Automazione dei processi: pro e contro per le piccole e medie imprese

di Alessandra Gualtieri

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Le soluzioni per il workflow in azienda hanno lo scopo di migliorare le performance dei processi e ottimizzare tempi e costi della produzione, automatizzando il flusso di lavoro.

Secondo una recente ricerca Orsyp, inoltre, è evidente che l’introduzione di applicativi per la gestione automatizzata di processi e attività  serve anche a ridurre i cosiddetti “errori umani”.

Analizzando un campione di 500 imprese italiane, la società  ha evidenziato la forte incidenza del fattore umano negli errori informatici tipici di ogni ambiente business. Solo qualche settimana fa anche un altro studio, realizzato da Orthus, aveva dimostrato che oltre il 50% della perdita o corruzione dei dati aziendali è imputabile ad azioni o errori umani.

Certo, in un ambiente più ridotto come quello delle PMI si può obiettare che l’automazione del workflow non sia sempre indispensabile, e che a volte la valenza umana ha delle prerogative in più che danno valore aggiunto alla gestione di determinati processi. Per ambienti molto piccoli penso che in parte questo sia anche vero.

Nondimeno, bisogna riconoscere che quando si tratta di gestire ordini, fatturazioni, archiviazione pratiche e così via, la garanzia di soluzioni specialistiche può essere la risposta più adeguata, alla luce dei fattori di rischio evidenziati nelle aziende che prediligono l'”approccio manuale”.

Quali sono questi fattori di rischio all’origine di criticità  di vario genere nella gestione delle operazioni informatiche?

La ricerca ha evidenziato dieci cause di cattiva gestione informatica, che paradossalmente non fa capo alla imperfezione delle attività  umane quanto piuttosto ad una scarsa cultura IT da parte dei manager, che spesso sottovalutano tempistica e impegno necessari ad efficace svolgimento di attività  informatiche in azienda.

In pratica, queste dieci cause potremo sintetizzarle così:

  1. Scarso coinvolgimento del personale IT in fase di pianificazione dei progetti aziendali
  2. Tagli dei budget informatici, a causa di necessità  economiche
  3. Insufficiente livello di pianificazione IT prima dell’assunzione delle decisioni
  4. Crescente complessità  gestionale e amministrativa dell’ambiente informatico
  5. Sicurezza dei sistemi IT, integrità  dei dati e impiego di applicazioni web
  6. Disallineamento degli obiettivi aziendali con le operazioni informatiche
  7. Poca fiducia negli investimenti informatici come fonte di ROI
  8. Squilibrio delle competenze – a scapito di quelle informatiche – nel personale d’azienda
  9. Cause di forza maggiore, come periodi di inattività  e interruzioni impreviste
  10. Ripercussioni sull’efficienza causata dall’aumentato tasso di mobilità  del personale

Alla luce delle oggettive difficoltà  affrontate dalle aziende, soprattutto le piccole e medie imprese che non possono permettersi importanti piani di formazione e organizzazione gerarchizzata delle attività , sembra che la standardizzazione di certe operazioni possa essere una soluzione efficace. A questa esigenza rispondono i servizi di workflow automatizzato.

D’altro canto, che il fattore umano sia al centro delle performance è un dato universalmente riconosciuto anche dalle società  specializzate in software e servizi IT. Ciò non toglie che però le operazioni di routine come l’elaborazione dati, possano trarre un gran vantaggio dall’introduzione in azienda di strumenti di pianificazione e gestione dei processi.

Non solo per ridurre errori umani e semplificare le attività , ma anche per concedere più tempo e spazio alla creatività  dei dipendenti che, assieme ai loro manager, sono il cuore pulsante di ogni azienda!