Un acquisto da poche decine di euro può richiedere alle aziende più firme e più giorni di lavoro di quanto effettivamente valga. È la condizione di molte imprese con cantieri, sedi distaccate e team distribuiti, dove la richiesta di autonomia di spesa si scontra con cicli autorizzativi disegnati per ordini di ben altro importo. Il 17 settembre al problema è dedicato un webinar gratuito in streaming. In sintesi:
- l’evento si svolge dalle 11:30 alle 12:30, in streaming previa registrazione;
- promosso da Soldo con ADACI (Associazione Italiana Acquisti e Supply Management), si rivolge alle funzioni Procurement e Finance;
- sulle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC sostenute in Italia la deducibilità è subordinata al pagamento tracciabile, ai sensi dell’art. 1, commi 81-83, della L. 207/2024, come modificato dal DL 84/2025;
- la spesa legata alla gestione quotidiana copre il 63% delle transazioni rilevate in Europa, in crescita del 16% su base annua, secondo il Soldo Spend Index Primavera 2026.
Spesa indiretta, quando il processo costa più dell’acquisto
La spesa indiretta comprende gli acquisti ricorrenti che non entrano nel prodotto finito, dai materiali di consumo ai servizi fino alle piccole forniture di cantiere, ed è la categoria in cui il costo del ciclo autorizzativo arriva a superare il valore dell’ordine. Nelle organizzazioni distribuite il fenomeno si amplifica, perché project manager, responsabili di sede e singoli team hanno bisogno di spendere subito cifre modeste su fornitori già noti.
Non è una casistica marginale. Secondo il Soldo Spend Index Primavera 2026, analisi condotta su oltre 25.000 aziende europee nel biennio 2024-2025, la spesa legata alla gestione quotidiana assorbe il 63% delle transazioni rilevate in Europa, con un incremento del 16% su base annua. È la quota più consistente del totale, e quella su cui i controlli tradizionali producono il rapporto peggiore tra tempo speso e importo governato.
Procurement e Finance con autonomia a valle
La ripartizione che il webinar mette a fuoco separa le due funzioni per tipo di spesa, non per gerarchia: il Procurement presidia sourcing, contrattualistica e selezione dei fornitori, mentre il Finance mantiene visibilità sui budget e risponde di compliance. Le spese indirette ricorrenti cadono nel mezzo e sono quelle che i processi rigidi rallentano di più.
La soluzione indicata sposta i controlli a monte, sulle policy di acquisto, sui limiti di importo e sull’elenco dei fornitori autorizzati, lasciando ai team la libertà di eseguire. Come osserva Matteo Dellea, Business Product Manager di Soldo Italia:
Il Procurement strategico continua a presidiare sourcing e contracting, mentre sulla spesa indiretta decentralizzata è possibile adottare un approccio più agile, definendo a monte policy, limiti di spesa e fornitori. In questo modo il Procurement mantiene governance e visibilità, mentre i team operativi possono lavorare con maggiore autonomia e velocità.
Sul versante associativo, per Federica Dallanoce, Presidente Nazionale ADACI, la condizione da rispettare è “garantire alle diverse funzioni aziendali la rapidità e l’autonomia necessarie per operare, senza perdere il controllo e la visibilità sulla spesa”.
Tracciabilità dei pagamenti, gli obblighi in vigore
Per le imprese italiane la spesa distribuita è anche una questione fiscale. L’art. 1, commi 81-83, della L. 30 dicembre 2024 n. 207 subordina al pagamento con strumenti tracciabili la deducibilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, cioè taxi e noleggio con conducente, sostenute per le trasferte, e la non concorrenza al reddito dei relativi rimborsi. Il decreto-legge 17 giugno 2025 n. 84, convertito con modificazioni dalla L. 30 luglio 2025 n. 108, ha poi circoscritto l’obbligo alle spese sostenute nel territorio dello Stato, lasciando quelle sostenute all’estero regolabili anche in contanti.
I chiarimenti applicativi sono arrivati con la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 dell’Agenzia delle Entrate, che ricompone il quadro dopo il D.Lgs. 192/2024, la Legge di Bilancio 2025 e il decreto fiscale. Il documento fissa un’asimmetria che riguarda da vicino chi distribuisce gli acquisti tra più sedi: il limite territoriale vale per le trasferte, mentre per le spese di rappresentanza la tracciabilità è richiesta ai fini della deducibilità anche quando la spesa è sostenuta all’estero. La stessa circolare precisa che i rimborsi di pedaggi e parcheggi documentati non concorrono a formare il reddito in quanto spese di viaggio, superando i precedenti chiarimenti dell’amministrazione.
Sono esclusi dalla stretta i trasporti pubblici di linea. Chi affida ai team acquisti ricorrenti senza strumenti che garantiscano la tracciabilità dei pagamenti espone l’impresa all’indeducibilità del costo e il dipendente alla tassazione del rimborso.
Programma e relatori al webinar del 17 settembre
L’incontro si tiene giovedì 17 settembre 2026 dalle 11:30 alle 12:30 in streaming, con partecipazione gratuita previa registrazione online, ed è rivolto ai professionisti di Procurement e Finance. Il confronto mette a fianco esperienze aziendali, ricerca accademica e soluzioni tecnologiche.
Il confronto tocca anche la qualità dei dati di spesa come precondizione di qualsiasi controllo: senza classificazione affidabile delle transazioni, ogni delega di autonomia ai team si trasforma in un recupero manuale a posteriori.
Intervengono Federica Dallanoce, Presidente Nazionale ADACI, Francesco Rizzi, Associate Professor in Management della Scuola Superiore Sant’Anna di Pisa, Francesco Reynaldi, Head of Supplier Management di Dumarey Automotive Italia, Matteo Dellea, Business Product Manager di Soldo Italia, e Sergio Rivabene, Responsabile dei Rapporti Istituzionali della Comunità di Sant’Egidio. Le iscrizioni sono aperte sul sito dell’associazione, nella sezione dedicata agli eventi in programma.
