Creare elenchi a discesa nel foglio di calcolo

di Corrado Del Buono

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Selezionare valori da elenchi migliora usabilità e correttezza nell'immissione dei dati dei prospetti

L’immissione dei dati in una cella può avvenire attraverso l’utilizzo di “elenchi a discesa” creati appositamente. Tale procedura, che si utilizza generalmente per quelle celle che dovranno accogliere solo determinati valori o etichette, offre alcuni vantaggi rispetto alla semplice digitazione da tastiera.

Da un lato, infatti, si riducono i tempi della “fase di inserimento dati” e si evita di incorrere in errori di digitazione; dall’altro, può essere uno strumento utile per aiutare l’operatore indicando i valori specifici da inserire ed evitare, di conseguenza, il cattivo funzionamento di prospetti complessi.

Facciamo un semplice esempio per illustrare meglio quest’ultimo concetto; supponiamo di creare una funzione SE che preveda di eseguire un determinato calcolo se in una cella è presente l’etichetta “SI” e un ulteriore calcolo se, nella stessa cella, è presente l’etichetta “NO”: senza l’utilizzo di un elenco a discesa può verificarsi il caso che l’operatore digiti “Sì” nella cella utilizzata come “test” della funzione SE e, poiché la ‘ì’ accentata non corrisponde alla ‘i’ normale, il calcolo eseguito attraverso la funzione SE potrebbe portare ad un risultato inatteso.

Abbiamo osservato, in un tutorial precedente, come utilizzare la funzione CERCA.VERT per importare in un prospetto quantitativo dati appartenenti ad un database presente in un altro foglio di calcolo, attraverso il semplice inserimento di un codice univoco di riferimento (codice prodotto, codice cliente, etc.). Anche in questo caso, l’utilizzo di elenchi a discesa per l’inserimento del codice, abbatte il rischio di possibili errori e facilita la “fase di input” in quanto non è necessario dover “ricordare a memoria”, o ricercare da un tabulato prestampato, i codici identificativi dei prodotti o dei clienti.

In questo tutorial analizziamo le procedure e gli accorgimenti da adottare per assegnare ad una cella un elenco a discesa personalizzato o facente riferimento ad altri dati presenti nella cartella di lavoro (proporremo, nei prossimi editoriali, alcuni modelli quantitativi che utilizzano, al loro interno, elenchi a discesa).

La creazione di elenchi personalizzati

Per creare un elenco a discesa con valori o etichette personalizzate è sufficiente, dopo aver selezionato la cella che dovrà contenere l’elenco, utilizzare il comando “Convalida” disponibile all’interno del menu “Dati” ed intervenire nella finestra “Convalida dati” che appare a video.

Figura 1. Finestra “Convalida dati”

Finestra "Convalida dati"

Dall’elenco a discesa “Consenti” presente all’interno della scheda “Impostazioni”, si seleziona la voce “Elenco”, mentre nella casella di testo “Origine” si digitano i valori o le etichette (che andranno a costituire l’elenco) separati da un punto e virgola (;).

Facciamo attenzione alla scheda “Impostazioni”, dalla quale è possibile assegnare ai dati della cella alcune “restrizioni”. Ad esempio, si può fare in modo che il dato eventualmente inserito non sia superiore o inferiore ad un certo valore o ad un certo numero di caratteri, che la cella possa essere abilitata ad accogliere soltanto una data posteriore o anteriore ad una di riferimento, etc.

Le schede “Messaggio di input” e “Messaggio di errore” ci permettono di creare delle finestre informative che vengono visualizzate, rispettivamente, durante la fase di selezione della cella o di inserimento di dati che non soddisfano le restrizioni imposte al contenuto della cella. Non affronteremo in dettaglio queste procedure, ma l’accenno può essere di spunto per approfondire.

Selezionando l’opzione “Elenco nella cella”, presente sempre all’interno della scheda Impostazioni, decidiamo di visualizzare l’elenco a discesa nel momento in cui si seleziona la cella interessata dalla procedura.

Figura 2. L’elenco appare sulla casella selezionata

L'elenco appare sulla casella selezionata

Creare elenchi con i dati del foglio di calcolo

Quando si intende creare un elenco che richiami dei dati presenti all’interno del foglio di calcolo è sufficiente, utilizzare il “pulsante di collegamento” presente nella casella di testo “Origine”, e selezionare l’intervallo contenente questi ultimi direttamente dal foglio di calcolo (in alternativa si può digitare l’intervallo, con riferimenti assoluti, direttamente nella casella “Origine” preceduto dal segno di uguale );

Figura 3. Selezionare l’intervallo dei valori

Selezionare l'intervallo dei valori

Utilizzare dati di fogli di calcolo esterni

L’intervallo di celle al quale si può fare riferimento in un elenco a discesa deve essere contenuto all’interno dello stesso foglio di calcolo (almeno, è questo che Excel vuole farci credere!). Durante l’inserimento dell’intervallo di riferimento per la creazione dell’elenco viene impedita la selezione di un altro foglio di calcolo mentre, se si digita nella casella “Origine” un intervallo appartenente ad un foglio diverso, appare una finestra di dialogo che ci avvisa dell’impossibilità di compiere tale operazione.

In realtà, è possibile colmare questa “lacuna” dell’applicativo Excel, attraverso l’assegnazione di un nome all’intervallo di celle da utilizzare come elenco. Il nome assegnato ad un intervallo è considerato da Excel “univoco” (non è consentito assegnare lo stesso nome ad intervalli appartenenti a fogli di calcolo differenti) e, pertanto, può essere utilizzato come riferimento in una cella qualsiasi all’interno della cartella di lavoro e, quindi, anche nelle procedure legate alla “convalida dei dati” nelle celle.

Per assegnare un nome all’intervallo è sufficiente selezionare quest’ultimo, digitare il nome nella “Casella nome” della barra della formula e confermare con il tasto INVIO.

Figura 4. Assegnare un nome all’intervallo

Assegnare un nome all'intervallo

Una volta assegnato il nome all’intervallo di celle creiamo l’elenco che fa riferimento a dati contenuti in un foglio diverso. Inseriamo il nome nella casella “Origine” della scheda “Impostazioni” della finestra “Convalida dati”, preceduto dal segno di uguale (=).

Per rimuovere un nome assegnato in precedenza ad un intervallo si utilizza il comando “Definisci” presente all’interno del sottomenu “Nome” del menu “Inserisci” e si interviene nella finestra “Definisci nome” che appare a video. La stessa finestra può essere utilizzata, in alternativa alla casella nome, per assegnare un nome ad un intervallo di celle.

Figura 5. Definizione dei nomi

Definizione dei nomi

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