Con il termine Rimborso spese ci si riferisce a tutti quei costi anticipati da dipendenti o lavoratori autonomi incaricati dall’impresa di svolgere, per suo conto, determinate attività.

Per richiedere un rimborso il dipendente dovrà presentare in azienda una nota spese: un modello predisposto dallo stesso datore di lavoro che riepiloga i costi anticipati per conto dell’azienda che, firmata dal dipendente, riporti allegate tutte le ricevute delle spese sostenute dal lavoratore.

La nota spese deve prevedere le seguenti voci: dati anagrafici del lavoratore, giorno di sostenimento della spesa, località in cui la spesa è stata sostenuta, natura della spesa, entità della spesa, eventuali annotazioni.

Solitamente, si può richiedere il rimborso di vitto, alloggio e trasporti. Qualora il dipendente utilizzi un mezzo privato per il trasporto ha diritto ad un’indennità chilometrica calcolata sulla base di tabelle Aci.

In bilancio, tali spese sono imputate a Conto Economico secondo il principio della competenza. Qualora non siano supportate da documentazione probatoria dovranno essere registrate nel conto Spese di trasferta, in caso contrario nei diversi conti a seconda della loro natura.

Per le trasferte fuori dal territorio comunale sono previste tre casistiche:

1. Rimborso a piè di lista: le spese sono documentate e riassunte in nota spese, non è necessario che i giustificativi siano intestati al dipendente;
2. Rimborso forfettario: indennità prestabilita corrisposta a prescindere delle spese effettivamente sostenute dal dipendente;
3. Rimborso misto: indennità forfettarie ridotte di 1/3, alle quali si aggiunge il rimborso delle spese di vitto o alloggio. Se è previsto il rimborso sia di vitto che di alloggio, si riducono di 2/3.