Registri contabili informatici, nessun obbligo di trasposizione cartacea

di Redazione PMI.it

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DL Semplificazione e trasposizione cartacea di registri analogici: niente adempimenti per quelli informatici conservati in digitale: Circolare ANORC.

I registri contabili aventi natura di documento informatico non necessitano di essere stampati entro un termine per avere valore: lo spiega una nuova Circolare ANORC (Associazione nazionale operatori e responsabili della custodia dei documenti digitali) che ha l’obiettivo di aiutare imprese e professionisti a interpretare il recente aggiornamento normativo operato con il Decreto Semplificazioni (DL 73/2022).

La modifica dell’articolo 7, comma 4-quater, del DL 357/1994 non comporta nuovi adempimenti: la necessità di trascrizione su supporti cartacei entro termini prestabili riguarda infatti i soli registri contabili con natura analogica.

Quelli informatici hanno invece pieno valore nella loro dimensione elettronica: «la copiosa normativa in materia di documento informatico – spiega la Circolare ANORC 1/2022 – e i numerosi standard di riferimento per l’affidabilità dei sistemi, per la sicurezza informatica e per la fornitura di servizi di conservazione in essa richiamati risulterebbero quantomeno inutili se tutto si riducesse alla trasformazione cartacea del documento». In pratica, la trascrizione su supporto cartaceo non si applica ai registri informatici.

Per la precisione, i commi 4-ter e 4-quater del decreto legge 357/1994 come modificato dal Decreto Semplificazioni, stabiliscono che è consentita (e comunque ritenuta regolare) la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile in difetto di trascrizione su supporti cartacei entro i termini di legge in presenza di tre elementi fondamentali (riferendosi esclusivamente ai registri analogici e cartacei):

  1. le registrazioni informatiche dei singoli accadimenti contabili risultino aggiornate;
  2. ci si trovi in presenza di un’attività di controllo o ispettiva;
  3. ai proceda alla stampa dei registri contabili in presenza degli organi che stanno effettuando l’attività di controllo e ispezione.

I registri informatici, in base all’articolo 2215-bis del Codice Civile, hanno pieno valore nel rispetto delle rispettive regole di gestione e conservazione, ovvero:

  1. con cadenza almeno annuale l’utilizzo di strumenti ad hoc (marca temporale e firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato) per l’adempimento degli obblighi di regolare tenuta,
  2. l’assolvimento dell’imposta di bollo,
  3. la conservazione a norma.

Per ovvie ragioni di coerenza, prosegue l’ANORC, il Codice Civile «non menziona in alcun modo la necessità di trasformare in analogico quanto è stato generato informaticamente a norma di legge». Anzi, la modalità di tenuta esclusivamente in formato digitale dei registri contabili garantisce l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del Codice Civile, con un valore probatorio “rafforzato”, equiparabile a quello che si riconosceva alle scritture contabili inserite in registri cartacei bollati e vidimati prima della messa in uso.

L’ANORC ricorda infine che l’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti avviene in modalità esclusivamente telematica e, per il caso specifico dei libri e registri contabili, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse, diversamente da quanto previsto per i registri contabili tenuti analogicamente, per i quali si paga ogni 100 pagine o frazione di esse.