Assicurare una comunicazione ufficiale, sicura, tracciabile e avente valore legale tra le imprese e il Sistema Camerale: con questo obiettivo, la Legge di Bilancio 2025 ha esteso anche agli amministratori delle società l’obbligo di trasmettere al Registro delle Imprese il proprio domicilio digitale, sostanzialmente un indirizzo e-mail di posta elettronica certificata (PEC) o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato.
Con la nota n. 43836 del 12 marzo e l’Avviso del 25 giugno, diffusi dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy sono arrivate le prime indicazioni interpretative e operative relative al nuovo obbligo, al fine di applicare in modo efficace e uniforme le disposizioni su tutto il territorio nazionale.
L’introduzione del nuovo adempimento impone infatti precise scadenze e prevede specifiche sanzioni in caso di inadempienza, tuttavia i soggetti coinvolti possono contare su servizi e soluzioni ad hoc per adeguarsi nei tempi stabiliti, affidandosi a un provider qualificato per attivare la PEC in pochi step.
Cosa prevede l’obbligo di PEC per amministratori di società?
Come anticipato sopra, a mettere nero su bianco l’obbligo di comunicare al Registro delle Imprese il domicilio digitale degli amministratori societari è la Legge di Bilancio 2025.
L’adempimento riguarda gli amministratori della società in senso ampio (sono coinvolte tutte le forme societarie, come società di persone o di capitali), includendo anche i liquidatori nominati dai soci o individuati per intervento giudiziale, chiamati a svolgere le funzioni di amministrazione dell’impresa in liquidazione al posto degli amministratori ormai cessati.
Per gli amministratori, quindi, non è più sufficiente avere una PEC aziendale ma diventa indispensabile attivare una PEC personale, provvedendo a segnalarla al Registro delle Imprese eleggendola come domicilio digitale.
Gli amministratori della società, infatti, non possono utilizzare il medesimo indirizzo PEC dell’impresa, tuttavia nel caso in cui svolgano l’incarico di amministratore per molteplici aziende possono sia indicare lo stesso indirizzo PEC per ciascuna impresa sia dotarsi di più indirizzi PEC differenti.
Quali sono le scadenze e le sanzioni per mancato adempimento?
L’assolvimento dell’obbligo con la comunicazione del domicilio digitale al Registro delle Imprese è soggetto a precise scadenze, indicate dal MIMIT:
- per le imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025 e per quelle che, anche sulla base di un atto costitutivo di data antecedente, presentano la domanda di iscrizione dopo il 1° gennaio 2025, l’adempimento coincide con il deposito della domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese;
- per le imprese già costituite e iscritte nel Registro prima del 1° gennaio 2025, la comunicazione del domicilio digitale degli amministratori deve avvenire al momento dell’iscrizione di una nuova nomina o del rinnovo dell’amministratore, o della nomina del liquidatore, in ogni caso entro il 31 dicembre 2025.
La mancata indicazione della PEC comporta da parte della Camera di Commercio la sospensione del procedimento di iscrizione (è possibile integrare le informazioni mancanti entro 30 giorni, trascorsi i quali la domanda sarà rigettata).
Per quanto riguarda le sanzioni, infine, il MIMIT conferma l’applicabilità della multa da 103 euro fino a 1.032 euro in caso di omissione della comunicazione entro i termini stabiliti. La sanzione viene ridotta a un terzo in caso di regolarizzazione entro 30 giorni dalla scadenza.
Come adeguarsi per tempo al nuovo obbligo?
L’iscrizione del domicilio digitale dell’amministratore societario nel Registro delle Imprese, operazione esente dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria, può essere effettuata in diverse modalità:
- le imprese costituite a partire dal 1° gennaio 2025 possono utilizzare il Portale Telemaco di Infocamere, oppure il modulo di iscrizione ComUnica utilizzato per l’iscrizione dell’impresa;
- le imprese già costituite in precedenza possono eseguire la comunicazione in concomitanza con l’iscrizione di una nuova nomina o del rinnovo dell’amministratore, oppure con la nomina del liquidatore, procedendo anche online accedendo al portale della Camera di Commercio competente o utilizzando il servizio di Comunicazione PECdi Ufficio Camerale.
Optare per le soluzioni PEC per il business di Aruba permette non solo di adempiere al nuovo obbligo entro i termini stabiliti dalla normativa, ma anche di accedere a numerosi vantaggi in termini di efficienza, sicurezza e professionalità.
Le soluzioni PEC per il business di Aruba
Aruba, infatti, mette a disposizione diverse soluzioni di Posta Elettronica Certificata per il business, ideali anche per coloro che amministrano imprese costituite in forma societaria. È possibile scegliere tra le caselle Pro e Premium, ottenendo facilmente il proprio domicilio digitale da registrare presso il Registro delle Imprese e usufruire di numerose funzionalità avanzate.
Andando incontro alle esigenze dei professionisti, le soluzioni PEC di Aruba offrono:
- la gestione in delega tramite “Supervisore360”, per dare la propria casella PEC in gestione a professionisti esterni come il commercialista, l’avvocato o il consulente, mantenendo comunque il pieno controllo e la possibilità di impostare o revocare i permessi in ogni momento dalla Webmail PEC;
- la condivisione dell’accesso tramite “Multiutente PEC”, che permette di condividere l’accesso alla PEC creando account dedicati per i colleghi e collaboratori, anche in questo caso mantenendo il controllo totale sui permessi e sull’acceso a specifiche funzionalità;
- entrambe le caselle PEC Pro e Premium offrono 2 GB di spazio inbox e rispettivamente 3 e 5 GB di archivio. È sempre possibile optare per i servizi aggiuntivi sia per ampliare lo spazio integrando tutti i GB di cui si ha bisogno per gestire al meglio messaggi e archivio, sia per la conservazione digitale delle PEC nella webmail, nel pieno rispetto degli obblighi normativi.
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