Tratto dallo speciale:

Il Cloud e il futuro della gestione dei documenti

di Redazione PMI.it

scritto il

Il futuro della gestione dei contenuti passa per la nuvola: il cloud permette infatti alle aziende di rendere più efficiente l'operatività e l’ottimizzazione dei costi.

Le aziende, per restare competitive, sono chiamate ad adattarsi a contesti sempre più in rapida evoluzione. Questo richiede una spiccata flessibilità, ossia la capacità di adattarsi il più rapidamente possibile a un nuovo scenario economico globale. In tal senso la pandemia ha agito da forte accelerazione dei processi di trasformazione digitale già in atto nella maggior parte delle imprese perché ha richiesto loro di sviluppare nuove strategie di business per soddisfare le nuove esigenze del mercato aumentando l’offerta di servizi digitali.

Una rapida evoluzione che ha fatto capire a molte aziende la necessità di aprirsi a nuovi sviluppi e affidarsi ad alleati digitali sicuri quali il cloud, che non è altro che un modo più efficace ed efficiente per accedere al software o alla potenza di calcolo rispetto alla possibilità di disporre direttamente e fisicamente sul posto di tutti i software e i componenti hardware di cui si potrebbe avere bisogno. In sostanza, il cloud può essere rappresentato come un albero da cui partono le varie radici di un’attività, che si estende tra diversi dipartimenti, uffici, servizi e altro, l’hub centrale che fa da collegamento e consente la cooperazione.

Quello delle cloud application è un mercato in forte crescita che, secondo un recente studio di Statista, toccherà i 146,6 miliardi di dollari nel 2022, registrando un aumento del 5% sui 12 mesi precedenti e con la previsione di un giro d’affari di 170 miliardi entro il 2025.  Le imprese sono quindi sempre più propense ad abbracciare la rivoluzione cloud: da un report di Gartner emerge che entro il 2024 il 45% della spesa IT delle imprese sarà destinato al passaggio al cloud ed entro il 2025 la percentuale di applicazioni aziendali sviluppate in cloud aumenterà di 10 punti arrivando al 15%.

Affidarsi al cloud significa puntare sulla costruzione di architetture IT flessibili, scalabili e sicure, che permettono di erogare in modo più semplice e veloce servizi digitali personalizzati in svariati settori. Il cloud va ad accelerare la collaborazione, offrendo possibilità di archiviazione permanente a basso costo; ecco perché il cloud rappresenta senza dubbio il futuro per la gestione dei contenuti.

I vantaggi dei servizi Cloud

Una delle prerogative dell’implementazione dei sistemi di gestione del contenuto aziendale (Enterprise Content Management – ECM) era lo spostamento dei contenuti online, per potervi accedere più facilmente rispetto alla carta, con una serie di enormi vantaggi dal punto di vista operativo, economico e di sicurezza. Ma con il cloud, il contenuto è ancora più facilmente disponibile. Chi lavora in località remote è in grado di collaborare accedendo a documenti nel cloud in qualsiasi parte del mondo si trovi e da più dispositivi.

Con il persistere dell’utilizzo da parte delle aziende di modalità di lavoro ibride, investire in dispositivi senza connettività cloud limita notevolmente sia la scalabilità che l’efficacia dello spazio di lavoro a lungo termine.

I dispositivi di stampa devono essere abilitati per il web per potersi connettere al cloud. In questo modo possono anche essere utilizzati tramite app mobile per la stampa su cloud gestendo i lavori di stampa in modo efficiente e sicuro, senza dover interagire fisicamente con la stampante. Poiché le stampanti sono tutte connesse al cloud, il dipartimento IT può configurarle rapidamente a distanza, senza la necessità di recarsi nel luogo in cui si trovano, come le abitazioni privare dei dipendenti.

Inoltre, il cloud può offrire una scalabilità molto più ampia grazie alla disponibilità di spazio di archiviazione aggiuntivo ogni qualvolta un’azienda debba espandersi. Stabilendo la gestione dei propri contenuti nel cloud, si liberano i budget dai vincoli di ingenti investimenti nell’hardware della tecnologia in loco. Il reparto IT spende meno denaro per i costi legati ai servizi di ECM e non deve perdere tempo a fare manutenzione continua. Di conseguenza, i professionisti IT possono concentrarsi sull’innovazione per modernizzare l’esperienza dell’utente, come lo sviluppo di interfacce utente personalizzate e nuove app.

L’assist di Kyocera Document Solutions alle aziende

Per i lavoratori a distanza vanno scelte stampanti che offrano un livello appropriato di sicurezza, funzionalità, convenienza e scalabilità. A tal riguardo Kyocera Document Solutions agisce da partner tecnologico per le aziende con i Managed Document Services (MDS), che permettono di identificare i dispositivi multifunzione ideali per gli uffici più dinamici o gli spazi di lavoro a distanza più produttivi e le soluzioni per la gestione di tutto il parco stampanti e dei consumabili di un’organizzazione.

I Content Services Kyocera vengono proposti come piattaforme di contenuti che ottimizzano i processi di stampa, integrandosi con stampanti e dispositivi multifunzione, così come con altri software e piattaforme che possono essere usati in un ambiente di lavoro ibrido. In qualità di fornitori di SaaS su cloud, il servizio è personalizzato e si avvale delle migliori tecnologie in fatto di cybersecurity e disaster recovery. L’obiettivo è offrire una soluzione completa che tenga conto di tutti i prodotti di cui l’azienda avrà bisogno per rendere più efficienti i processi, valorizzando i dati e ottimizzando i costi.