L’ICT come strumento di gestione aziendale porta molteplici vantaggi a livello di organizzazione e costi, ma necessita di una ristrutturazione completa dell'intera infrastruttura di governance, che include uno dei settori più strategici quale quello dell'archiviazione documentale.
In questo contesto risulta attualissimo il tema della dematerializzazione della documentazione prodotta nell'ambito della propria attività . Questa può portare ad una significative riduzione delle spese, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.).
Purtroppo però esistono ancora realtà in cui l'utilizzo della carta è addirittura in aumento. Questo per motivazioni legate alle abitudini ormai consolidate, o a fattori di matrice culturale che rendono difficile il passaggio al documento elettronico.
La spinta maggiore in direzione della dematerializzazione invece è costituita proprio dal risparmio economico che molte Pmi stanno sperimentando. Sembra infatti che i dati relativi all’utilizzo della documentazione elettronica da parte delle piccole e medie imprese italiane sia in aumento.
Sono circa il 42% quelle che attualmente stanno già investendo in document management. Il 47% prevede di aumentare complessivamente il proprio budget IT nell’arco dell’anno in corso. Questi i dati presentati da Assintel – associazione nazionale delle imprese ICT – nell’ambito del convegno, organizzato con Ascom Padova, “L'impresa paperless: la gestione digitale dei documenti“, in occasione della seconda tappa del road show dedicato alle Pmi.
A favore della digitalizzazione oggi in Italia vi sono gli aspetti normativi, fiscali e della Pubblica Amministrazione, che spingono affinché questa diventi il punto cardine di una riorganizzazione aziendale, ottimizzando i processi, innovando, e responsabilizzando rispetto al sociale. «Di questo ha bisogno il nostro sistema economico per tornare a essere competitivo» ha commentato Andrea Ardizzone, Segretario Generale di Assintel.
Il sistema economico presente in Veneto, regione in cui si è svolto il convegno, è in grado di garantire un buon ranking per gli indicatori macro dell'innovazione come la capacità di attrazione di investimenti esteri, infrastrutture, rete bancaria, tasso di occupazione.
Nonostante questo la regione, nella classifica di quelle più innovativa stilata da IDC, non risulta particolarmente brillante. Si registra infatti un calo nelle performance sul fronte degli specifici indicatori dell'innovazione, come export ICT, spesa e risorse pubbliche in R&S, spesa IT, crescita delle imprese IT. Il Veneto in questo ambito risulta di almeno 10 punti al di sotto della crescita media italiana.
Durante il convegno nomi di rilievo come Adobe, Kartha, Omicron Sistemi, Ricoh Group e Top Consult, oltre a sponsorizzare la manifestazione, hanno raccontato la propria esperienza diretta in fatto di implementazione di sistemi di gestione efficiente dell’intero ciclo di vita dei documenti.
L’Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione sostitutiva (ANORC) ha invece focaizzato il proprio intervento sulla nuova figura del Responsabile della Conservazione sostitutiva.
