La dematerializzazione dei documenti e il DPCM 12 ottobre 2007

di Enza La Frazia

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Grazie alle azioni del legislatore, è in atto un processo di regolamentazione della dematerializzazione e conservazione sostitutiva dei documenti

Il 12 ottobre 2007 il Presidente del Consiglio dei Ministri ha emanato un provvedimento che consente ai certificatori accreditati per la firma digitale di dichiarare la conformità dei dispositivi (Smart card, Token USB, Hardware Security Module, ecc.) da essi rilasciati. Il decreto, emanato su proposta del CNIPA (Centro Nazionale per Informatica nella Pubblica Amministrazione), ha risolto un nodo cruciale per gli enti certificatori, che molte critiche aveva suscitato nei mesi passati. Il provvedimento, infatti, è giunto alla sua approvazione solo dopo molti mesi di lavorazione e solo il 16 gennaio 2008 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale.

La dematerializzazione e la conservazione sostitutiva

Con il complesso di norme sull’innovazione digitale, il legislatore ha dato il via ad un’articolata regolamentazione della dematerializzazione e conservazione sostitutiva dei documenti. Ciò ha dato la spinta ad un processo di eliminazione della consistenza fisica degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, e loro sostituzione con delle copie in formato digitale. La tendenza, tanto nel settore privato, quanto, sebbene con una maggiore lentezza, nel settore della Pubblica Amministrazione, è quella del completo subentro del documento informatico al documento cartaceo; questo costituisce uno dei maggiori vantaggi dati dall’introduzione degli strumenti ICT per il trattamento automatizzato dell’informazione nei processi produttivi.

Si stima, infatti, che la dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione potrebbe apportare allo Stato un risparmio di 2 miliardi di euro, sia per la riduzione della carta materialmente consumata per l’archiviazione, sia per l’abbattimento dei costi di gestione degli archivi, ma anche per la comodità di una eventuale ricerca tra i documenti sia operando direttamente sull’archivio in locale che a distanza attraverso la Rete.

Attraverso la procedura della conservazione sostitutiva viene regolato il cosiddetto “Document management”, garantendo l’integrità, l’autenticità e l’equivalenza tra le copie del documento dematerializzato e il suo originale. Con l’emanazione del Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze e con la Deliberazione del CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004, è stata introdotta la possibilità di conservare su supporti digitali i documenti cartacei, anche quelli aventi valore fiscale, utilizzando la firma elettronica qualificata e la marcatura temporale.