Webinar: seminario su Web a prova di marketing

di Floriana Beretta

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Comincia a farsi strada come strumento di formazione non solo nell'ambito informatico, ma l'obiettivo vero è usare i seminari Web per il marketing

Si può fare molto di più sul Web che limitarsi a costruire una pagina che presenta al mondo il catalogo dei prodotti in vendita. Uno dei migliori modi per utilizzare la diffusa connettività Internet è ospitare programmi di contenuti che sono un mix tra trasmissioni televisive e seminari. Webinar è l’abbreviazione di Web-based seminar, ossia una presentazione, lezione, workshop o seminario trasmesso sul Web.

La caratteristica chiave del Webinar è l’interattività, la capacità di dare, ricevere e discutere l’informazione; in questo differisce dal Webcast, in cui la trasmissione dei dati avviene in una sola direzione e non consente interazione tra il presentatore e l’uditore. La fruizione può essere gratuita o autorizzata previo pagamento di una quota di iscrizione. Per accedere è necessario disporre di un collegamento Internet, un programma di gestione di strumenti multimediali tipo Windows Media Players e un altoparlante o una cuffia.

L’utente si registra compilando online un form nel quale viene richiesto l’indirizzo email; poco prima dell’inizio del Webinar l’utente viene avvisato, con una mail, dell’imminente avvio della trasmissione. Nel corso dell’evento i partecipanti guardano una presentazione (ad esempio una serie di diapositive o un video) e contemporaneamente ascoltano l’oratore o gli oratori. Ciascuno può intervenire con una chiamata in conferenza o inviare una domanda via email.

Gli eventi sono di solito registrati per l’archiviazione e possono durare da alcuni minuti a qualche ora. Una volta svolto, il Webinar rimane accessibile a chi ne fa richiesta. Ovviamente la fruizione differita non consente la discussione e l’interattività con il moderatore e gli altri partecipanti. Principalmente i Webinar vengono impiegati per:

  • Formazione
    Le imprese trovano vantaggioso dal punto di vista dei costi utilizzare il Web per addestrare i tecnici esterni e il personale di vendita piuttosto che fare tanta strada per raggiungere le diverse filiali oppure organizzazione viaggi per tutti nella stessa sede.
  • Marketing
    I Webinars sono un ottimo modo di interazione tra potenziali clienti e responsabili delle vendite. L’azienda ha il vantaggio di presentare una massiccia quantità di informazioni, mentre l’acquirente, direttamente dalla sua scrivania, è messo nella condizione di conoscere tutto quello che vuol sapere di un prodotto o servizio.
  • Riunioni di strategia
    La presentazione di slide è ormai il punto di riferimento per le discussioni sul business e le riunioni di collaborazione, il Webinar riunisce insieme i collaboratori geograficamente sparsi senza muoverli dalle loro scrivanie.

Per le imprese

Nel 2006, Wainhouse Research, società indipendente di ricerche di mercato, ha condotto un sondaggio via Web a una parte dei clienti degli eventi online prodotti dal WebEx Event Center per analizzare quali fossero gli obiettivi delle aziende (il 20% delle quali aveva meno di 50 dipendenti) che si avvalgono dei Webinar e quali le funzioni più utilizzate. L’indagine ha rivelato che i seminari Web servono alle imprese non solo per sostituire i tradizionali eventi in presenza (61% degli intervistati), ma anche per realizzare nuove applicazioni che sfruttano le caratteristiche uniche della specifica tecnologia (87% di intervistati). La ragione fondamentale per la scelta di eventi Web da parte delle aziende è la capacità di raggiungere partecipanti geograficamente dispersi (anyone, anywhere, anytime), seguita dalla capacità di produrre eventi a costi contenuti.

Il sondaggio indica che il vantaggio più significativo dei seminari Web è costituito dalla “lead generation” cioè l’individuazione di nominativi di persone o aziende interessate all’acquisto di un prodotto o servizio. Gli eventi su Web hanno alcune caratteristiche “virtuali” uniche che li rendono adatti in modo naturale per la generazione di nuovi contatti, ad esempio: la creazione di un ambiente di vendita “non troppo invadente”, l’uso dei dati di registrazione per qualificare i contatti, la capacità di coinvolgere i presentatori da un certo numero di sedi. Dal punto di vista della tecnologia, il primo requisito richiesto dalle aziende è la facilità d’uso: dalla trasparenza nel download del software, alla semplicità del processo di registrazione e delle procedure di partecipazione e intervento online, alla capacità di registrare gli eventi per una successiva riproduzione.

I provider

Parecchi sono i fornitori internazionali specializzati in strumenti e soluzioni “chiavi in mano” per la realizzazione dei Webinar dalla gestione della piattaforma, all’hosting, all’archiviazione e al monitoraggio dei risultati, tuttavia il mercato italiano è ancora piuttosto timido.

Citrix offre lo strumento GoToWebinar che svolge tutte le funzioni di supporto al Webinar: dalla generazione automatica degli inviti, al monitoraggio dei partecipanti durante la trasmissione. Netviewer, società tedesca con filiale in Italia, ha puntato la sua strategia sulla semplicità della sua gamma di strumenti per la collaborazione su Web, la condivisione del desktop e i meeting online. On24 fornisce soluzioni per comunicazioni multimediali interne ed esterne per clienti nei settori della tecnologia, life science, pubblica amministrazione e servizi finanziari. L’azienda, con sede a San Francisco, ha partner e affiliati in Europa, anche a Milano. Cisco ha creato la linea WebEx per Web Meeting e soluzioni collaborative: tra le funzioni disponibili anche la possibilità di mostrare ad altri ciò che sta accadendo sul proprio computer. Bulldog Solutions è un fornitore di soluzioni per Webinar incentrato sul B2B, soprattutto sulla “lead generation” (presente in Europa, non in Italia).

Suggerimenti

Per ottenere un buon risultato dai Webinar occorre tenere presenti alcune indicazioni importanti:

  • provare qualche Webinar da utente, prima di produrne uno, può essere molto utile per fare un elenco di quello che si ritiene fondamentale e di quello che sarà meglio evitare;
  • i Webinar sono abitualmente modellati intorno a un contenuto espresso in una serie di diapositive tipo PowerPoint, i fornitori di soluzioni convertono le slide di presentazione nel loro formato e per questo non ci si deve occupare di realizzare una presentazione ad hoc. La presentazione deve essere vivace e le diapositive oltre a fornire il contenuto con precisione devono essere curate e benfatte;
  • se si sta chiedendo alle persone di sedersi alla loro scrivania per un certo periodo di tempo per assistere a una proiezione di diapositive e ascoltare la discussione tramite il loro PC, si deve evitare che si addormentino;
  • se si sta svolgendo una presentazione essenzialmente monodirezionale, non si deve dimenticare di mantenere alto il livello di interesse del pubblico, stimolando la richiesta di domande come si farebbe a una vera e propria conferenza;
  • un altro trucco per tenere svegli i partecipanti può essere quello di coinvolgere altri passando virtualmente il microfono agli altri. Lo scopo dei Webinar è di unire le persone;
  • l’archiviazione consente di presentare il Webinar su richiesta in qualsiasi momento successivo alla trasmissione live, la maggior parte dei fornitori di soluzioni gestiscono anche questo servizio. In genere le versioni in archivio offrono una registrazione audio che simultaneamente aggiorna le immagini sulla pagina web dello spettatore.

La realtà italiana

In Italia l’impiego degli eventi online è ancora essenzialmente circoscritto ad aziende del settore informatico: si va da CISCO a T-Systems, il brand dei clienti business all’interno del Gruppo Deutsche Telekom; ad Expert System, azienda di sviluppo della tecnologia semantica; a Symbolic che opera sul mercato italiano come distributore di soluzioni di Network Security.
I Webinar vengono proposti anche da aziende di consulenza direzionale e formazione manageriale come Performance Technology Solutions (PTS) e da società dedicate al sostegno dei processi di sviluppo e di innovazione come FILAS che, nell’ambito del progetto Labornetfilas, propone seminari gratuiti online per le Pmi del Lazio.

Un’interessante novità mostra un inizio di apertura in altri settori: il 1° maggio 2008 Caleffi, azienda produttrice di materiale idrotermosanitario e componenti per centrali termiche, ha sponsorizzato il Webinar sulla Progettazione degli impianti Solari Termici rivolto a ingegneri, costruttori e professionisti termotecnici interessati al solare termico. Un altro esempio di applicazione dei Webinar è quello di BSI (British Standards Institution), società che dal 1901 si occupa di promozione, definizione e attuazione delle certificazioni in tutti i campi di attività delle imprese, che propone un nutrito calendario di eventi formativi online gratuiti, in italiano, sulle specifiche delle certificazioni.

Le prospettive

Negli Stati Uniti, dove il mercato dei Webinar è ormai maturo, si va evolvendo nella direzione di una convergenza con il settore editoriale. Mentre si spostano ulteriormente nel mondo digitale, molti editori di riviste stanno scoprendo che i Webinar offrono eccellenti opportunità di guadagno attraverso sponsorizzazioni e pubblicità. Gli sponsor dei Webinar sono attratti dalla generazione di contatti qualificati, poiché le informazioni di chi si registra possono in genere essere trasmesse allo sponsor. Molte pubblicazioni abbinano i loro Webinar al calendario editoriale allo scopo di creare pacchetti di pubblicità da offrire ai potenziali inserzionisti.

Non solo gli editori di stampa tradizionali, ma anche organizzazioni di consulenza e aziende di conferenze stanno producendo Webinar e ci sono imprese che in questo modo stanno espandendo la loro attività. Infine, molti editori hanno trovato un nuovo business nell’archiviazione e si riscontra un significativo aumento di tasso di visualizzazione di Webinar semplificati in segmenti di 20 o 30 minuti.

Per saperne di più ed essere aggiornati sulla tecnologia e le applicazioni dei Webinar: www.Webinarwire.com, un blog multiautore con scritti presentati da esperti di eventi di marketing, formatori, pubblicisti, oratori esperti, fornitori di servizi di tecnologia e analisti.