Personalizzare documenti professionali con Word 2007

di Gianni Nigro

scritto il

Testi professionali con Microsoft Office Word 2007: oltre alle funzionalità e automazioni avanzate, uno sguardo alle opzioni che rendono il documento più "professionale"

Approfondiamo le opzioni che Word 2007 offre per redigere documenti aziendali: oltre alle automazioni che permettono l’inserimento immediato in ogni documento di frontespizi personalizzati e piè di pagina, esistono altre funzionalità che rendono più professionale un testo, come Sommario, Indice analitico e note.


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Comunemente, i due termini di Sommario e Indice vengono utilizzati in modo equivalente per definire l’elenco dei capitoli (e sotto-capitoli) di un qualunque testo. In realtà, in MS Word Sommario indica univocamente l’elenco di capitoli e sottocapitoli con relativo riferimento alla pagina corrispondente. L’Indice analitico è invece l’elenco di termini o frasi, in ordine rigorosamente alfabetico, con il riferimento della pagina/e in cui sono citate.

Sommario

In genere, le pubblicazioni tecnico-scientifiche inseriscono il sommario a inizio testo. Word permette comunque di inserirlo dove lo si desidera, purché si indichi il posizionamento nell’ambito del documento.

Affinché il meccanismo di creazione automatica del Sommario funzioni, bisogna assegnare ad ogni titolo lo Stile, rispettando la gerarchia dei titoli: passiamo subito ad un esempio riprendendo il documento aziendale già creato nella prima parte del Tutorial.

Se vogliamo che nel Sommario vengano visualizzate allo stesso livello di gerarchia il termine “Introduzione” e i titoli dei capitoli, è necessario selezionare ciascuna di queste stringhe di testo e assegnare loro lo stile Titolo 1.

Ad esempio, la sequenza di azioni per assegnare lo stile di primo livello alla stringa “Introduzione” è: Selezionare la stringa > Barra multifunzione > scheda Home > gruppo Stili > clic su Titolo 1.

In seguito a quest’azione, Word impone alla stringa una formattazione predefinita (per default è Cambria, 14, Blu colore 1, ecc.). Volendo, si può tranquillamente riformattare la stringa, che comunque manterrà le potenzialità assegnatele dallo stile Titolo 1. Ad esempio possiamo reimpostare la stringa “Introduzione” come Verdana, 12, Blu scuro.

La stringa adesso avrà una diversa formattazione (quella voluta dall’utente) ma conserverà l’impostazione di stile Titolo 1.

Per trasferire formattazioni e stile alle altre stringhe che si vuole siano di stile Titolo 1, agire nel seguente modo: lasciando la stringa selezionata > portare il puntatore del mouse sul pulsante Copia formato (per raggiungere il pulsante: Barra multifunzione > scheda Home > gruppo Appunti > pulsante Copia formato).

Effettuare un doppio clic sul pulsante che raffigura il pennello, e fare clic a lato di ogni titolo di primo livello del testo (oppure selezionarlo). I titoli assumeranno al tempo stesso sia la nuova formattazione scelta dall’utente, sia lo stile di Titolo 1.

Per chiudere la funzionalità della copiatura del formato è indispensabile fare un nuovo clic sopra al pulsante Copia formato (oppure premere il tasto Esc).

Se poi si desidera creare titoli di secondo livello è necessario procedere nel seguente modo: selezionare la stringa e passare alla Barra multifunzione > scheda Home > gruppo Stili > clic su Titolo 2.

Anche in questo caso si può riformattare la stringa di testo senza perdere le potenzialità dello stile di Titolo 2, ed estendere la nuova formattazione e stile agli altri titoli di secondo livello.

Compiute queste operazioni preliminari, si può finalmente creare il Sommario. Anzitutto è necessario scegliere la collocazione: nel nostro caso (poiché a fine documento accenneremo a un Indice analitico) andremo a inserirlo tra frontespizio e Introduzione: clic nello spazio fra frontespizio e Introduzione > Barra multifunzione > scheda Riferimenti > gruppo Sommario > pulsante Sommario > clic sulla freccetta verso il basso > menu grafico > scegliere tra i sommari predefiniti.

Scegliamo per esercizio la prima proposta del menu grafico. Con un clic sull’area dell’anteprima, il sommario dei titoli di primo e secondo livello verrà automaticamente inserito esattamente tra frontespizio e Introduzione.

Nel caso in cui si dovessero successivamente aggiungere altri titoli di primo e/o di secondo o altri livelli, è possibile aggiornale il Sommario. Anzitutto è necessario impostare i nuovi titoli con il relativo stile (Titolo 1, Titolo 2 ecc.).

Quindi, per operare l’aggiornamento effettivo del sommario basta cliccare con il tasto destro sull’area del sommario: appare in alto nell’area di selezione del sommario, la voce Aggiorna sommario e viene visualizzata una piccola finestra di dialogo “Aggiorna sommario”, dove è possibile selezionare l’opzione “Aggiorna intero sommario” Un clic su OK concluderà l’operazione.

Un’alternativa per gestire il Sommario è l’insieme di pulsanti che si trovano nel gruppo Sommario della scheda Riferimenti.

Indice analitico

La costruzione di un Indice analitico richiede molto più tempo. La difficoltà dipende da due fattori: 1) le scelte dell’utente che crea il documento; 2) la lunghezza e complessità del testo stesso.

Il primo passo consiste nella costruzione del database delle voci che saranno indicizzate. Per ognuna sono richiesti i seguenti passi: selezionare la voce (la parola o il frammento di testo) > Barra multifunzione > scheda Riferimenti > gruppo Indice > clic sul pulsante Segna voce > appare la finestra Segna voce di indice analitico.

Se per esempio, la voce selezionata nel testo fosse “economia”, la selezione verrebbe automaticamente editata nella finestra di dialogo, all’interno della casella Voce principale.

Affinché vengano memorizzate tutte le occorrenze di ciascuna voce nel database, è necessario fare clic sul pulsante “Segna tutto” nella parte bassa della medesima finestra di dialogo.

Questa operazione deve essere effettuata per tutte le voci da inserire nell’Indice analitico. Fatto questo, si può procedere alla realizzazione concreta dell’Indice.

Mentre Word immette automaticamente la parola “Sommario” quando si dà il via all’operazione di visualizzazione di un sommario, non si comporta altrettanto generosamente con l’Indice analitico. Per cui è necessario, una volta scelto il punto in cui sistemare l’Indice, scrivere manualmente le parole “Indice analitico“.

I passi successivi sono: clic sul punto del documento in cui far iniziare l’Indice (presumibilmente sotto al titolo “Indice analitico”) > Barra multifunzione > scheda Riferimenti > gruppo Indice > clic sul pulsante Inserisci indice > appare la finestra di dialogo Indice.

Questa finestra permette di scegliere layout dell’Indice, formato, numero di colonne, allineamento delle pagine ecc. Dopo aver impostato l’Indice analitico, un clic sul pulsante OK lo visualizzerà.

Note a piè di pagina e di chiusura

Con molta meno faticoso per l’utente, Word dispone di funzioni per inserire con rapidità note a fondo pagina e al termine dell’intero documento. Tutti i pulsanti utili per queste operazioni si trovano nella Barra multifunzione: scheda Riferimenti > gruppo Note a piè di pagina.

Per inserire una semplice nota a piè di pagina basterà cliccare alla destra della parola accanto alla quale si desidera che appaia il numerino indicante la nota (di default, il primo numerino assegnato sarà 1) e poi fare clic sul pulsante Inserisci nota a piè di pagina, presente nel gruppo Note a piè di pagina.