Solleciti per fatture insolute: quando inviarli e come agevolare i pagamenti

I ritardi nel pagamento delle fatture — o, nel caso peggiore, gli insoluti — sono uno dei problemi più comuni per imprese e professionisti. E quando i soldi non entrano nei tempi previsti, tenere in piedi l’attività diventa più complicato. Può succedere, infatti, di ricevere i pagamenti dovuti in ritardo rispetto ai tempi stabiliti o perfino di incorrere in fatture insolute. Spetta all’azienda muoversi con delicatezza per tutelare il proprio credito senza incrinare i rapporti con il cliente.

Tra gli strumenti a disposizione, vi è il sollecito di pagamento, che ha la funzione di informare il cliente della fattura insoluta e di esortarlo a effettuare il saldo il prima possibile. Si tratta di un documento inviato dal creditore al debitore contenente tutti i dati relativi all’importo da saldare per i beni o i servizi forniti, facendo puntuale riferimento alla fattura non pagata e includendo un invito a provvedere al saldo, generalmente entro 14 giorni dal ricevimento del sollecito stesso.

Quando inviare un sollecito di pagamento

Il sollecito del pagamento della fattura può essere inviato solo quando c’è un credito scaduto, vale a dire una volta trascorso il termine entro il quale il debitore avrebbe dovuto effettuare il versamento dell’importo. Solitamente si ricorre a un promemoria di cortesia da inviare pochi giorni dopo la scadenza, a cui fa seguito un primo sollecito formale generalmente inoltrato dopo 15 giorni.

Una richiesta ancora più ferma può essere inoltrata al cliente dopo 30 giorni, ma se i tempi dovessero allungarsi ulteriormente potrebbe essere il caso di procedere con una segnalazione di messa in mora, specificando che la pratica relativa alla fattura insoluta verrà affidata a un legale o a una società di recupero crediti, con conseguente addebito degli interessi di mora.

Oggi, è possibile affidarsi a un unico software di fatturazione, come Fatture in Cloud, che consente non solo di monitorare tutte le scadenze attraverso un calendario integrato, ma anche di inviare solleciti di pagamento automatici: una strategia che aiuta notevolmente a migliorare la gestione del flusso di cassa.

Come inviare solleciti di pagamento automatizzati

L’invio dei solleciti di pagamento può essere reso semplice e diretto grazie alle funzionalità messe a disposizione da Fatture in Cloud, che permette di avvisare i clienti per le fatture non pagate sia in modo automatico sia manuale.

Attraverso il software è possibile tenere sotto controllo tutte le scadenze (relative alle fatture in entrata e in uscita non ancora saldate e ai moduli F24 da pagare) attraverso lo scadenzario, stabilendo quali pagamenti sollecitare e come gestire i solleciti in modo rapido e semplificato. Il programma permette di:

• inviare solleciti di pagamento attraverso moduli precompilati;
• pianificare la data di invio del sollecito;
• selezionare i documenti ai quali applicare il sollecito automatico;
• limitare i solleciti automatici solo ai pagamenti che superano una determinata cifra.

Valore aggiunto del software è la possibilità di agevolare i pagamenti dei clienti grazie alla procedura di incasso semplificata.

Gestione incassi e pagamenti con Fatture in Cloud

Una strategia preventiva per facilitare i pagamenti dei clienti, riducendo le barriere operative che possono rimandare il saldo, è data dalla funzionalità di Fatture in Cloud per la gestione degli incassi.

Rendendo l’esperienza di pagamento semplice e immediata per il cliente, questa funzionalità fa in modo che le fatture inviate includano un pratico bottone che con un solo click permette di pagare in modo semplice e sicuro con carta di credito o di debito, bonifico, addebito sul conto corrente o PayPal.

La gestione degli insoluti può quindi diventare un processo fluido, sicuro e digitalizzato, anche grazie alle funzionalità aggiuntive che consentono di registrare gli incassi in automatico su Fatture in Cloud, di eseguire bonifici direttamente dal software online senza ricorrere al remote banking e di accedere alla riconciliazione bancaria automatica.

Fatture in Cloud offre anche altre funzionalità per la gestione di incassi e pagamenti, come la registrazione di ogni movimento contabile in prima nota che si popola in automatico con le fatture in entrata e in uscita.

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Risposta di Redazione PMI.it