Le email sono al giorno d’oggi uno dei più importanti canali attraverso cui comunicare, divenendo strumento particolarmente strategico quando si entra in ambito business. Con tutte le soluzioni disponibili, ognuna con i suoi vantaggi e svantaggi, diventa quindi importante scegliere la soluzione più consona alla propria attività.
Kirk Averett di eWEEK ci guida attraverso i suoi consigli verso una soluzione ottimale, in grado di far risparmiare alle aziende tempo e denaro, e ponendo in evidenza alcuni trabocchetti in cui è facile imbattersi.
Innanzitutto, le piccole e medie aziende dovrebbero evitare di acquistare un server per gestire in maniera autonoma le email, visti gli alti costi, spesso sottovalutati, legati a tale soluzione. Non si tratta infatti di acquistare solamente l’hardware e il software più adatti, ci sono molte altre spese, più o meno nascoste, in grado di far lievitare notevolmente i costi.
Spesso gli amministratori IT sottovalutano la difficoltà di filtrare i messaggi di spam nel caso le aziende decidano di adottare una soluzione autonoma della email; si tratta in realtà di una operazione che può sottrarre parecchie ore di lavoro a settimana.
Non sempre risparmiare è veramente la soluzione migliore. I provider che offrono caselle di posta gratuite possono essere una scelta intelligente se non si necessita di un nome proprio nel dominio dell’indirizzo e di assistenza. Ma la parola gratis ha un costo: minore privacy, pubblicità nella interfaccia Web con cui si gestisce la posta o anche nei messaggi inviati.
È bene, inoltre, scegliere un provider la cui reputazione è ben consolidata e nel caso si decida di passare da una soluzione autonoma a un ISP esterno, è bene non spaventarsi troppo e affidare la migrazione ad una compagnia con un maturata esperienza in merito.
Infine, è bene verificare la qualità dell’assistenza offerta dai diversi provider: una assistenza 24/7 può essere difficile da trovare e costosa, ma può a lungo termine costituire una vera ancora di salvezza per la propria azienda.
