registrazione sul sito, in modo tale da potervi effettuare il login.

Una volta che l’accesso è stato effettuato, clicchiamo su Zoho Projects per aprire il nuovo progetto.

È importante sapere che con un account free si ha a disposizione solamente un progetto mentre i successivi richiedono un abbonamento mensile per le aziende, i cui prezzi sono disponibili online.

Per testare questa web application, comunque, un progetto è sufficiente: creiamo il nome da attribuire al progetto, che sarà inserito nella URL del progetto stesso – per esempio “piccolemedieimprese” – di modo che l’indirizzo web del progetto risulterà: http://piccolemedieimprese.projects.zoho.com e figurerà come titolo della pagina online.

Una pagina di benvenuto dà accesso alle risorse fondamentali per l’utilizzo dell’applicazione web-based: per prima cosa clicchiamo su “Visualizza/Modifica profilo aziendale” per cambiare i dati aziendali: nome, ragione sociale, indirizzo, sito web e soprattutto fuso orario, perché se il progetto è condiviso con collaboratori che si trovano all’estero è bene sincronizzare scadenze e appuntamenti onde evitare ritardi o problemi di consegna degli step.

Clicchiamo su Aggiorna profilo per salvare le informazioni inserite.

Il successivo passo sarà creare un progetto all’interno di quest ‘ area di lavoro, ovvero all’interno del sito http://piccolemedieimprese.projects.zoho.com.

Per fare ciò, abbiamo a disposizione una sidebar sulla sinistra, con un link “Nuovo progetto”.

Clicchiamo su quest’ultimo per accedere alla finestra di creazione del progetto.

Inseriamo il nome del progetto e una breve descrizione, utile per chi dovrà collaborare. Dopo maver compilato i campi, clicchiamo su “Aggiungi nuovo progetto” accedendo così al “Pannello di controllo”. Ora aggiungiamo i collaboratori che lavoreranno al progetto e la loro qualifica.

Torniamo sulla home page di Zoho Projects e, sotto la sidebar dei progetti, troveremo un’altra sidebar degli utenti: clicchiamo sul link “Nuovo utente” e apriamo una nuova finestra.

Il primo rigo deve contenere l’email del collaboratore, al quale verrà notificato l’invito seguente:

“Gentile xxxx, Benvenuto ai progetti Zoho. Sei stato aggiungo a PMI Da yyyy (amministratore).

Accesso PMI Portale da http://piccolemedieimprese.projects.zoho.com

Il tuo login: xxxx@xxx.com

La tua password: CH06v58B

Progetti operativi: Portale Web

Nota personale: responsabile progettazione grafica

Per favore cambia la tua password dopo il login

Clicca Impostazioni > Impostazioni Generali > Password

Zoho Projects”

A seguire, scegliamo la posizione che questi deve rivestire; quindi selezioniamo il progetto al quale si dovrà associare il profilo e spostiamolo dalla finestra di sinistra a quella di destra cliccando sul pulsante >.

Infine, nell’area “Nota personale” inseriamo del testo descrittivo, per esempio: «Questa unità sarà destinata alla progettazione grafica». Facciamo clic su “Aggiungi nuovo utente” per passare al task successivo.

Dalla successiva pagina inviamo un messaggio all’utente aggiunto, in modo da spiegargli i compiti e informarlo sulla sua partecipazione al progetto. Clicchiamo su “Spedisci messaggio” per effettuare l’invio.

Quando il nuovo collaboratore effettua l’accesso al progetto, nella sidebar degli utenti risulterà online e contrassegnato da un led verde. Una procedura simile è prevista per l’aggiunta di un utente con qualità di cliente: basta cliccare prima su “Aggiungi nuovo Utente classificato come Cliente”.

Ora, bisogna attribuire ad ogni collaboratore compiti e priorità. Clicchiamo sul nome del progetto, per aprirne la pagina di riepilogo.

Passiamo alla scheda “Compiti e schede miliari“, quindi inseriamo una nuova attività fondamentale cliccando su “Nuova pietra miliare”: nel primo rigo diamo un titolo a questa attività – per esempio “Progettazione grafica” – seguito da data di inizio ed eventuale data prevista per la conclusione; responsabile dell’attività scelto dall’elenco dei collaboratori attivi aggiunti al progetto; indicazione del tipo di attività (interna o esterna). Quando abbiamo settato tutti i parametri, clicchiamo sul pulsante Aggiungi una pietra miliare.

Sulla destra della pagina, comparirà un calendario con le date contrassegnate per tenere a mente le scadenze previste per le pietre miliari. Clicchiamo ora su “Aggiungi nuovi compiti” in cui frazionare la “pietra miliare”: nel rigo bianco inseriamo il nome di un gruppo di attività – per esempio “Selezione immagini” – e facciamo clic su “Aggiungi compito” per elencare i singoli task.

Diamo un titolo al compito – per esempio “Individuare gli elementi grafici principali: cursori, frecce ecc.” – e attribuiamolo a un collaboratore spuntando poi l’opzione “Spedisci una notifica via email”, quindi clicchiamo su “Aggiungi compito”.

L’organizzazione del progetto è esportabile in formato XLS, cliccando su “Esporta”. Inoltre, le attività e le pietre miliare e le riunioni possono essere impostate direttamente nel calendario, dalla tab “Calendario del progetto”.

Una parte importante del progetto è rappresentato dall’area riservata ai file prodotti per lo svolgimento dei compiti. Zoho Projects dispone di un’apposita sezione, cui si accede dalla tab “Documenti” nella quale si caricano tutti i file elaborati dai vari utenti, e si possono anche taggare per una ricerca più facile.

I documenti possono essere raccolti in questa area caricandoli dal proprio PC o creandoli all’interno della web application. Nel primo caso, facciamo clic su “Carica nuovo file“” e cerchiamolo nel nostro hard disk, compiliamo tutti i campi perché l’ordine nell’archiviazione dei file è importante in un progetto a più mani, perché il numero tende a crescere e la ricerca dei file può diventare complessa. Perciò il rigo “Tag dei file” è molto importante.

Dopo aver compilato tutti i campi clicchiamo sul pulsante “Carica un file” per aggiungere il file scelto. Il tempo di caricamento, naturalmente, varierà a seconda del peso del file e della connessione di cui disponiamo.

Se vogliamo creare un file direttamente nell’ambiente di progetto, facciamo clic su “Nuovo documento”, quindi diamo un titolo allo stesso, per esempio: “Elenco siti per acquisizione immagini”.
Selezioniamo la cartella del progetto cui afferisce il nuovo documento e assicuriamoci che i pop-up siano abilitati, poi facciamo clic sul pulsante “Crea nuovo documento”: si aprirà Zoho Writer per la redazione del documento.

Se vogliamo creare un foglio di calcolo, ripetiamo la procedura, partendo dal clic su “Nuovo foglio di calcolo”.

Torniamo sul Pannello di Controllo e scorriamo la pagina fino al fondo: viene visualizzato l’elenco di tutte le attività che sono state svolte sul progetto. Passando il mouse sul nome del progetto nella sidebar di sinistra una piccola finestra ci informerà sui dettagli principali:

Un’altra sezione fondamentale è il forum: dalla tab “Forum” accediamo a quest’area e creiamo i topic che ci interessano per intavolare discussioni in merito al progetto.

A questo punto abbiamo la panoramica completa di tutte le feature di questa applicazione web-based. Non ci resta che contribuire al progetto con i propri file e aggiornando l’avanzamento lavori. Nella tab “Report” un Diagramma di Gantt ci darà la visuale della tendenza dei singoli task in modo da poter monitorare il lavoro.