Creare documenti di trasporto con Microsoft Access 2007

di Gianfranco Budano

scritto il

Guida alla creazione di un documento di trasporto per le merci, con una soluzione a basso costo per le Pmi: un DB generato in automatico ma modificabile a mano

La merce, per legge, deve viaggiare accompagnata da un documento di trasporto (DDT) – introdotto in sostituzione della bolla di accompagnamento, abrogata con il DPR 14 agosto 1996 n° 472 – e può essere sostituito dalla fattura accompagnatoria.

Il DDT deve contenere alcune indicazioni obbligatorie: numero progressivo, data, generalità del cedente, del cessionario e dell’eventuale incaricato al trasporto, quantità e descrizione dei beni trasportati, con l’indicazione della natura e qualità degli stessi.
Spesso riporta anche informazioni aggiuntive, per maggior chiarezza o per consentire l’individuazione dei controlli effettuati sulla merce.
Nulla invece è prescritto per quanto attiene formato e grafica.

Molte aziende si dotano di gestionali collegati al magazzino, che generano in automatico i DDT a chiusura delle operazioni di aggregazione della merce, per ordine o per cliente. Tuttavia, questi gestionali sono spesso costosi e onerosi da mantenere, e le piccole e medie imprese tendono a procedere nella compilazione a mano di questi documenti, scrivendo su dei prestampati i dati necessari al trasporto.

Vi proponiamo dunque una soluzione intermedia fra quelle citate, che consente di creare un piccolo database da cui attingere informazioni in automatico per la generazione di un DDT, riservando al trasportatore o all’addetto alle spedizioni la compilazione a mano di campi accessori o non statici, come ad esempio la firma o il numero di scontrino se il pagamento della merce è avvenuto in anticipo.

Distinguiamo in questo tutorial due fasi.
La prima consisterà nella creazione del DB, semplificato ai soli fini di questa dimostrazione, espandibile con ulteriori campi o tabelle se necessario ad una sua maggiore adattabilità alle esigenze specifiche. La seconda fase sarà la generazione del DDT tramite report.

Una premessa: la T davanti ai nomi indica tabelle; M indica maschere; SM indica sottomaschere e Q indica query.

Fase I – Creazione del database dei DDT

La prima tabella da creare, quella dei clienti, è molto semplice, ed è già stata vista in altri tutorial sul nostro sito.

Essa conterrà i seguenti campi, nel numero minimo previsto per la generazione del DDT e si chiamerà TClienti:

  • IdeCliente: contatore automatico indicizzato (“Duplicati non ammessi”);
  • NomeCliente: campo di testo con lunghezza massima consentita (255 caratteri);
  • PartitaIva: campo di testo con lunghezza 30 che può essere utilizzata anche per registrare il Codice Fiscale;
  • SedeSociale: campo di testo con lunghezza massima consentita (255 caratteri) che conterrà l’indirizzo;
  • IndirizzoSpedizione: campo di testo come il precedente, ma usato per inserire l’indirizzo cui si spedisce la merce, quando diverso dalla sede aziendale;
  • Città: campo di testo con lunghezza 100.

Passiamo ora alla tabella dei prodotti, la TArticles, che conterrà i seguenti campi:

  • IdeArticolo: contatore automatico indicizzato (“Duplicati non ammessi”);
  • CodiceArticolo: campo di testo con lunghezza massima consentita (255 caratteri);
  • DescrizioneArticolo: campo di testo con lunghezza massima consentita (255 caratteri).

Ora creiamo una tabella per gli ordini dei clienti, che chiameremo TOrdini e che conterrà i seguenti campi:

  • IdeOrdine: contatore automatico indicizzato (“Duplicati non ammessi”) che fungerà anche da numero di ordine;
  • DataOrdine: campo data di tipo “Data generica” comprensiva anche dell’orario in cui viene inserito l’ordine;
  • IdeArticolo: campo numerico intero lungo con posizioni decimali 0;
  • IdeCliente: identico al precedente;
  • Quantità: identico al precedente;
  • Prezzo: campo valuta in formato Euro e con posizioni decimali 2.

E siamo così giunti alla tabella dei documenti di trasporto, TDDT, che conterrà i seguenti campi:

  • IdeDDT: è un contatore automatico indicizzato (“Duplicati non ammessi”) che fungerà anche da numero del documento di trasporto;
  • DataDDT: campo data di tipo “Data generica” comprensiva anche dell’orario in cui viene generato il DDT; come valore di default indichiamo “=now()” (ovvero la data odierna);
  • IdeOrdine: campo numerico intero lungo con posizioni decimali 0.

Ora dobbiamo relazionare le varie tabelle fra di loro. Andiamo in “Strumenti Database Relazioni” e inseriamo, con un doppio clic su ognuna, tutte le tabelle presenti nella finestra delle tabelle, prima di chiuderla. Quindi,creiamo fra le tabelle le relazioni trascinando i campi e adeguando i join in modo che appaiano come nella figura seguente:

Della TOrdini creiamo una maschera in automatico per l’inserimento dei dati: selezioniamo la TOrdini, andiamo nel menu “Crea” e clicchiamo su “Maschera”. Quest’ultima verrà automaticamente generata. Passiamo in visualizzazione “struttura”, selezioniamo la sottomaschera e cancelliamola, perché a noi non serve.

Quindi editiamo i campi che devono essere sistemati per facilitare l’inserimento dei dati. Uno di questi è il campo IdeCliente: selezioniamolo e clicchiamo il tasto destro del mouse; dal menu a discesa selezioniamo la voce “Cambia in casella combinata”, poi passiamo al settaggio delle sue proprietà dalla scheda “Struttura Finestra delle proprietà”. Da quest’ultima, apriamo la tab “Tutte” e modifichiamo i seguenti campi:

  • Origine riga: TClienti
  • Numero colonne: 2;
  • Larghezza colonne: 0; 10

Poi modifichiamo l’etichetta del campo, trasformandola da “IdeCliente” a “NomeCliente“.

Trasformiamo in casella combinata anche la casella “IdeArticolo” settando le proprietà come viste precedentemente, ma con le seguenti specifiche:

  • Origine riga: TArticles
  • Numero colonne: 3
  • Larghezza colonne: 0; 2; 6

Generiamo, come visto, una maschera anche per le restanti tabelle, in modo da rendere l’inserimento dati più veloce. Alla maschera MDDT dobbiamo però apportare dei cambiamenti: essa serve infatti per generare i documenti di trasporto prima che vengano rielaborati dal report: per agevolare il reperimento degli ordini che andranno a confluire sul DDT è necessario creare una sottomaschera.

Apriamo la MDDT in modalità “Struttura” e clicchiamo sull’icona sottomaschera del menu “Struttura”. Dalla finestra che si aprirà selezioniamo, dalle maschere esistenti, la MOrdini e facciamo clic su “Avanti”, quindi selezioniamo la scelta “Mostra TOrdini per ogni record in TDDT che usa IdeOrdine”. Un clic su “Avanti”, poi rinominiamo la sottomaschera come SMOrdini, quindi clicchiamo su “Fine”.

A questo punto generiamo una query di insieme dei dati, che devono essere inseriti nel documento di trasporto che verrà stampato. Dal menu “Crea” selezioniamo “Struttura query” e dalla finestra “Mostra Tabelle” aggiungiamole tutte con un doppio clic su ognuna di esse. Aggiungiamo tutti i campi delle singole tabelle e salviamo la query come QDDT.

Fase II – Creazione del documento di trasporto

Il nostro DDT sarà un report che attingerà parte dei dati dalle tabelle che abbiamo creato e correlato; su di esso verranno anche inseriti dei campi etichetta vuoti per l’inserimento a mano di altre informazioni esterne alle tabelle.
Clicchiamo su “Crea Struttura report” per generare il report vuoto; clicchiamo sul piccolo quadretto in alto a sinistra, sotto il titolo del report, per agganciarlo alla QDDT: nelle proprietà del report, selezioniamo la QDDT come “Origine controllo“.

Nel menu “Struttura” facciamo clic sul pulsante “Aggiungi campi esistenti” avendo cura di selezionare i campi che ci servono e trascinarli nell’ordine desiderato sul report. Nell’intestazione invece inseriamo nome, sede e logo dell’azienda intestataria del DDT, fornitrice della merce.

Dopo aver dato un’impostazione grafica al report, andiamo nel menu “Struttura” e clicchiamo su “Raggruppa e ordina”. In basso compariranno due pulsanti: clicchiamo su “Aggiungi gruppo” e selezioniamo “IdeDDT“. Salviamo il report.

Selezioniamo il corpo del report e andiamo nelle “Proprietà”, tab “Formato” per modificare i seguenti settaggi:

  • Stampa sezione unita: No;
  • Interruzione pagina: Prima e dopo

Una volta generato il report, ovvero il nostro DDT, eventuali integrazioni manuali possono essere effettuate anche esportando il report in Word: andiamo in “Home | Visualizzazione report”, quindi passiamo al menu “Dati esterni” e clicchiamo sull’icona di Word; nella nuova finestra indichiamo dal pulsante “Sfoglia” dove salvare l’esportazione.

Per visualizzare l’anteprima di stampa del report direttamente in Access, ed eventualmente scegliere quale DDT stampare, apriamo il report e andiamo in “Home Visualizza | Anteprima di stampa”.