Selezionare i destinatari per il mailing in Word

di Gianfranco Budano

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La stampa unione, come sappiamo, è una tecnica che serve ad inserire automaticamente una serie di informazioni provenienti da una tabella in un foglio di Word e può essere molto utile nelle operazioni di mailing, cioè quando si intende inviare la stessa comunicazione a più destinatari.

Per far ciò, procederemo quindi alla scrittura di una lettera, alla redazione di una tabella contenente tutti i destinatari; in un secondo momento provvederemo poi ad unire le due informazioni aggiungendo ad ogni lettera il suo proprio destinatario.

In questo modo potremo personalizzare migliaia, o anche più, di lettere ognuna con il proprio indirizzo.

Per prima cosa prepareremo, ad esempio, con un foglio Excel, la lettera contenente i destinatari, nominando i campi nella modalità classica: nome, cognome, via, ecc. Salviamo questo file ad esempio col nome “Agenda.xlsx”.

Per procedere alla fusione apriamo Word, scriviamo la lettera lasciando lo spazio per l’inserimento dell’indirizzo e alla fine, selezioniamo il menu “Lettere”.

Dal riquadro Inizia stampa unione clicchiamo sul pulsante “Seleziona destinatari > Usa elenco esistente”.

Si aprirà la finestra per la selezione del file di riferimento; nella parte bassa dalla casella “Tipo dati” scegliamo la voce Excel, quindi cerchiamo e selezioniamo il file Agenda.xlsx precedentemente separato. Qualora fossero presenti più fogli nel file, Word ci chiederà quale di questi intendiamo utilizzare.

A questo punto non ci resta che posizionarci sulla parte del foglio dove intendiamo inserire l’indirizzo e utilizzare una delle opzioni offerte dal riquadro “Inserisci campi” per preparare la Stampa Unione.