L’intelligenza artificiale è entrata nelle imprese italiane prima delle regole che dovrebbero governarla, con nuovi e stringenti vincoli in vigore dal 2 agosto 2026. Nella Relazione annuale del Garante per la protezione dei dati personali si richiamano i numeri dell’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano: solo il 9% dispone di una governance strutturata, lasciando scoperti contratti, anagrafiche clienti, buste paga e schermate di CRM che ogni giorno finiscono nei prompt di un modello generalista.
In sintesi:
- ogni trattamento di dati personali affidato a un tool di IA richiede una base giuridica ai sensi dell’art. 6 del GDPR, un accordo con il fornitore ex art. 28 e un’informativa aggiornata ex art. 13;
- solo il 9% delle imprese dispone di una governance strutturata dell’IA (Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano);
- l’art. 5 dell’AI Act, vieta i sistemi di intelligenza artificiale destinati a inferire le emozioni delle persone sul luogo di lavoro, salvo eccezioni limitate;
- il Garante Privacy ha rilevato plug-in di IA integrabili nelle piattaforme di messaggistica aziendale non conformi.
Shadow AI, dati aziendali fuori dal controllo
Si chiama shadow AI l’uso di strumenti di intelligenza artificiale generalisti da parte della forza lavoro fuori dai canali autorizzati, ed è la via più breve perché un dato aziendale lasci l’azienda senza che nessuno lo registri. Una presentazione da riassumere, un contratto da sintetizzare, il testo di una mail a cui rispondere: ogni caricamento è un trattamento di dati, anche quando nessuno lo chiama così.
La domanda che i decisori aziendali si pongono riguarda quasi sempre la produttività. Quella che manca è a monte: come stanno usando l’intelligenza artificiale i dipendenti. «Quando in un tool finiscono contratti, dati clienti, informazioni HR o schermate di CRM, il tema diventa anche privacy.
Se l’impresa non sa quali strumenti vengono usati dai team, non può sapere davvero quali dati sta trattando» segnala Alessandro Vercellotti, avvocato e fondatore di Legal for Digital, studio legale specializzato nel diritto digitale.
Il rischio non riguarda più soltanto i testi incollati nei prompt. La quasi totalità dei modelli elabora oggi audio, immagini, video, grafiche e tabelle, e ogni formato aggiuntivo amplia la superficie di esposizione.
Software AI agentici senza permessi mappati
Accanto agli strumenti personali ci sono i software AI adottati dall’azienda, spesso dotati di funzionalità agentiche che consentono al sistema non solo di leggere ma di compiere azioni. Si tratta di prodotti rilasciati con impostazioni privacy avanzate e regole di permesso granulari, e proprio per questo il rischio si sposta sulla configurazione: un permesso concesso una volta e mai più rivisto continua a lavorare in silenzio su cartelle, caselle di posta e gestionali.
La differenza rispetto alla shadow AI è che qui l’azienda sa quale strumento ha comprato, ma non sempre sa cosa quello strumento può vedere. È la ragione per cui alcune imprese scelgono soluzioni che elaborano i dati senza trasferirli all’esterno, come i modelli di inferenza privata su infrastrutture europee, mentre altre lasciano che sia il fornitore a decidere il default.
Attenzione ai sistemi AI che leggono le chat aziendali
Cosa accade quando un permesso non mappato incontra dati delicati lo mostra un caso reale. Con provvedimento del 14 maggio 2026 (doc. web n. 10255494) il Garante privacy ha esaminato un plug-in di intelligenza artificiale integrabile nelle piattaforme di messaggistica aziendale, in grado di analizzare semanticamente i messaggi scambiati dai lavoratori su Teams e Slack per restituire indicatori di stress e stato emotivo, oltre a report aggregati destinati all’impresa cliente.
L’Autorità non ha accertato violazioni già realizzate, ma ha adottato un avvertimento e fissato due paletti che valgono per chiunque introduca strumenti simili. Il primo riguarda la conoscibilità indiretta: nei contesti con pochi dipendenti anche un report aggregato può consentire di risalire ai singoli lavoratori, e il datore di lavoro non dispone di norma di una base giuridica per accedere a informazioni sulla sfera emotiva o psicologica del personale. Il secondo richiama l’art. 5 del Regolamento (UE) 2024/1689, che vieta i sistemi di IA destinati a inferire emozioni sul luogo di lavoro salvo eccezioni limitate. Quando un tool AI osserva sistematicamente l’attività dei lavoratori entra inoltre nel campo dell’art. 4 della L. 300/1970 sul controllo a distanza, con gli obblighi di accordo sindacale o autorizzazione che ne discendono.
Base giuridica del trattamento per l’uso di tool AI
La scelta dello strumento conta meno della base giuridica di trattamento dei dati che lo sorregge. Un tool eccellente usato senza informativa aggiornata e senza accordo con il fornitore espone l’impresa esattamente come un tool scadente, perché la responsabilità resta in capo al titolare del trattamento. «Le aziende devono chiedersi se sanno davvero chi sta usando l’intelligenza artificiale, con quali dati, con quali strumenti e con quali regole. Se non lo sanno, il rischio non è futuro: è già dentro i processi quotidiani», prosegue il legale.
La verifica si traduce in documenti verificabili, non in dichiarazioni di intenti.
| Uso dell’AI in azienda | Adempimento e riferimento normativo |
|---|---|
| Caricamento di documenti con dati personali in un tool generalista | base giuridica del trattamento (art. 6 GDPR) e informativa aggiornata agli interessati (art. 13 GDPR) |
| Adozione di un software AI fornito da terzi | nomina del fornitore a responsabile del trattamento con accordo scritto (art. 28 GDPR) |
| Inserimento del tool nei processi ricorrenti | aggiornamento del registro delle attività di trattamento (art. 30 GDPR) |
| Trattamenti su larga scala o su categorie particolari di dati | valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (art. 35 GDPR) |
| Strumenti che raccolgono sistematicamente l’attività dei lavoratori | vincoli sul controllo a distanza (art. 4 L. 300/1970) e divieto di inferenza delle emozioni (art. 5 Regolamento UE 2024/1689) |
| Uso professionale di sistemi di IA da parte del personale | alfabetizzazione e formazione dei dipendenti (art. 4 Regolamento UE 2024/1689) |
Come mappare i permessi AI in cinque step
La mappatura dei permessi è l’operazione che trasforma una policy scritta in un presidio verificabile, e va eseguita prima che lo strumento entri nei processi, non dopo il primo incidente. La sequenza che segue riprende le indicazioni di Vercellotti e le àncora agli obblighi che le reggono:
- censire gli strumenti già in uso, inclusi quelli attivati dai singoli team senza autorizzazione, distinguendo account aziendali e account personali;
- stabilire e verificare cosa ciascun software può vedere ed elaborare, quindi schermate, cartelle, caselle email, CRM, gestionali e documenti interni, e revocare i permessi non necessari;
- allineare i documenti al trattamento reale, controllando informative, accordi con i fornitori, base giuridica e istruzioni impartite a chi tratta i dati ai sensi dell’art. 29 del GDPR;
- classificare i dati che possono entrare nei prompt e quelli che non devono uscire dai sistemi aziendali, mettendo per iscritto la distinzione in una policy interna;
- formare chi usa gli strumenti, come richiede l’art. 4 del Regolamento (UE) 2024/1689, e ripetere il censimento a ogni nuovo tool introdotto.
Formazione e alfabetizzazione AI, obbligo in vigore
L’obbligo di garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA al personale non è una raccomandazione: discende dall’art. 4 del Regolamento (UE) 2024/1689 e riguarda anche le imprese che si limitano a utilizzare sistemi sviluppati da altri. Il quadro nazionale si sta completando con i provvedimenti attuativi che raccordano AI Act, formazione e autorità nazionali.
La formazione chiude il cerchio aperto dalla mappatura, perché evita che l’adozione dell’intelligenza artificiale cresca più velocemente della capacità dell’azienda di governarla. Le imprese che documentano strumenti, permessi, basi giuridiche e competenze del personale arrivano preparate a un eventuale controllo. Le altre scoprono cosa stavano trattando solo quando qualcuno lo chiede.
