Vantaggi economici della ricerca multi-archivio

di Francesco De Francesco

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La ricerca di dati è un'attività ripetitiva, che genera costi sensibili sul lungo periodo. Vediamo come automatizzare questa operazione

Siete certi di aver segnato da qualche parte il numero di quella fattura, ma non riuscite a trovarlo. Nella procedura di gestione dei fornitori non c’è, nel foglio elettronico in cui tenete i pagamenti da fare neppure, nelle note in Outlook neanche.

Alla fine vi decidete, fate una telefonata al fornitore e vi fate dare il numero tanto cercato. Dopo qualche giorno, vi capita sotto mano un documento word con l’elenco delle cose da mettere in ordine… ed ecco il numero che cercavate.

Cos’è la ricerca multi-archivio

La ricerca multi-archivio è un motore di ricerca interno all’azienda che consente di individuare un dato, facendo una scansione dei sistemi principali impiegati, in modo da reperire l’informazione collegata.

L’alternativa sarebbe aprire tutti i software e cercare sino a trovare l’oggetto.

La ricerca multi-archivio, si chiama così proprio per la sua capacità di effettuare una scansione trasversalmente a tutti gli archivi che potrebbero esserci in azienda.

Quanto spende un’azienda in ricerche?

Durante un seminario al MIP (la Business School del Politecnico di Milano), qualche anno fa qualcuno fece quattro conti che mi impressionarono moltissimo.

Ipotizziamo che almeno due volte al giorno vi troviate nella situazione di dover cercare un’informazione. Impiegate circa dieci minuti per ognuna delle ricerche (in realtà m’è capitato spessissimo di impiegare anche un’ora). Sono venti minuti.

Normalmente si calcolano 220 giorni di lavoro all’anno. Sono quindi 220 per 20 minuti, cioè 4400 minuti, quindi 73 ore, cioè circa 9 giorni lavorativi all’anno.

Ipotizziamo che in azienda ci siano venti persone nelle stesse condizioni (pensate ad una banca, ce ne potrebbero essere centinaia). Sono 180 giorni lavorativi all’anno.

Ipotizziamo anche che figure come quelle prese in considerazione abbiamo un costo aziendale di 200 euro giornalieri (responsabili e dirigenti costano anche di più). Moltiplicando si ricava che l’azienda spende ogni anno 36 mila euro solo in ricerche, e questi conti sono ottimistici.

Al crescere del numero di dipendenti e del numero medio di ricerche giornaliere, il valore potrebbe diventare ben più alto, soprattutto in aziende con sistemi informativi disgregati.

Si può fare qualcosa?

A questo punto, ci poniamo una domanda. Siamo interessati a diminuire quel costo, che so, del 30%? Nel nostro caso sarebbero comunque più di dieci mila euro all’anno e probabilmente si può scendere ancora.

Certamente il primo anno, visti i costi di realizzazione, probabilmente non sperimenteremmo grossi vantaggi (comunque dipende dal numero di dipendenti che abbiamo negli uffici), ma dal secondo anno saremmo già in guadagno.

La struttura di un motore di ricerca multi-archivio

Un motore di ricerca multi-archivio è un software che riceve da altri sistemi aziendali un elenco di risorse in un formato concordato. Tale elenco viene inserito nel database del motore e contiene, oltre alla referenza che si potrebbe cercare, un puntatore alla posizione in cui il dato si trova e come arrivarci.

Nel momento in cui si effettua una ricerca, in realtà il sistema interroga il proprio database ed individuato il dato ne richiama il contesto o, se impossibile, indica all’operatore l’applicazione ed il codice da inserire per avere prontamente a video l’informazione.

Esistono anche altri schemi di funzionamento, ma questo è uno dei più usati.

Programmi e piattaforme esistenti

Per non dover inventare l’acqua calda, esistono già programmi predisposti per funzionare in questo modo. Hanno una interfaccia verso i più comuni programmi ed applicazioni aziendali, in modo da potersi velocemente integrare con molti dei sotto sistemi esistenti nelle imprese.

Un’interfaccia di interrogazione è già disponibile e consente in modo semplice di inserire una informazione testuale da cercare. I programmi più sofisticati consentono di trovare dati strutturati o non-strutturati.

Inoltre, produttori di software importanti stanno realizzando per proprio conto applicazioni di ricerca multi-archivio, ovviamente pensati per ricerche trasversali alle loro applicazioni. Tipica è la ricerca trasversale al CRM, ai sistemi ERP ed a quelli di Project Management.

Lo sviluppo di un sistema proprietario

Nel caso non si reperisse un programma adatto alle proprie esigenze, comunque, la realizzazione di un tale sistema, soprattutto partendo da alcune piattaforme di ricerca già disponibili, non è complesso.

Ciò che serve, come al solito, è un’analisi delle possibili fonti di informazioni. Va previsto, infatti, l’impossibilità di catalogare tutto inizialmente. Quindi più che analizzare le informazioni, andrebbero analizzate i tipi di archivio da gestire. Ad esempio:

  • l’archivio del software gestionale;
  • il sistema di CRM;
  • fogli Excel;
  • documenti Word;
  • db Access;
  • etc.

Una interfaccia dovrebbe consentire semplicemente agli interessati di connettere i propri file o cartelle al motore, in modo da averle sempre indicizzate. Una seconda interfaccia servirebbe da front-end per la ricerca.

Chi sono i possibili utenti?

I possibili utenti di un tale sistema sono praticamente tutti gli impiegati degli uffici, a qualunque livello di responsabilità. Per quelli a profilo più basso, saranno gli assistenti dell’IT a preparare una volta per tutte l’aggancio delle cartelle al motore. Alle persone a profilo informatico più alto si potrebbe lasciare la possibilità di aggiungere autonomamente i propri file (sempre partendo da una base comune preimpostata).

Soprattutto chi è a contatto col pubblico, potrebbe avvantaggiarsi di tali sistemi, ma anche chi, nel retrobottega ha continuamente bisogno di informazioni per il proprio lavoro.

In ogni caso ne vale la pena, perché nella peggiore delle ipotesi, si ottiene una riduzione del lavoro di ricerca. In certe situazioni i vantaggi sono in termini di riduzione delle attese e delle relative code e di miglioramenti dell’umore.

L’ideale, probabilmente, sarebbe partire con un progetto pilota che prendesse in considerazione un solo ufficio, per verificare le possibilità reali, prima di passare all’utilizzo generale.

Conclusione

Molte aziende si sono rese conto del fatto che molti dei costi sono concentrati in azioni ripetitive che quotidianamente portano via pochissimi minuti, ma che sono ripetute centinaia e migliaia di volte, dando alla fine valori esorbitanti. La riduzione anche solo in piccola frazione di tali attività si traduce con un vantaggio economico diretto.