Tratto dallo speciale:

Ricezione di fatture elettroniche

di Redazione PMI.it

scritto il

L’obbligo di emettere fatture elettroniche tra privati ha un impatto notevole sul ciclo passivo di fatturazione: come cambia la ricezione dei documenti fiscali e quali soluzioni possono semplificare, automatizzare e velocizzare l’intero processo.

A partire dal 1 gennaio 2019 entra in vigore, a pieno regime, l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati: tutti i titolari di Partita IVA – fatta eccezione per i soggetti che operano in regime dei minimi e forfettario – saranno tenuti a inviare e ricevere fatture elettroniche in formato XML (eXtendible Markup Language), unicamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate.

La nuova procedura comporta dunque uno scambio di fatture in formato elettronico tra imprese e professionisti visto che anche la ricezione dei documenti fiscali richiede il ricorso alla nuova modalità digitale. È quindi fondamentale attenersi alle direttive per essere certi di ricevere correttamente le fatture elettroniche e per risultare conformi al nuovo dettato normativo entro la scadenza prevista.

Invio fatture elettroniche: i canali ufficiali

Dal 2019 i professionisti e le imprese dovranno creare, firmare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche emesse verso altri soggetti privati utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI), in grado di verificarne il formato e i contenuti, procedendo poi con l’inoltro al destinatario. La normativa, tuttavia, consente di rivolgersi a intermediari e partner specializzati che possano rendere l’iter meno complesso, grazie all’utilizzo di software e risorse che offrono tutte le funzionalità necessarie per generare, inviare, ricevere e conservare a norma le fatture elettroniche, rispettando i requisiti richiesti.

Come funziona il ciclo passivo di fatturazione

L’intero processo di ricezione delle fatture si definisce ciclo passivo di fatturazione, procedura destinata a subire sostanziali modifiche con l’obbligo di fattura elettronica tra privati. Per automatizzare molti dei processi gestionali, la nuova disciplina consente ai titolari di Partita IVA di ricevere le fatture elettroniche in modo autonomo utilizzando due tipologie di recapito:

  • codice destinatario: codice numerico univoco a 7 cifre rilasciato dall’Agenzia delle Entrate ai titolari di un canale di trasmissione delle fatture elettroniche presso il Sistema di Interscambio (SdI), quindi direttamente alle Partite IVA già accreditate oppure a intermediari accreditati: questi ultimi forniscono il codice alle imprese e ai professionisti occupandosi della procedura di smistamento e consegna delle fatture ai destinatari.
  • casella PEC: la fattura elettronica può essere ricevuta direttamente sulla propria casella di Posta Elettronica Certificata (che ricordiamo essere obbligatoriamente pubblica per imprese e professionisti, inserita nell’indice nazionale INI-PEC).

Un’impresa o un professionista che deve ricevere una fattura elettronica da parte di un cliente o fornitore, quindi, è tenuta a comunicare a quest’ultimo il suo codice destinatario o l’indirizzo PEC. Se il destinatario della fattura è già registrato presso l’Agenzia delle Entrate, sarà utilizzato come prioritario l’indirizzo telematico indicato in fase di accreditamento.

Solo per fare un esempio pratico, uno studio professionale che deve ricevere la fattura per la fornitura di cancelleria dovrà indicare al fornitore i dati anagrafici e la modalità di ricezione scelta: codice destinatario o PEC. In questo modo, la ricezione avviene in modo telematico e senza errori, garantendo la massima sicurezza.

Invio e ricezione fatture elettroniche: vantaggi e risparmi

L’obbligo della fatturazione elettronica comporta la tracciabilità dei documenti fiscali (come strategia preventiva contro frodi ed evasioni d’imposta) ma anche vantaggi pratici per imprese e professionisti:

  • la fattura elettronica abbatte i margini di errore nell’intero ciclo di vita attivo e passivo, con effettivi risparmi di tempo e costi nel medio e lungo periodo;
  • la ricezione delle fatture elettroniche assicura la certezza nella consegna dei documenti fiscali, migliorando la gestione dei rapporti tra clienti e fornitori;
  • le fatture elettroniche sono ricevute in formato leggibile dai sistemi informatici e pronte per la conservazione a norma, evitando i costi di gestione cartacea;
  • il formato elettronico XML delle fatture consente una gestione rapida della contabilizzazione;
  • ogni fase della procedura può essere monitorata evitando di allungare i tempi di pagamento.

Aruba: ricezione fatture elettroniche semplice e veloce

Sebbene l’obbligo di fatturazione elettronica sia destinato a portare non pochi benefici nel medio e lungo periodo, una gestione autonoma della procedura rischia di limitarne i vantaggi a causa della sua potenziale complessità. PMI, liberi professionisti, artigiani e commercianti possono tuttavia rivolgersi a un provider certificato in grado di offrire servizi qualificati, assicurando e rendendo semplice il rispetto dei nuovi adempimenti.

Aruba ha ideato una specifica applicazione web – “Fatturazione Elettronica” – per favorire una gestione veloce e sicura dell’intero processo di generazione, invio, ricezione e conservazione dei documenti fiscali (fatture, parcelle, note di credito e debito, acconti e anticipi). Una Web App dotata di interfaccia a misura di cliente, che assicura la piena conformità normativa e si rivela una risorsa strategica, permettendo di fatturare velocemente verso privati con Partita IVA (B2B), Pubbliche Amministrazioni (B2G) e consumatori finali (B2C).

La soluzione proposta da Aruba comprende anche uno spazio di archiviazione (1 GB a disposizione per conservare oltre 100.000 fatture, visto che mediamente una fattura elettronica pesa circa 10kb) e consente di personalizzare e gestire manualmente molte delle impostazioni.

Le funzionalità offerte sono molteplici: creazione veloce e guidata di fatture elettroniche; generazione automatica del file XML; verifiche di compilazione (controlli XSD ed extraschema); apposizione della firma elettronica (CAdES) per Fatture PA; invio delle fatture a privati (B2B e B2C) e PA (B2G) tramite il Sistema di Interscambio (SdI) e trasmissione di comunicazioni finanziarie come Spesometro (Dati Fatture) e Liquidazione IVA; gestione, visualizzazione e download delle notifiche ricevute dal SdI; conservazione a norma di fatture elettroniche, comunicazioni finanziarie e notifiche SdI; ricezione delle fatture elettroniche.

Scopri tutte le caratteristiche del servizio visitando la sezione dedicata sul sito Aruba.