Strumenti di management: il job design

di Fabrizio Scatena

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Il job design o progettazione delle mansioni, è uno strumento di management per definire, in modo preciso ed efficace, i profili lavorativi delle persone che operano in aziende o altre organizzazioni

Spendere tempo e denaro nella progettazione di un profilo lavorativo, come si fa in economia per i prodotti, favorirà la produttività dei lavoratori e la qualità delle mansioni svolte. Inoltre, la motivazione dei singoli lavoratori crescerà, se questi si troveranno a proprio agio con il profilo professionale definito.

Esistono sei condizioni fondamentali da soddisfare o evitare per creare un job design efficace e mirato. Vediamole.

L’ampiezza del profilo lavorativo: le mansioni devono essere ampie ed impegnare la persona completamente. In questo modo è possibile estrarre il meglio da ogni lavoratore, e portarlo al superamento di limiti frutto di cattive abitudini. Al contrario, un profilo troppo stretto, induce alla noia e alla demotivazione causata dalla ripetitività di poche mansioni, che limitano il potenziale del lavoratore.

La mansione troppo gravosa: una mansione troppo ampia produrrà un sovraccarico di lavoro ed un elevato livello di stress. È importante capire qual’è il limite oltre il quale il singolo lavoratore non può andare, altrimenti potrebbe ritrovarsi in una condizione negativa demotivante.

Il non-lavoro: si tratta di quei lavori privi di responsabilità e molto generici (coordinatore o assistente) che inducono spesso chi li ricopre, ad attuare sterili esercizi di potere sulle persone in virtù della posizione ricoperta, che spesso non è collegata chiaramente a obiettivi o responsabilità. (Si pensi al fenomeno del nepotismo presente in tante pubbliche amministrazioni per farsi un idea di questa condizione).

Il multiperson-job: sono lavori che richiedono una collaborazione molto estesa fra più persone, e che spesso generano situazioni altamente caotiche e di difficile gestione. A volte troppa cooperazione, quando non è strettamente necessaria, può portare a grandi perdite di tempo e sprechi di energie, anche per prendere una semplice decisione. Una condizione ideale, sarebbe quella di assegnare un compito ad una sola persona e alla sua unità organizzativa, ma questo non sempre si verifica.

Compiti ampi e focalizzati su una sola attività: lavoratori e i professionisti hanno bisogno di concentrazione per raggiungere risultati significativi nel proprio campo. Le mansioni molto generiche, e con dentro un po’ di tutto, risultano inefficaci e costringono chi le esercita a sprecare tempo ed energia con risultati a volte modesti.

Killer Job: sono i lavori impossibili da realizzare perché devono soddisfare una quantità esagerata di richieste. Questi profili lavorativi sono spesso presenti nelle piccole e medie imprese, dove la carenza di risorse e personale, spinge gli imprenditori a concentrare troppe mansioni in un’unica persona. Si pensi ad esempio all’unificazione fra marketing e vendita, che di per se sono due attività molto complesse; è infatti difficile svolgere bene entrambe se si praticano contemporaneamente.

Un job design efficace dovrà quindi essere definito partendo da obiettivi chiari, misurabili e raggiungibili con mansioni ampie, coerenti e calibrate sulle persone che se ne assumeranno la responsabilità. Se queste condizioni verranno rispettate sarà possibile raggiungere delle ottime performance.

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