Nel corso della pianificazione è necessario assegnare alle risorse le attività del progetto, ossia stabilire “chi fa che cosa”. La matrice di responsabilità è uno strumento che consente di incrociare gli elementi della WBS (Work Breakdown Structure) con l’organigramma del gruppo di progetto, la OBS (Organization Breakdown Structure). Questo incrocio determina quale risorsa o unità disponibile sul progetto ha la responsabilità di quale attività della WBS.

Figura 1. Schema della matrice

I punti di intersezione della matrice possono corrispondere all’assegnazione di una risorsa, o di una unità organizzativa, su un’attività o macro-attività. Le intersezioni corrispondono ad assegnazioni effettive quando vengono marcate. È bene precisare che al semplice simbolo di riempimento sovente utilizzato (x), è meglio sostituire un testo descrittivo che indichi il tipo di responsabilità o di compito relativo all’assegnazione. Occorrerà quindi definire i tipi di responsabilità utili alla gestione delle attività e delle sigle corrispondenti.

La sigla “O” potrebbe indicare l’assegnazione di chi opera direttamente sulle attività senza ruoli decisionali e alle dipendenze di un coordinatore. “CD” potrebbe definire assegnazioni relative al coordinamento di attività e di risorse che le eseguono. Alcune risorse o unità possono essere coinvolte nelle attività di progetto con ruoli di sola responsabilità.

Per avere un’idea completa sulle assegnazioni, è importante definire anche questi tipi di ruolo. Quindi “CO” potrebbe indicare la necessità di consultare la risorsa in quanto esperta o maggiormente informata. Con la sigla “D” potremmo segnare ruoli di risorse con attività decisionali su una determinata operazione. Infine, si potrebbe prevedere l’assegnazione di una risorsa al solo fine di informarla sull’andamento dei lavori di una particolare attività, e in questo caso potremmo utilizzare la sigla “I”.