Qualunque impresa può trarre beneficio da una gestione informatizzata del lavoro d’ufficio, per accelerare il passaggio delle informazioni e limitare il rischio di errori, mantenendo intatta la memoria storica delle attività. Tuttavia, non sempre i software gestionali in commercio sono si adattano alle specificità di alcuni business. A volte, è più semplice optare per soluzioni di uso comune, come quelle fornite dal pacchetto Microsoft Office.

Basta utilizzare Access per lo storage delle informazioni, Excel per analizzarle predisponendo report analitici, Word per aggregare i dati in un documento unico e creare lettere standard da spedire a clienti e contatti, anche solo a gruppi filtrati in base a determinate caratteristiche (come ad esempio quelli che hanno raggiunto uno specifico fatturato annuo).

Tracciamo dunque le linee guida per realizzare un applicativo in grado di amministrare le attività di un qualsiasi ufficio: un generico modus operandi che si potrà adattare, con limitate rettifiche, a numerose attività d’impresa sia di produzione di beni che di erogazione di servizi. Nel nostro tutorial, l’applicativo che andremo a realizzare sarà rivolto prevalentemente a soddisfare le esigenze di un piccolo albergo.

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Per prima cosa si dovranno creare gli archivi di base destinati a contenere le informazioni basilari: anagrafica clienti e fornitori, beni del magazzino e relative categorie. Apriamo Access e salviamo un nuovo database, quindi creiamo una nuova tabella chiamata CLIFO contenente i seguenti campi:

• TIPO: necessario per specificare se il soggetto che si intende registrare è un cliente o un fornitore. Il campo dovrà essere di tipo Testo, dimensione 50. Nella scheda Ricerca selezionare nel campo “Visualizza controllo” l’opzione “Casella combinata”, nel campo “Tipo origine riga” selezionare la voce “Elenco valori”, nel campo “Origine riga” indicare “Cliente; Fornitore”, nel campo “Solo in elenco” scegliere l’opzione Sì;
• RAGSOC: indica la ragione sociale del cliente o fornitore che si intende registrare. Il campo dovrà essere chiave primaria, di tipo Testo, dimensione 50, indicizzato con duplicati non ammessi;
• INDIRIZZO: tipo Testo, dimensione 255;
• CITTA: tipo Testo, dimensione 50;
• PROV: tipo Testo, dimensione 2;
• CAP: tipo Testo, dimensione 5;
• PIVA: indica la Partita Iva del cliente o fornitore che si intende registrare. Il campo dovrà essere di tipo Testo, dimensione 11;
• CODFISC: indica il codice fiscale del cliente o fornitore che si intende registrare. Il campo dovrà essere di tipo Testo, dimensione 16;
• TELEFONO: tipo Testo, dimensione 50;
• EMAIL: tipo Testo, dimensione 255.