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​Documenti digitali: obblighi e scadenze

di Noemi Ricci

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Documenti digitali aziendali: stampa dei registri, conservazione sostitutiva ed archiviazione delle fatture elettroniche entro il 31 gennaio.

Si avvicina il termine ultimo entro il quale effettuare la stampa dei registri contabili, la conservazione sostitutiva degli stessi e l’archiviazione delle fatture elettroniche, fissato per il 31 gennaio 2018.

Documenti digitali: scadenze

Il riferimento normativo è al DPCM del 15 luglio 2017, il quale ha fatto slittare il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi al 31 ottobre, prevedendo di conseguenza un nuovo termine per la stampa e la conservazione sostitutiva. Dunque, entro il 31 gennaio 2018 bisogna stampare i registri contabili e procedere alla conservazione sostitutiva dei documenti registrati su supporti informatici.

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Documenti digitali: obblighi

Ad essere obbligati alla tenuta e alla conservazione di determinati libri e registri sono i soggetti economici nel rispetto di norme civili e fiscali, i quali devono, entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione del relativo periodo d’imposta, stampare tali documento in formato cartaceo o conservarli elettronicamente su supporti informatici.

I registri contabili devono essere conservati in formato digitale ai fini fiscali nel rispetto delle norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.

E’ necessario consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici attraverso una ricerca per cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, o altro dato stabilito dalla specifica disciplina.

Il processo di conservazione dei documenti informatici si intende perfezionato quando è apposta una data che sia “opponibile ai terzi“, cioè in alcun modo contestabile, come la marca temporale.

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Semplificazioni registri IVA

A fronte delle semplificazioni per i registri IVA introdotte dall’art. 19-octies (Disposizioni in materia di riscossione) comma 6 del decreto fiscale collegato alla Legge di Bilancio 2018, sono considerati regolari i registri IVA relativi a fatture e acquisti tenuti in formato elettronico in difetto di trascrizione su supporto cartaceo, nei termini di legge, qualora in sede di accertamento, ispezione o verifica gli stessi risultino aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.

In parole semplici, i registri IVA di fatture emesse ed acquisti effettuati possono non essere stampati se il contribuente li ha tenuti aggiornati ed è in grado di procedere alla loro stampa in presenza di un controllo fiscale.