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Trasferte business: rimborso spese e indennità

di Noemi Ricci

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Breve guida al trattamento contabile e agli impatti fiscali dei rimborsi spese e delle indennità di trasferta erogati dalle imprese ai dipendenti.

Tra le misure di welfare che maggiormente vengono concessi dalle aziende ai dipendenti troviamo in primo luogo i rimborsi delle spese e delle indennità di trasferta, nel caso in cui essi svolgano mansioni al di fuori della sede abituale di lavoro e sostengano delle spese aggiuntive nell’interesse del datore di lavoro. A chiarire i dubbi sul trattamento contabile delle diverse tipologie di rimborsi e i relativi impatti fiscali è l’Accademia Romana di Ragioneria, con la nota operativa 15/2015.

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Tipologie di spese

In primo luogo bisogna distinguere tra le quattro tipologie di spese che possono essere sostenute dai dipendenti in trasferta:

  • di viaggio;
  • di vitto;
  • di alloggio e pernottamento;
  • inerenti all’attività svolta in trasferta (deposito bagagli, oneri per l’acquisizione di visti esteri etc.).

Alle diverse categorie di spesa corrisponde un trattamento fiscale e contabile diverso anche in base alla modalità di rimborso concordata. I ragionieri sottolineano l’importanza di adottare, per ciascuna trasferta, un unico criterio valido per tutti i giorni compresi nel periodo in cui il dipendente si trova fuori dalla sede di lavoro (Circolare del 23/12/1997 n. 326 – Min. Finanze).

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Rimborsi analitici

In caso di rimborsi spesa analitici, o a piè di lista, il dipendente dovrà conservare e consegnare al datore di lavoro tutti i documenti relativi ai pagamenti effettuati. Questi dovranno poi essere allegati ad una nota spese, debitamente sottoscritta e contenente la descrizione analitica di tutte le spese sostenute durante la trasferta. Rappresentando la nota spese un documento valido ai fini fiscali, come precisato dalla stessa Agenzia delle Entrate con la circolare n. 188 del 1998, non è necessario che i documenti allegati siano intestati alla società o al dipendente perché possano essere considerati validi ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa. Fondamentale, per evitare contestazioni in caso di controlli fiscali, è invece che:

  • dalla documentazione si rilevi la natura del costo sostenuto tale da provare l’inerenza della spesa con l’attività aziendale;
  • luogo e data della spesa rimborsata coincidano con quelli della trasferta;
  • per la deducibilità dell’IVA è richiesto che i documenti di spesa siano costituiti da fattura intestata alla società. Diversamente anche l’IVA deve essere considerata un costo da dedurre secondo le regole valide in base alla tipologia di spesa sostenuta;
  • in mancanza della nota spese vengano indicate in fattura le generalità del dipendente che ha usufruito del servizio (circ. 6/2009 Agenzia delle Entrate).

=> Spese vitto, alloggio e trasferta: deducibilità IRPEF

Indennità di trasferta

Per indennità di trasferta si intende la modalità di rimborso forfetaria delle spese sostenute dal dipendente, che costituisce un vera e propria voce aggiuntiva dello stipendio ordinario. In questo caso l’unico vincolo per l’azienda è quello di evidenziare in busta paga l’importo erogato a titolo d’indennità, senza necessità di allegare alcuna documentazione esterna, nota spese o attestazioni similari.

Rimborso spese misto

Il rimborso spese misto avviene in parte per via analitica in parte per via forfetaria. In sostanza il datore di lavoro definisce con il dipendente una cifra forfetaria alla quale si aggiungono poi le spese effettivamente sostenute. In questo caso si applicano, anche ai fini della deducibilità delle spese, sia le regole del metodo analitico (per le spese rimborsate analiticamente) che quelle per il metodo forfetario, quindi l’impatto fiscale varia a seconda di quale spesa viene rimborsata analiticamente.

Deduzioni fiscali

Secondo quanto previsto dall’art. 93 del TUIR in caso di rimborso spese analitico, i costi di vitto e alloggio sono deducibili:

  • entro il limite di 180,76 euro al giorno per le trasferte in Italia al di fuori dal Comune nel quale il dipendente ha la sede abituale di lavoro;
  • entro il limite di 258,23 euro per le trasferte all’estero;
  • entro il limite del 75% in caso di trasferte nel territorio comunale (circ. 6/2009 Agenzia delle Entrate);
  • entro i limiti del costo di percorrenza desumibile dalle tabelle ACI per l’utilizzo da parte del dipendente della propria autovettura o di altro mezzo preso a noleggio, sia in caso di trasferte nel Comune nel quale si trova la sede del dipendente sia per le trasferte in altri Comuni.

In caso di rimborso forfetario delle spese, l’indennità di trasferta è interamente deducibile dal reddito d’impresa. Ai fini IRAP tutti i rimborsi forfetari costituiscono sempre un onere indeducibile. In capo ai dipendenti risulta non imponibile la sola indennità giornaliera non eccedente il limite di 46,48 euro, per le trasferte in Italia, e 51,65 euro per le trasferte all’estero.

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