Spese di rappresentanza e pubblicità: guida alle regole

Guida alla normativa sulle detrazioni fiscali delle spese di pubblicità e di rappresentanza: trattamento fiscale e contabile.

Spese di rappresentanza e pubblicità: Guida alle regole

Fonte di rischiose imprecisioni, la disciplina fiscale che regolamenta le spese di pubblicità e di rappresentanza è in realtà molto chiara e specifica tutta una serie di distinzioni e precisazioni che è necessario applicare ai fini della corretta redazione del bilancio di un’azienda (confronta la deducibilità delle spese di rappresentanza e di pubblicità).

Spese di pubblicità

La normativa di riferimento è rappresentata dall’art. 108 del Tuir (Testo unico delle imposte sui redditi), che puntualizza come la pubblicità sia l’attività preordinata alla diffusione del nome e dell’immagine dei prodotti di una determinata azienda presso il pubblico, e si differenzi dalla propaganda, intesa come l’azione di divulgazione di particolari caratteristiche e speciali qualità del bene o del servizio. Secondo la R.M. 17 settembre 1998, n. 148/E, le spese di pubblicità sono quelle sostenute per portare a conoscenza della generalità dei consumatori l’offerta del prodotto, stimolando la formazione o l’intensificazione della domanda.

Dal punto di vista fiscale entrambe le fattispecie sono considerate allo stesso modo, e possono essere dedotte interamente nell’esercizio in cui vengono sostenute o in questo e nei quattro precedenti in parti uguali. Per quanto concerne i principi contabili, la normativa sottolinea che possono essere capitalizzati i costi sostenuti per avviare una nuova attività e i costi sostenuti per promuovere il lancio di un prodotto innovativo, mentre non sono oggetto di capitalizzazione i costi riguardanti il sostegno della commerciabilità di un prodotto già esistente (in quest’ultimo caso i costi vanno riferiti esclusivamente all’esercizio in cui sono stati sostenuti).

Spese di rappresentanza

Per quanto riguarda le spese di rappresentanza, sono state introdotte modifiche sensibili all’art. 108 del Tuir dalla Legge Finanziaria 2008 (art. 1, co. 33, lett. p), L. 24 dicembre 2007, n. 244, finalizzate soprattutto a rendere deducibili le spese che ottemperano ai requisiti di congruità e coerenza nell’esercizio in cui vengono sostenute. Le spese di rappresentanza vengono individuate come quelle spese sostenute per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi per fini promozionali o di pubbliche relazioni, a patto che rispondano a criteri di ragionevolezza in base all’obiettivo di produrre benefici economici per l’impresa, anche potenziali.

Chiarimenti

1) L’Agenzia delle Entrate è intervenuta sul tema attraverso la C.M. 13 luglio 2009, n. 34/E, sottolineando che sono spese di rappresentanza non solo le erogazioni gratuite per i clienti, ma anche quelle effettuate verso altri soggetti con cui l’impresa sia interessata a intrattenere rapporti, visto che sono spese per finalità promozionali (divulgazione sul mercato dell’attività svolta, di beni e servizi resi dall’impresa a clienti effettivi e potenziali) e di pubbliche relazioni (attraverso iniziative finalizzate a diffondere e consolidare l’immagine dell’impresa, ad aumentarne l’apprezzamento presso il pubblico, senza che esista una correlazione diretta con i ricavi).

2) Riguardo all’individuazione dei clienti, la C.M.34/E/2009 ha chiarito che si considerano clienti quei soggetti attraverso i quali l’impresa consegue attualmente i propri ricavi; sono da considerare clienti potenziali, invece, quei soggetti che abbiano, in qualche modo, già manifestato o possano manifestare un interesse di natura commerciale verso i beni ed i servizi dell’impresa ovvero siano i destinatari dell’attività caratteristica esercitata dalla stessa.

3) Il decreto attuativo delle Finanziaria 2008, ovvero il D.M. 19 ottobre 2008, all’art. 1, co. 1, ha stabilito il criterio di inerenza delle spese di rappresentanza. Si considerano inerenti le spese effettivamente sostenute e documentate riferibili a erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni, il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare anche potenzialmente benefici economici per l’impresa.

Spese deducibili. Rappresentano spese di rappresentanza quelle sostenute per i viaggi turistici in cui siano programmate e svolte attività promozionali di beni e servizi la cui produzione o il cui scambio costituisce oggetto dell’attività caratteristica dell’impresa; per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di ricorrenze aziendali o festività nazionali o religiose;  per l’inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell’impresa; organizzati in occasione di mostre, fiere ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa; qualsiasi altra spesa per beni e servizi distribuiti o erogati gratuitamente, ivi inclusi i contributi erogati gratuitamente per convegni, seminari e manifestazioni simili il cui sostenimento risponda ai criteri di inerenza già individuati. Al di là di quanto elencato, si tenga conto che è spesa di rappresentanza ogni altro onere sostenuto che sia inerente e congruo.

Spese diverse. Non sono spese di rappresentanza le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti effettivi o potenziali, in occasione di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa (al contrario lo sono quelle affrontate per fornitori, autorità locali, rappresentanti di associazioni sindacali e di categoria, agenti indipendenti dell’impresa, altri soggetti legati a vincoli commerciali con l’impresa stessa); visite a sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa (queste due fattispecie sono infatti annoverate tra le spese di ospitalità, si riferiscono a clienti effettivi o potenziali e sono integralmente deducibili); i costi sostenuti da imprese che per propria natura organizzano manifestazioni fieristiche e eventi di simile natura; le spese di viaggio, vitto e alloggio affrontate dall’imprenditore individuale in maniera diretta per la partecipazione a fiere, mostre ed eventi simili in cui l’impresa esponga beni e servizi propri o correlati alla propria attività.

Deducibilità spese

I costi che non sono compresi nelle spese di rappresentanza non risentono delle limitazioni riguardo alla deducibilità che andremo ad analizzare, ma al tempo stesso assumono integrale rilevanza se rispettano il principio di inerenza. In ogni caso, per poter essere dedotte, le spese di rappresentanza devono essere collegate ad appositi Registri in cui siano contenute le generalità degli ospiti, la durata della manifestazione, il luogo e la natura dei costi che l’azienda ha sostenuto e che deduce.

Il D.M. richiama anche la tipologia dell’iniziativa, indicando le fattispecie previste per la rappresentanza, quali le spese per feste, ricevimenti e altri eventi organizzati per mostre, fiere ed eventi di simile natura in cui siano esposti i beni e i servizi offerti, ponendo in atto una distinzione tra le spese sostenute per un determinato evento e quelle collegate al semplice intrattenimento. Secondo la C.M.34/E/2009, nel caso di spese legate a prestazioni alberghiere e per la somministrazione di bevande e alimenti catalogabili come spese di rappresentanza, è necessario ridurre la spesa stessa al 75% del totale, sarà tale indice ad incorrere nelle decurtazioni in merito alla deducibilità che andremo ad analizzare.

Sono deducibili nel loro intero ammontare le spese affrontate per i beni distribuiti gratuitamente (omaggi aziendali) che non superino il valore unitario di 50 euro. È necessario distinguere tra quelli concessi a partire dal 2008, che sono deducibili integralmente se rispettano la condizione legata al loro valore, mentre rientrano nei nuovi limiti contenuti nel decreto attuativo se superano la soglia dei 50 euro; e quelli rientranti tra le spese di rappresentanza realizzate fino al 2007, deducibili integralmente se di valore unitario non superiore a 25,82 euro, solo per un terzo ripartito nei cinque esercizi per quote uguali se di valore superiore.

Venendo ai limiti imposti dal D.M. 19 ottobre 2008 circa la deducibilità delle spese di rappresentanza, l’art. 2, co. 1 del decreto stabilisce un legame tra queste e i ricavi e proventi dell’impresa: le spese di rappresentanza non possono superare l’1,3% di quelli dichiarati nella denuncia dei redditi dell’anno in cui vengono sostenute per una quota pari a 10.000 euro, lo 0,5% per la quota che supera i 10.000 euro e fino a 50.000 euro, lo 0,1% per la parte che eccede il limite. La nuova norma, quindi, ha abolito il limite individuato precedentemente a 200.000 euro.

Come già illustrato, le spese non classificate come di rappresentanza non sono soggette ai limiti appena indicati, è tuttavia necessario dimostrarne la natura, attraverso degli obblighi documentali posti a carico del contribuente, in grado di dimostrare le generalità dei soggetti ospitati, la durata e il luogo di svolgimento della manifestazione in oggetto e la natura dei costi. Un caso particolare è rappresentato dalle nuove imprese, che quindi possono non disporre di ricavi e proventi legati al periodo in cui vengono effettuate le spese di rappresentanza: in questi casi queste possono essere dedotte dal reddito del periodo medesimo e da quello successivo se e nella misura in cui siano inferiori all’importo deducibile. Le spese non dedotte negli esercizi di competenza a causa della mancanza di ricavi vanno aggiunte a quelle effettuate quando invece i ricavi sono stati ottenuti.