Servizi di stampa in azienda: intervista al CEO Lexmark

di Barbara Weisz

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Il 20% delle aziende sceglie servizi mps: meno costi e attenzione all'ambiente; Manageronline intervista Massimilano Tedeschi, CEO Lexmark Italia.

Print less, save more, ovvero stampare di meno e risparmiare di più. Utilizzando questa espressione Massimiliano Tedeschi, amministratore delegato di Lexmark Italia, intervistato da Manageronline, descrive la filosofia di base di un’azienda fortemente concentrata nel proprre ai clienti servizi che combinino questi due elementi – meno costi e più rispetto per l’ambiente – dei quali ha fatto una mission. La nuova frontiera della gestione dei processi di stampa in azienda si chiama mps, managed print services. Ma ci sono anche soluzioni tradizionali, magari più adatte alle piccole aziende, accanto a un mercato, quello dei servizi mps, in forte espansione, che si stima potrebbe raggiungere i 60 miliardi di dollari nel 2013.

E un mercato che si evolve rapidamente come quella di altri settori dell’IT? Ci sono dati o indicazioni su quante sono le aziende che scelgono modelli mps (servizi di stampa gestita)?
Secondo la nostra esperienza, il 20% delle aziende di medie e grandi dimensioni in Europa ha già alcune soluzioni di mps. E l’Italia si sta avvicinando a questi valori.
Riscontriamo ancora una certa diffidenza ad affidare a terzi la gestione dei servizi di stampa, ma c’è una grossa accelerazione dovuta anche ma non solo all’esigenza di ottimizzare un tema prima marginale come quello della stampa.

E’ possibile spiegare dove sta la novità rappresentata dai mps?
Il metodo tradzionale prevede che l’azienda acquisti stampanti multifunzione, e al vendor richiede semplicemente assitenza tecnica. In questo modo, il cliente continua a farsi carico della gestione del suo parco documentale. Un sistema mps prevede più livelli di collaborazione e diversi approcci filosofici. Comunque, prevede di dare in gestione ad un terzo il proprio parco documentale. Il cliente diventa fruitore di un servizio e non più proprietario di un bene. Nel caso di Lexmark, non si tratta solo di prendere in gestione, ma quello che noi proponiamo è un discorso su processi operativi e numero di pagine.

Mi sembra che l’approccio da voi privilegiato si focalizzi su impatto ambientale e anche risparmio. E’ possiile descriverli, e capire come si concliano queste due esigenze?
Il primo elemento è rappresentato dai costi, il secondo dall’ambiente. E le due cose non sono incompatibili, anzi. Sul risparmio, la nostra filosofia è semplice, sintetizzabile nell’espressione print less save more. La pagina che costa di meno è quella che non si stampa. Dunque, stampare di meno. Che vuol dire ridurre una pagina su cinque stampata e mai utilizzata. E’ anche un vantaggio ambientale. Mediamente, una pagina su cinque viene prodotta e mai toccata. Significa un 20% di pagine inutilmente prodotte. Sa quanto misurerebbero se venissero impilate una sull’altra? Il doppio della lunghezza dell’Italia. L’attenzione all’ambiente non si limita alle pagine non stampate, c’è anche il recupero dei materiali esausti, dei toner.

Esiste un approccio unico valido per tutte le aziende?
Non esiste una soluzione unica dei servizi di stampa gestiti. Ci sono alcune best practice, che prescindono dalle dimensioni aziendali o dai settori verticali. L’esempio più classico, usare il fronte retro anzichè la pagina singola. Pensiamo che l’80% dell’anidride carbonica è dovuta al foglio di carta.
Una soluzione che invece è adatta ad aziende che siano almeno di medie dimensioni, il rilascio stampa con budge. Si può lanciare la stampa dall’ufficio, ma ritirarla sulla periferica, stampando solo quello di cui si ha bisogno.

In Italia le aziende vi sembrano ricettive sull’opportunità di adottare i nuovi modelli? E quali sono, se ci sono, le eventuali resistenze o i dubbi che più frequentemente vi trovate a dover risolvere?
Lo scenario è estremamente complesso e variegato. Esistono sacche di resistenza a un approccio mps, ma quando ne parliamo c’è entusiasmo. Certo, il 20% di cui parlavamo prima significa che l’80% preferisce gestire in prima persona il proprio parco documentale.

Affidare a terzi la gestione dei documenti provoca resistenza da parte delle aziende?
Si, per esempio si pone un problema legato alla riservatezza dei documenti. Il timore è che se qualcuno gestisce esternamente i servizi di stampa possa entrare nelle pagine. In realtà, la riservatezza è garantita.

Le sembra ci sia una differenza fra il modo in cui queste questioni sono assimilate dalle aziende italiane e la situazione invece in altri mercati?
In italia si affronta questo modo di lavorare solo negli ultimi anni. Ma forse, essere secondi porta benefici, perchè c’è l’esperienza di realtà estere da cui trarre insegnamento. Comunque, oggi la situazione italiana e internazionale è simile, non trovo differenze.

Ci sono magari tipologie di aziende o settori più sensibili a queste tematiche?

Quanto maggiore è la dimensione dell’impresa quanto maggiori sono le potenzialità di risparmi. A volte basta un’offerta base, altre è preferibile un servizio mps. Oppure, anche una gestione a tutto tordo della flotta aziendale. Diciamo che ci sono diversi livelli: alcune best practise possono riguardare anche un utente domestico, le soluzione di badge sono più adatte a una media impresa, la gestione di tutti gli asset a un’azienda medio grande.

La vostra sede italiana è pensata per riflettere i vostri valori e la vostra filosofia aziendale. Posso chiederle lei come la descrive?
Su questo, sono altamente immodesto. Dire che la sede è eccezionale, un prototipo dell’ufficio di oggi e del domani. La sede aziendale riflette il modo in cui le persone devono lavorare, la possibilità di interazione, i gruppi di lavoro, la gestione delle informazioni strutturate e destrutturate. Il capitale dell’azienda è l’utilizzo di conoscenza.
C’è molta attenzione all’ergonomia di spazi e posti di lavoro. Elementi importanti sono la luminosità e la cromaticità, con colori che variano negli ambienti. La variazione dei colori è un elemento di stimolo dell’intelletto.
Abbiamo usato materiali ecocompatibili, ad esempio la pavimentazione in tatami, il materiale delle palestre di arti marziali, che viene dal bambù. 
Infine, la sede è un vero showcase delle nostre applicazioni, quindi un ambiente attento a tutti gli stakeholder, che usiamo per proporci ai clienti.

Prendendo spunto da questo discorso sulla sede aziendale, posso chiederle di descrivere il suo ufficio di top manager, magari sottolineando eventuali caratterizzazioni a cui tiene particolarmente?

Il mio ufficio ha una bella vetrata, vedo un panorama con il verde in primo piano, mentre sul retro si vedono la guglia del duomo e le giornate milanesi.

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