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Liberare i liberi professionisti: la tecnologia che elimina le scartoffie

di Redazione PMI.it

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Massimiliano Grippaldi, Regional, Sales Manager di PFU Italia, ci racconta come sfruttare l'innovazione per far posto al core business ottimizzando il lavoro.

I vantaggi di essere un libero professionista sono molteplici. Dalla possibilità di decidere la quantità di ore lavorate per migliorare l’equilibrio vita privata-professionale, alla scelta di stare tutto il giorno in pigiama se si lavora da casa. E, con oltre 1,4 milioni di unità e una crescita annuale del 21%, l’Italia conquista il primato in Europa concentrando il 19% dei professionisti censiti nei 28 Paesi dell’Unione. È questa la fotografia più aggiornata del settore dei liberi professionisti in Italia, scattata nel Rapporto 2018 sulle libere professioni, curato dall’Osservatorio sulle libere professioni.

Il forte aumento dei liberi professionisti non significa che non si debbano affrontare molteplici sfide, compresa la gestione delle scartoffie legate ai diversi impegni lavorativi. Proprio perché operano in autonomia, non possono appoggiarsi al dipartimento finance per la loro contabilità e spesso si devono preoccupare anche degli adempimenti fiscali, tutte attività che possono richiedere parecchio tempo.

Per gestire queste sfide, ecco alcuni consigli che faranno una reale differenza in termini di efficienza operativa, riducendo il tempo da dedicare alle scartoffie per averne più a disposizione per la famiglia o il tempo libero.

#1: Creare uno spazio di lavoro a casa

A prescindere dalle dimensioni degli spazi a disposizione è fondamentale creare una zona da dedicare al lavoro. Se possibile, evitate di scegliere aree – come il tavolo da pranzo – che devono essere liberate, perché è proprio in questi momenti che i documenti importanti tendono a sparire. In effetti, eliminare la carta è un modo ottimale per gestire il proprio Small Office/Home office (SoHo) quando lo spazio fisico è limitato. Digitalizzare la carta significa che tutti i documenti sono conservati in un formato sicuro rapidamente condivisibile e ricercabile, riducendo in modo sensibile il tempo da dedicare alla compilazione delle scartoffie. Anche se molti freelancer sono consapevoli dei vantaggi della digitalizzazione, ad alcuni potrebbe sembrare un’attività troppo complessa da gestire. Certi sceglieranno di mantenere lo status quo conservando ricevute e biglietti da visita cartacei. Un home-office piccolo ma dedicato, dotato della tecnologia desktop necessaria per una gestione e digitalizzazione efficace e veloce, costituisce la soluzione migliore.

#2: Eliminare l’archivio cartaceo passando al digitale

Ammettiamolo, l’archivio cartaceo richiede tempo e spazio, ma essere certi del luogo in cui i documenti importanti vengono conservati è cruciale per ottimizzare attività quali gli adempimenti fiscali. Un archivio efficiente è la risposta per tutti i freelancer frustrati dal fatto che non trovano un determinato documento quando la scadenza si avvicina.

Ma è possibile sfuggire alla tirannia dell’archivio cartaceo facendolo in automatico con una delle tante soluzioni di scansione di documenti attualmente disponibili. L’hardware può essere sufficientemente compatto per essere posizionato sulla scrivania – al posto delle numerose pile di documenti – e può effettuare scansioni in modo efficace e silenzioso. I risultati migliori si ottengono con un sistema di document management dotato di capacità di riconoscimento ottico (optical character recognition – OCR) che permetteranno al libero professionista, con un unico tocco, di inserire fatture, ricevute, biglietti da visita, estratti conto e molto altro nello scanner, sicuri che i dati catturati nella versione digitale verranno automaticamente archiviati nel luogo preposto ed essere disponibili al bisogno. Questa capacità suggerisce anche il nome del file, soprattutto se documenti simili sono già stati etichettati in precedenza, semplificando ancora di più l’operazione. Alcuni software sono addirittura in grado di ‘apprendere’ nel tempo, aumentando così l’accuratezza e il riconoscimento delle informazioni estratte, ottimizzando l’etichettatura dei file.

#3: Connettività cloud e automazione

Uno dei motivi per cui l’ufficio di un freelancer può essere anche molto piccolo è che la tecnologia cloud consente di creare un ufficio virtuale. Grazie alla tecnologia cloud-connected è facile archiviare tutti i documenti in formato digitale, e condividerli all’istante con colleghi, contabili o clienti.

La connettività cloud associata all’automazione è un ottimo modo di aumentare l’efficienza e ridurre gli errori. Programmando uno strumento di business, come una soluzione di document management, che permette di seguire determinate regole in modo automatico si libera l’utente dalla necessità di re-inserire ogni volta le sue preferenze. Le soluzioni che sono già pre-configurate per svolgere attività comuni sono ancora più facili da utilizzare. Cerca soluzioni di document capture e auto-filing che, dopo il set up iniziale, sono in grado di digitalizzare automaticamente la carta e inviare i dati catturati al file corretto, anche presso il commercialista!

Quindi, se sei un freelancer che devi rinunciare a un pomeriggio in famiglia perché devi compilare il 730 manualmente o scansionare fatture e ricevute per trasformarle in dati digitali, un investimento in una soluzione di document management potrebbe essere la risposta a tutti i tuoi problemi.

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