Apollo per il Project Management online

di Redazione PMI.it

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Software per la gestione condivisa di progetti e contatti, in stretta comunicazione fra loro. Un caso pratico: come pianificare la creazione di un sito web per un cliente esterno

Apollo è un programma made in Italy che permette di gestire progetti online, gestire contatti e creare task per ciascuno di essi (project e contact management). In questo tutorial ci focalizzeremo sulla sezione “progetti”.

Vediamo come un team di lavoro può utilizzare Apollo per completare un sito web: Bruno Boss (imprenditore, presidente della ditta), Carlo Commerciale (resposnabile dipartimento commerciale), Dario Design (il web designer) e Paolo Programmatore (il programmatore per il progetto), Enio Esterno (il cliente, che ha accesso ad Apollo come utente esterno).

Creazione del workspace

La prima cosa da fare è creare un nuovo workspace. Andate sull’apposita pagina e inserite i vostri dati. La procedura di registrazione si aspetta un invito: mandate un’email a [email protected] specificando nel subject “pmi.it”, e vi sarà mandato un invito immediatamente.

A questo punto, avrete la possibilità di entrare nel vostro workspace, che sarà così:

Notate che in questo momento voi siete i proprietari del workspace: c’è molto poco che non possiate fare. In questo tutorial presumiamo che voi siate Bruno Boss. Per prima cosa, create un progetto:

Questo è lo schermo iniziale di un progetto appena creato:

Gestione utenti

La prima cosa da fare è invitare nuove persone: cliccate su “People”, e cominciate ad invitare gli altri utenti interni.

Notate che Enio, il cliente, è una persona esterna che appartiene ad una ditta diversa. Quindi, per prima cosa bisognerà cliccare su “Add new company”. Questo creerà una nuova ditta: chiamatela “Enio Esterno SPA”:

A questo punto, cliccate su “Add a new user” e ripetete il processo precedente. Siamo pronti!

Assegnazione Task

A questo punto possono essere definite task list (elenchi di cose da fare) e task (cose da fare). Per esempio, aggiungete la task list “Fase 1: Bozze ed accettazione contratto” con i seguenti task:

  • Formalizzazione del progetto [Di Bruno Boss] 5/11/2010
  • Creazione di bozze [Di Dario Design] entro 10/11/2010
  • Individuazione di tutte le parti “programmatiche” del sito [Di Paolo Programmatore] entro 12/11/2010
  • Calcolo del preventivo al cliente [Di Carlo Commerciale] entro 15/11
  • Accettazione di bozze e preventivo [Di Enio Esterno] entro 20/11

A seguire, create la task list “Fase 2: esecuzione”:

  • creazione del page template per il sito e per la home page [Di Dario Design]
  • Creazione delle funzioni di base per includere header e footer [Di Paolo Programmatore]
  • Completamento dei contenuti di base [Di Dario Design]
  • Controllare la versione beta del sito, e dare instruzioni [Di Enio Esterno]
  • Applicare modifiche per la parte design [Di Dario Design]
  • Applicare modifiche per la parte programmatica [Di Paolo Programmatore]
  • OK finale al look del sito [Di Enio Esterno]
  • Firma della fase 2 del contratto con il cliente [Di Carlo Commerciale]

La task list “Fase 3: deploy” vedrà:

  • Preparazione del server [Di Paolo Programmatore]
  • Trasferimento dei contenuti [Di Paolo Programmatore]
  • Controllo che tutto sia OK online [Di Dario Design]
  • Completare procedura di backup [Di Paolo Programmatore]
  • Controllo che il sito sia 100% OK [Di Enio Esterno]
  • Accettazione pagamento [Di Carlo Commerciale]

Realizzazione del progetto

Siamo alla messa online del sito: a questo punto la vostra sezione task dovrebbe apparire come segue:

Questo darà una chiara visione d’insieme su quel che manca ancora di fare nell’ambito del progetto. Cliccando su “My Tasks”, vedrete che il primo task è lì: “My Tasks” è la overview personale di quel che c’è da fare. Probabilmente è lo schermo più importante di ogni utente.

Inoltre, osservate il Calendario, dove i task assegnati a voi appaiono nella loro rispettiva scadenza:

Visto che siete il capo, Bruno Boss, potreste scrivere sul primo task qualcosa del tipo “Dario, ci sono dei fogli con dei colori di base ed idee in reception, Marina ha la busta rossa”:

Quando Dario Design finisce il suo task, lo marcherà come fatto. A quel punto, lo schermo sarà così:

Apollo ha ovviamente anche la funzione Milestones. Ognuna è completa quando tutte le task list associate ad essa sono completate. In questo caso, le milestone potrebbero essere: Sito completato; Sito online. Creare le milestone è semplice: basta cliccare su “Milestones” e aggiungerle:

A questo punto tornate su “Task lists” e cliccate su “Edit” per la prima. Potrete associare questa task list alla prima milestone:

Ripetete la procedura per le altre due task list. A questo punto, cliccando su “Milestones” avrete una visione d’insieme del vostro progetto, diviso per milestone.

Queste funzioni sono solo quelle basilari di Apollo, la punta dell’iceberg. Di fatto, con questo programma è possibile ad esempio avere timers per calcolare quanto tempo si è passato sui vari task di progetto; usare il progetto come repository di file; usare la sezione “Messages” come bacheca messaggi; andare sulla sezione “Contacts” di Apollo e scoprire il mondo del CRM.

La cosa importante da ricordare è che Apollo permette ad un team di comunicare, e quindi di completare progetti nel modo più ottimale possibile.

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