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Invio documenti aziendali: soluzioni per PMI

di Alessia Valentini

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Spedizione di documenti aziendali riservati in totale sicurezza: le soluzioni shipping e mailing di Pitney Bowes pensate per le PMI.

Tutelare riservatezza, integrità e disponibilità (RID) dei dati aziendali afferenti a qualunque processo, servizio e prodotto: è una priorità di ogni azienda. Per le PMI esistono soluzioni ad hoc, come quelle pensate per semplificare la logistica e agevolare le spedizioni attraverso una gestione digitale dei documenti, a cui seguono stampa e imbustamento fisico.

=> Logistica: strategie per le PMI

Pitney Bowes (PBI) offre prodotti e soluzioni nei settori customer information management, location intelligence, customer engagement, mailing e shipping e global e-commerce. L’azienda ha sviluppato per le piccole e medie imprese la suite di comunicazione multi-channel RELAY, garantendo la certezza dell’accorpamento di documento/busta/destinatario. A illustrarcene i vantaggi è Davide Garavaglia, Italy Country Manager.

RELAY

RELAY è una piattaforma hardware e software che supporta imbustamento e gestione dei documenti garantendo la privacy dei dati e rispondendo alle normative e complessità del processo. Un document hub crea il file digitale, completando con dati variabili i template predisposti in fase di configurazione usando una utility di design grafico. I documenti, che possono seguire un workflow autorizzativo anch’esso preconfigurato senza strutture multilivello (integrabile su richiesta), vengono poi stampati e imbustati, eventualmente da un’unica macchina che evita l’intervento umano di trasferimento dalla stampante alla imbustatrice. Prima dell’invio, sono apposti codici che garantiscono l’integrità del processo: il cliente ha la certezza di aver incluso nella busta tutti e soli i documenti riservati e confidenziali indirizzati a quel particolare destinatario. Il prodotto può essere integrato con sistemi di mailing per l’invio digitale lasciando la libertà al cliente di ricevere i documenti secondo il canale preferito: digitale o cartaceo.

Opzioni

  • Produzione, stampa e imbustamento locale: tutto on premise presso il cliente.
  • Produzione locale e stampa/imbustamento on Cloud: i server ricevono i documenti pdf prodotti localmente via ftp e poi stampano e imbustano sui sistemi remoti all’azienda.
  • Produzione on Cloud, stampa e imbustamento locale: si mandano i dati variabili elaborati su template e si riceve il pdf per stampa e imbustamento previa verifica locale.
  • Produzione, stampa e imbustamento on Cloud: il cliente fa produrre, stampare e imbustare i documenti su macchine remote.

Relay

Protezione

Per i trasferimenti in Cloud, anche via https, è consigliata l’integrazione con sistemi di protezione da attacchi man-in-the-middle o data leakege. Per la parte Cloud, Pitney si avvale dei web service di Amazon, quindi la componente DB è protetta dai sistemi di sicurezza e protezione Amazon, che garantisce back-up e disaster recovery.  Dopo la sentenza avversa all’accordo Safe Harbour, Pitney si impegna a non trasferire i dati dei clienti al di fuori delle due regioni di Stati Uniti ed Europa.

=> Protezione dati personali nel post Safe Harbor

Costi

Se l’implementazione è on premise, le apparecchiature fisiche sono fornite con il software RELAY tramite noleggio operativo senza riscatto a fine contratto: le macchine devono essere restituite ma si possono cambiare in caso di variazione dei volumi (in più o in meno). In modalità Cloud si paga invece un canone mensile concordato in base ai volumi attesi. RELAY ha un prezzo massimo di 50mila euro e garantisce in ogni caso consulenza iniziale (sui processi da implementare) e per le successive due settimane. Il servizio post-vendita offre assistenza tecnica sui macchinari, manutenzione software, aggiornamento e patching. Il team è a disposizione anche per il recovery dei dati in caso di perdita accidentale.

Per approfondimenti: oltre a RELAY, consulta le diverse soluzioni disponibili

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