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PEC: a chi si rivolge e scenari d’uso

di Redazione PMI.it

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La PEC è la soluzione ideale per gestire le comunicazioni formali di imprese, professionisti e privati: quando è indicato usarla e quali sono i servizi autorizzati più convenienti.

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema digitale che permette di inviare e-mail con valore legale equiparato a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Una risorsa che si caratterizza per numerosi servizi aggiuntivi rispetto alla posta elettronica ordinaria, al fax o alla posta cartacea, consentendo non solo di fornire la certezza dell’invio, della consegna o della mancata consegna dell’e-mail al destinatario ma anche di garantire la sicurezza dei contenuti veicolati, impedendo qualsiasi alterazione.

La PEC non può essere considerata una mera casella di posta elettronica, infatti è in grado di offrire una serie di funzionalità non sostituibili dalle tradizionali e-mail.

Utilizzare la PEC permette di snellire molte procedure burocratiche, accorciare i tempi di invio e ricezione di documenti importanti risparmiando notevoli risorse economiche: la casella PEC, infatti, ha un costo fisso che non cambia in funzione della quantità o della dimensione dei messaggi inviati o ricevuti, come invece avviene nel caso di fax o raccomandate.

La PEC, inoltre, dispone di livelli di sicurezza superiori rispetto alla posta tradizionale.

A chi si rivolge

La PEC rappresenta la soluzione ideale per la gestione delle comunicazioni ufficiali tra diverse categorie di soggetti. La legge vigente, inoltre, impone l’obbligo di usare la Posta Elettronica Certificata alle Pubbliche Amministrazioni, ai professionisti, agli iscritti agli Albi, alle imprese, alle società e alle ditte individuali, tuttavia i vantaggi che derivano dall’utilizzo della PEC al posto della posta raccomandata riguardano anche i privati cittadini che hanno l’esigenza di inviare o ricevere comunicazioni formali che abbiano valore legale, ottenendo in questo modo l’attestazione della data e dell’ora di consegna.

Scenari d’uso

Per capire la reale convenienza della PEC basta fare riferimento ai dati diffusi dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID): alla fine del 2018 le caselle PEC attive erano oltre 9 milioni e mezzo e ammontavano a oltre 5 milioni e mezzo i messaggi certificati scambiati ogni giorno nel solo bimestre novembre-dicembre. Sono cifre che sottolineano come l’uso della PEC sia in progressivo aumento non solo da parte dei soggetti coinvolti nell’obbligo ma anche per gli scambi tra privati cittadini.

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Le aziende e i professionisti, ad esempio, possono utilizzare la PEC in sostituzione della posta cartacea per semplificare i rapporti con clienti e fornitori, per integrare le trasmissioni certificate in software gestionali, per inviare e ricevere contratti, fatture, preventivi così come per dialogare con la PA e gestire le gare d’appalto.

Per gli Enti pubblici, invece, la PEC è una risorsa per inviare comunicazioni ufficiali verso altri Enti o cittadini, per inoltrare circolari e direttive, inviare e ricevere contratti o fatture, per convocare consigli e assemblee.

Gli scenari e gli ambiti d’uso della PEC sono molteplici e non si limitano alla sfera professionale: i cittadini privati, infatti, possono inviare e ricevere comunicazioni inerenti alle riunioni di condominio, dialogare con la PA, ricevere e visualizzare le fatture elettroniche, disdire polizze assicurative e contratti di fornitura di servizi, prenotare visite mediche e comunicare con la banca di fiducia.

Soluzioni PEC Aruba

Aruba gestore certificato accreditato e abilitato presso AgID – mette a disposizione una rosa di soluzioni pensate per tutti i soggetti che hanno bisogno di attivare una casella PEC. È possibile scegliere tra tre tipologie di caselle, differenziate per dimensioni e funzionalità:

  • PEC Standard: soluzione economica, conforme alla normativa e pensata per chi non ha particolari esigenze di spazio e archivio che comprende 1 GB di spazio, antivirus e antispam, servizio di lettura delle fatture e Aruba PEC Mobile App;
  • PEC Pro: soluzione pensata per professionisti, aziende o Enti che vogliono sostituire l’invio di comunicazioni di tipo cartaceo. 2 GB di spazio, 3 GB di archivio, notifica via SMS, antivirus e antispam, servizio di lettura delle fatture e Aruba PEC Mobile App;
  • PEC Premium: soluzione professionale ideale per chi ha la necessità di inviare e ricevere un numero consistente di email certificate. Comprende un archivio di sicurezza da 8GB, 2 GB di spazio, notifica via SMS, antivirus e antispam, servizio di lettura delle fatture e Aruba PEC Mobile App.

Dopo l’attivazione di una casella PEC, comunque, è sempre possibile usufruire di spazio aggiuntivo acquistando ulteriori pacchetti da 1GB.

Offerta Business

Andando incontro alle esigenze di professionisti, aziende e associazioni, Aruba ha ideato l’Offerta Business che permette di avere a disposizione caselle PEC multiutenza, newsletter PEC, App dedicata per la gestione degli indirizzi PEC e tradizionali, il PEC Supervisore per monitorare un numero cospicuo di caselle PEC. È anche possibile personalizzare la soluzione che risponda maggiormente alle proprie necessità, richiedendo soluzioni integrate.

Maggiori informazioni sulle soluzioni PEC di Aruba sono reperibili sul portale ufficiale.